Microsoft Outlook: не только почта, но и мощный деловой органайзер

02.09.2013 17:52 — Новости Hi-Tech |

Размер текста:: A; A; A

Источник материала:

Приложение Microsoft Outlook хорошо знакомо большинству пользователей и в специальных представлениях, в общем-то, не нуждается. Этот персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента традиционно входит во все новые версии пакета Microsoft Office. Не стал исключением и набор офисных приложений 2013 года, куда включен Outlook 2013, получивший множество улучшений и усовершенствований. Сегодня мы познакомимся с основными функциями и преимуществами данной программы, а также протестируем ее работу на практике.

Простой и удобный интерфейс

За почти десятилетний период своего развития приложение Microsoft Outlook (до этого известное как Outlook Express) успело зарекомендовать себя как весьма удобный набор инструментов для управления корпоративной и личной электронной почтой. Но не только. Как известно, в его состав также входит многофункциональный органайзер, позволяющий работать с календарем, планировщиком задач, записной книжкой и менеджером контактов. А использование данного приложения в качестве клиента почтового сервера Microsoft Exchange Server поможет организовать эффективную совместную работу сотрудников любой компании над общим проектом.

Первое, на что обращаешь внимание после открытия главного окна Office Outlook 2013, – на усовершенствованный внешний вид интерфейса. Сразу видно, что простота и удобство работы пользователя стали для разработчиков одним из главных приоритетов. Наверху в главном окне находится настраиваемая панель быстрого доступа с кнопками, обеспечивающими моментальных запуск различных команд. Чуть ниже находится панель (Ribbon-панель) с ленточным интерфейсом основных вкладок «Файл», «Главная», «Отправка и получение», «Папка» и «Вид». Последовательно активируя каждую из них, можно быстро получить доступ к любой из функций приложения и его многочисленным настройкам.

По умолчанию после запуска Outlook открывается окно почтового клиента. Для удобства навигации здесь можно использовать 4 видимые вкладки специальной панели в нижней части главного окна – «Почта», «Календарь», «Люди» и «Задачи» (за пятой кнопкой скрываются еще 3 – «Заметки», «Папки» и «Ярлыки»). Таким образом, появляется возможность моментально перейти в нужный раздел органайзера, не блуждая в лабиринтах меню. Разработчики все предусмотрели для минимизации затрат времени при осуществлении навигации и настройке приложения.

Для быстрой навигации непосредственно в почтовом клиенте служит и левая боковая панель «Файлы данных Outlook» с папками «Входящие», «Черновики», «Отправленные», «Удаленные» и др. Чтобы создать новое письмо, достаточно нажать кнопку «Создать сообщение», выбрать контакт, набрать текст (шрифт и прочие его параметры можно легко задать), а при необходимости прикрепить файл или элемент. После чего останется лишь нажать кнопку «Отправить». Чтобы получить новые письма, следует во вкладке «Отправка и получение» использовать кнопку «Отправить и получить почту – все папки». Как видим, основные операции с электронной почтой здесь производятся очень просто и никаких сложностей не представляют. Также в приложении легко ответить на поступившее письмо – достаточно нажать кнопку «Ответить» или «Ответить всем».

Безопасность и сенсорное управление

Если вы используете мобильное устройство с сенсорным экраном, то достаточно скрыть Ribbon-панель и дисплей становится пригодным для управления пальцем. Таким образом, можно без проблем прочитать почту и написать ответ, запланировать мероприятие или создать заметку. Впрочем, ваше мобильное устройство при этом должно поддерживать все функции мультисенсорного ввода.

Напомним, что Outlook 2013 поддерживает работу со множеством серверов и служб электронной почты. Среди них: протокол SMTP, POP3, Internet Mail Access Protocol, версия 4 (IMAP4), интерфейс MAPI для Exchange Server (версия 2007 и более поздние) и ряд других.

Особое внимание разработчики приложения уделили безопасности пользователя. Так, а Outlook 2013 предусмотрены несколько функций для защиты от спама - нежелательной почты (действует специальный фильтр нежелательной почты). Письма, которые «заметил» такой фильтр, перемещаются в отдельную папку для последующего анализа. Получить доступ к этой папке с нежелательной корреспонденцией можно нажав всего лишь одну кнопку на главной панели. Кроме того, используя настройки приложения, можно откорректировать перечень типов файлов, которые будут блокироваться в сообщениях почты. Разработчики также предусмотрели возможности шифрования при передаче и получении сообщений: реализовать их можно задав параметры безопасности для конкретного письма.

Главные преимущества

Проведенное нами тестирование показало как минимум три важных преимущества Outlook. Во-первых, это высокое удобство общения. Так, ответить на письмо можно буквально одним кликом (при этом оно сразу удаляется из списка). А благодаря службе Social Connector новости от друзей из социальных сетей (Facebook и др.) поступают автоматически. При совместной работе над проектом можно создать общую папку, календарь или список задач для членов рабочей группы, что значительно упрощает деловое общение. Также следует упомянуть push-сообщения, которые приходят по электронной почте и данные о встречах и контактах, поступающие из онлайнового сервиса Outlook.com без захода на этот сайт. Все эти действия происходит непосредственно в интерфейсе приложения Outlook.

Во-вторых, следует отметить удобство управления программой и ее функциями. Например, всегда можно оперативно уточнить ваше расписание, данные о персоне, с которой вы в данный момент общаетесь, подробности встречи или задачи. Очень удобно пользоваться карточками контактов – по сути дела личным электронным банком данных о людях (номера телефонов, адреса электронной почты, почтовые адреса, информация о компании и др.). Благодаря такой карточке можно всегда оперативно связаться с человеком практически любым способом.

Кроме того, приложение позволяет применять несколько учетных записей электронной почты, что дает возможность одновременного использования различных почтовых ящиков и календарей. При большом количестве корреспонденции и скромных системных ресурсах очень полезной окажется и такая функция как выбор объема почты, который будет храниться на жестком диске вашего компьютера.

И третье важное преимущество Outlook – моментальный поиск нужной информации в письмах, календарях и контактах. Нельзя не отметить и такую функцию как «Почтовые подсказки», существенно экономящую ваше рабочее время. С их помощью можно узнать, находится ли человек на рабочем месте, получить уведомление об отправке того или иного послания, забытом вложении и т. д.

И о погоде…

В заключение отметим еще несколько полезных новшеств, которые впервые появились в Outlook 2013. Так, информацию в ответ на поступившее письмо можно вводить прямо в области чтения. Как вариант, для быстрого ответа можно использовать мгновенные сообщения с помощью Lync. Наличие кнопок «Все» и «Непрочитанные» в папке «Входящие» позволяет обращать свое внимание лишь на актуальные сообщения и не терять времени зря. И последнее: не секрет, что одними из самых посещаемых в интернете являются сайты с прогнозом погоды. Благодаря новой функции в представлении «Календарь» получение такой информации теперь не потребует от вас лишних действий – узнать сводку погоды в вашем регионе можно не покидая Outlook.

Подводя итоги, можно отметить, что приложение Outlook с каждой новой версией становится все более простым и удобным для использования, при этом лишь наращивая свой и без того богатый функционал. Остается добавить, что новейшая редакция программы 2013 года может работать на компьютерах с установленной операционной системой Windows 7/8, Windows Server 2008 R2 или Windows Server 2012.

Фотографии выполнены в студии TECHLABS, фотограф Кирилл Кручинин

TECHLABS