Как Гродненское РУП «Фармация» перешло на ЭДО и подготовилось к обязательной маркировке

С 2021 года в Беларуси стало обязательным использование электронных накладных для товаров, подлежащих маркировке и прослеживаемости. Электронный документооборот стал основой для отслеживания движения таких товаров. Новые условия работы затронули все сферы бизнеса — от малых компаний до крупных корпораций.

Для многих компаний переход к электронному документообороту (ЭДО) стал серьёзным вызовом, требующим перестройки привычных процессов. Однако для Гродненского РУП «Фармация» внедрение ЭДО стало закономерным шагом в стратегическом развитии. В данном кейсе рассмотрим, как происходила интеграция в крупнейшей аптечной сети Гродненской области, в обороте которой находится более 30 000 наименований товаров.

От бумажного хаоса к цифровому порядку

ОДО «Экономика-софт» — 1С:Франчайзи, официальный партнёр компании «1С» (г. Москва), резидент Парка высоких технологий. Компания более 20 лет специализируется на автоматизации бизнеса, включая предприятия оптово-розничной торговли и аптечные сети. Такой опыт обеспечивает глубокое понимание отраслевой специфики и позволяет предоставлять клиентам надёжные и адаптированные решения.

Гродненское РУП «Фармация» — государственная аптечная сеть региона, включающая 254 розничные аптеки и собственный оптовый склад. Последний является основным поставщиком для сети: поставки в аптеки осуществляются каждые 3 дня, что формирует колоссальный поток документов. При бумажном документообороте процесс был привычным, но крайне ресурсоёмким и медленным.«Внедрение ЭДО — это про скорость, контроль и результат», — подчёркивают в ОДО «Экономика-софт»

Этапы внедрения и ключевые задачи

На первом этапе автоматизация была реализована для внутреннего документооборота. Поскольку в данном случае грузоотправителем и грузополучателем выступает одна и та же организация, возник ряд специфических задач:

• Маршрутизация входящих документов. При бумажном документообороте распределение корреспонденции выполнялось вручную. В условиях ЭДО потребовалась автоматизация процесса: система должна была определять подразделение-адресат и тип документа. Для крупных организаций с разветвлённой структурой это критически важно.
• Разграничение потоков документов. Решение было реализовано через предварительные настройки пользователей в личном кабинете провайдера, где доступ ограничивался по точкам доставки. Это позволило корректно распределять документы между несколькими информационными базами.
• Контроль уникальности номеров накладных. Для исключения дублирования был задействован функционал «Постфикс номера накладной». В результате структура номера стала включать код EDI-провайдера, номер GLN грузоотправителя и уникальный порядковый номер.
• Передача расширенных данных о товаре. Для фармацевтической отрасли критически важно фиксировать срок годности, сертификаты, расчетно-отпускные цены и другие параметры. Для этого в «Товарном разделе» электронной накладной было задействовано более 25 дополнительных полей.

«По мере роста объёмов электронных документов мы неоднократно совершенствовали функционал ЭДО, делая интерфейс максимально удобным для пользователей», — отмечает Татьяна Киселёва, начальник отдела медфармпроектов ОДО «Экономика-софт».

Пользовательский интерфейс как фактор эффективности

Адаптированный интерфейс стал важным элементом успеха проекта. Он обеспечил:

• упрощённую навигацию и сокращение количества действий;
• интуитивное взаимодействие с документами;
• минимизацию времени на обучение сотрудников;
• снижение вероятности ошибок.

Например, в форму списка документов были добавлены колонки со статусами накладных и кнопки для подписания и отправки, что значительно ускорило работу.

Какие результаты были достигнуты?

1. Операционная эффективность

• Снижение затрат на бумагу, печать и доставку документов.
• Ускорение логистики: водители обслуживают больше точек за день.
• Автоматизация поиска и архивации документов — секунды вместо часов.

2. Рост производительности

• Сотрудники освобождены от рутинных операций и сосредоточены на аналитике и управлении запасами.
• Минимизация ошибок за счет автоматизированной передачи данных.
• Централизованный контроль документооборота в реальном времени.

3. Стратегическая готовность

• Полное соответствие законодательным требованиям.
• Своевременная реализация проекта в полном объеме.
• Положительные отзывы сотрудников и руководства как подтверждение практической ценности.

Ключевой результат проекта — существенное упрощение рабочих процессов и повышение эффективности всей аптечной сети. Достичь этого удалось благодаря выстроенному взаимодействию всех участников: Заказчика, 1С:Франчайзи и EDI‑провайдера. Слаженная работа сторон, объединённых общей целью, обеспечила успешное внедрение электронного документооборота и достижение запланированных результатов.

Данный кейс наглядно демонстрирует, что цифровизация — это не только инструмент соблюдения нормативных требований, но и стратегический фактор повышения конкурентоспособности бизнеса. Грамотно реализованный проект трансформирует операционные процессы, укрепляет управляемость и формирует основу для дальнейшего развития компании в условиях цифровой экономики.

От бумажной реальности к цифровой перспективе

Сергей Ефимович, ведущий системный администратор Гродненского РУП «Фармация»

- Основным драйвером перехода Гродненского РУП «Фармация» к ЭДО стало законодательство, расширяющее перечень товаров, для которых разрешены электронные накладные, а также подготовка к маркировке и перспектива плавного ухода от бумаги.

Мы рассматривали электронные накладные исключительно с точки зрения интеграции в наши основные программы. Вариант работы через личный кабинет был для нас неприемлем: это неудобно и сильно увеличивало бы время обработки документов с сотнями позиций.

Ключевым фактором выбора ОДО «Экономика-Софт» в качестве исполнителя стала их компетенция как разработчика базовых систем и понимание отраслевой специфики. Процесс внедрения занял около двух лет и был разбит на 8 этапов, чтобы минимизировать нагрузку на сотрудников.

На первом этапе компания ОДО «Экономика-Софт» внедрила стандартный модуль от оператора ЭДО «Эдин», интегрированный в 1С. Однако анализ показал, что он потребует от пользователей (включая провизоров и фармацевтов в сельских аптеках) ручной обработки служебных сообщений, что могло вызвать неудобство.

Вместе с заказчиком разработчики нашли оптимальное решение — создали и внедрили второй, автоматизированный вариант интеграции. Теперь вся обработка служебных сообщений стала происходить автоматически, пользователь участвует только в подписании самой накладной. Этот подход решил 80% проблем внедрения.

Особое внимание уделили обучению. Его проводили лично для каждого сотрудника в формате «из аптеки в аптеку», на реальных примерах. Такой персональный подход помог преодолеть настороженность и страх перед новым.

Результаты: прозрачность, скорость и «виртуальный склад»

Главные количественные преимущества — экономия на бумаге и почтовых расходах. Но качественные изменения оказались значительнее.

1. Повышение оперативности и прозрачности. Буквально через минуту после оформления накладной на складе аптека видит, какой товар и в каком количестве к ней едет. Это позволяет планировать работу и ресурсы.

2. Реализация «виртуального склада». Это ключевое ноу-хау, ставшее возможным только благодаря ЭДО. Система автоматически анализирует неликвидные остатки товаров во всех аптеках сети. Когда аптека формирует заказ, система в приоритете предлагает ей товар из этого виртуального запаса, а не со склада. Товар автоматически резервируется в аптеке-доноре, и формируется электронная накладная на перемещение.

В бумажных накладных реализовать это было бы практически невозможно. Теперь неликвид в одном регионе быстро находит покупателя в другом.

3. Рост исполнительной дисциплины. Появление электронно-цифровой подписи у заведующих аптек повысило их ответственность и осознанность при работе с документами.

Перспективы и рекомендации

Успешный опыт внутреннего ЭДО открыл новую цель — наладить электронный документооборот с внешними поставщиками и покупателями. Мы уверены, что с помощью «Экономика-Софт» найдет эффективное решение и для этой задачи.

Еще один результат внедрения — перспектива для будущих усовершенствований работы. То, что мы автоматизировали поступление и реализацию товаров в аптеках, предоставило нам хороший фундамент для развития других направлений деятельности.

Главный совет, который мы даем коллегам, — выбирать перспективные решения с обязательным развитием и сопровождением. И подходить к внедрению поэтапно, с максимальным вниманием к конечному пользователю.

Внедрение ЭДО силами «Экономика-Софт» показало, что даже в консервативных отраслях можно успешно проводить цифровую трансформацию, если она основана на глубокой интеграции, продуманном подходе к автоматизации и комплексной поддержке пользователей.

Партнерство, которое решает сложные задачи

Ключевым фактором успеха стало тесное партнерство между 1С Франчайзи ОДО «Экономика — софт» («Экономика-софт») и EDI-провайдером («ЭДиН»).

Вера Куницкая — директор компании «Электронные документы и накладные» (сервис ЭДиН) и Председатель Совета по внедрению ЭДО в РБ на базе Конфедерации цифрового бизнеса

Компания «Электронные документы и накладные» — аттестованный EDI-провайдер, резидент Парка Высоких Технологий, разработчик модуля ЭДиН: ЭДО для программы 1С. Сервис ЭДиН успешно используют в своей ежедневной работе более 50 000 компаний, в портфеле компании находится 40+ партнеров 1С: Франчайзи, проведено более 6000 успешных внедрений ЭДО.

Фармацевтическая отрасль демонстрирует высокий уровень активности в переходе на электронный документооборот. На мой взгляд, это обусловлено несколькими ключевыми факторами:

• Высокая ответственность отрасли требует строгого контроля за документооборотом;
• Масштабные процессы производства и логистики нуждаются в автоматизации;
• Рост объемов информации требует оперативного обмена данными;
• Государственное регулирование стимулирует цифровизацию.

Дополнительно отмечу, что количество компаний, которые выбирают для своего бизнеса цифровое решение, постоянно растет. По статистике Министерства по налогам и сборам, в 2024 году ЭДО в своей работе использовали более 34.000 компаний. Если посмотреть на показатель «количество электронных накладных», то за 2022 год оно составляло 6,38 млн, а за 2024 год — уже 18,42 млн, то есть в 3 раза больше!

Этому способствуют и государственные программы, и движение страны в сторону цифровизации и понимание бизнеса, что электронный документооборот сокращает издержки и помогает экономить. В нашей практике огромное количество компаний, которые начав работать с ЭДО, не останавливаются, а вслед за электронными накладными внедряют электронные акты сверки, акты выполненных работ, счета и т.д.

Внедрение ЭДО в фармацевтике и не только дает следующие осязаемые результаты для бизнеса:

• Повышение эффективности работы за счет автоматизации процессов;
• Снижение затрат на бумагу, печать, доставку и хранение документов;
• Усиление контроля над документами;
• Освобождение времени сотрудников от рутинных административных задач;
• Минимизация ошибок за счет автоматической обработки данных;

• Экономия пространства за счет отсутствия необходимости в бумажных архивах и многое другое.

Современный электронный документооборот активно развивается в направлении интеллектуализации, безопасности и интеграции с другими бизнес-системами, что делает его ключевым инструментом цифровой трансформации бизнеса.

Кадровый электронный документооборот, внутренний электронный документооборот, цифровая бухгалтерия, трансграничный электронный документооборот — все это движение в рамках нашей концепции ЭДиН: Бизнес без бумаг, когда безбумажные офисы — это не мечта, а реальность. Вместе в цифровое будущее!