Слуховая гигиена. Как заткнуть болтуна на работе

Источник материала:

Есть люди, которые могли бы зарабатывать по миллиону в день, получая рубль за каждое сказанное слово. С ними сложно, громко, неудобно. Учимся разговаривать с болтунами и хранить тишину в офисе.

Эта статья корпоративного блога российской компании "Мегаплан" будет полезна всем, кто ценит слуховую гигиену на рабочем месте.

Почему люди болтают

Часто болтун — это холерик, которому важно разделить свои чувства и мысли с коллегами. Когда захлестывает изнутри, сложно сохранять спокойствие. Поэтому их речи эмоциональны и длинны. 

Если такой человек не чувствует личных границ, он может горячо спорить на не интересную вам тему, провоцируя на ответы. Отсутствие границ мешает ему понять, что коллег (о ужас!) не интересуют подробности его жизни и (кошмар!) мнение по всем вопросам. Говорун считает важным объяснить, почему он думает/поступает именно так. Если есть соответствующий или отдаленно схожий опыт, он использует его как козырь. Ему невдомек, что вам безразлично. 

Самый скользкий тип болтунов — профаны. За многословием и суетой они пытаются скрыть некомпетентность. Рассказывают, как много и тяжело работают, почему не могут показать прототип и назвать промежуточные результаты. Режьте по живому — требуйте конкретику. Хуже точно не будет, а если станете потакать их доводам, затянете работу надолго. 

Понять, что в офисе есть один или несколько болтунов, просто: все будут работать с наушниками на голове или начеку. 

Как дать понять и не обидеть

Болтуны — люди ранимые. Даже если справедливость на вашей стороне, грозное замечание через полчаса словоблудия может их обидеть. 

Ни в коем случае не пытайтесь переговорить болтуна. Вы потратите много времени и нервов с нулевым результатом. Пускаясь во все тяжкие, вы переходите на уровень разговорчивого коллеги, на котором он — профессионал. Тут готовьтесь к поражению.

Покажите собеседнику, что вы уважаете его мнение, но не готовы вести диалог или дискуссию. Часто ответа «да, понимаю» или «конечно, я и не спорю» достаточно, чтобы охладить его пыл.

Амплуа болтуна иногда скрывает неуверенного в себе человека, которому важно заручиться поддержкой и участием. Он ищет понимание, так дайте же его говоруну! Фальшивый интерес заметен, так что потрудитесь бегло вникнуть в суть вопроса и емко ответить по существу. Это избавит вас от утомительной беседы ни о чем. 

В «клинических» случаях можно имитировать звонок на мобильный. Попросите об этом друга в ФБ или, увидев неотвратимое, поставьте будильник на 1–2 минуты вперед. Не делайте так, если болтуном оказался ваш руководитель.

 Решать рабочие вопросы

Безобидное уточнение может вылиться во вдохновенный монолог. Чтобы избежать этого, четко формулируйте вопрос. Не смущайтесь вежливо прервать коллегу, если его ответ стал пространным и оброс лишними подробностями. Или скромничайте, теряя свое время. 

Тем более будьте категоричны, если болтун — ваш подчиненный. Когда его понесло, обратитесь к нему по имени (это обостряет внимание) и попросите быть кратким. Если суть понятна, а монолог продолжается, воспользуйтесь паузой на вдохе, чтобы тактично поблагодарить собеседника и переключиться на другой вопрос.

Вспомните эпичное «мы не вступаем в переговоры с террористами» и ретранслируйте на «я не вступаю в беседы с болтунами». Они не террористы, но подорвать рабочее настроение, захватить внимание и убить инициативу могут. Сопротивляйтесь!

Если разговору со словоохотливым коллегой нужно посвятить больше пары минут, на старте обозначьте регламент: «У меня ровно полчаса, давай уложимся в это время». Человек-говорун в соседнем кабинете? Отлично! Ограничьтесь email’ом, если дело терпит.

Как наводить тишину и порядок

Болезнь легче предупредить, чем вылечить, а болтуна проще не заводить, чем успокоить.

Вспышки говорения непредсказуемы, но у каждого говоруна есть излюбленные темы. Стоит вам только произнести фразу-триггер, и коллегу не остановить. Это его конек, и он может самозабвенно вещать о вреде прививок, Анджелине Джоли, платьях в пол, ЖКХ, выпечке… Темы могут быть разными. Запомните их и обходите стороной.

Самый простой способ остановить поток слов — вернуть коллегу в рабочее русло. Задайте ему важный вопрос, для ответа на который придется отвлечься. Вопрос должен быть четким, подразумевающим такой же ответ: у говоруна не должно быть возможности продолжить растекаться мыслию по древу в другой теме. Так вы собьете его с толку, а если повезет, напомните о важной задаче.

 Отъявленные болтуны говорят, даже когда их не слушают, утыкаются в мониторы/бумаги и отворачиваются. Они просят минуточку и честно признаются, что «аж не могут».

 Не стесняйтесь. Извинитесь и твердо скажите, что не можете общаться. Кратко объясните почему: «через полчаса у меня встреча», «пишу важное письмо». Отказ с причиной звучит убедительнее, чем без нее.

Болтун - это вы

Не будьте липкими

Это не смертельно, но плохо. От ярлыка птицы-говоруна можно избавиться, и первый шаг — осознать, что ваша общительность мешает другим. Вспомните, как чей-то поток слов утомил вас, и не уподобляйтесь этому. 

Будьте честны с собой, постарайтесь понять, почему вы болтаете. Не уверены в себе? Привыкли быть звездой? Считаете, что есть ваше мнение и неправильное? Поставьте себе «диагноз», чтобы избавиться от вредной привычки.

 Людям не нужно знать все ваши мысли. Возможно, вы — единственный ребенок в семье и родители души в вас не чаяли. Но требовать тот же объем внимания от чужих людей (даже друзей) эгоистично. По доброте душевной вам могут дружелюбно отвечать и поддерживать диалог — не злоупотребляйте воспитанностью. Забудьте дежурный вопрос «Я тебя не отвлеку?». Отвлечете. 

У болтовни своя биохимия. Среди зависимостей — от алкоголя, наркотиков, секса, азартных игр — в стороне стоит зависимость от одобрения. Мозг стремится к комфорту, и если вы болтаете именно для того, чтобы заручиться поддержкой и восхищенными взглядами, поздравляем: вы — дофаминовый наркоман. 

Прилив гормона стресса кортизола не побуждает вас устранять причину (тушить дедлайны, восполнять некомпетентность, разгребать завалы), хотя именно кортизол фокусирует внимание на опасности, будь то голодный тигр или сорванные сроки. Вместо этого вы создаете иллюзию контроля, призывая на помощь гормоны радости. Болтаете, чтобы получить одобрение и успокоиться.

 Больше ≠ лучше

Пусть ваша самооценка не зависит от количества сказанных слов. Восточная мудрость советует пропускать все, что хотите сказать, через три сита: правды, доброты и пользы. Если вы не уверены в истинности сообщения, если оно выставляет человека не в лучшем свете и не несет никакой пользы, оставьте его при себе. 

Если вы оцениваете себя количеством сказанных слов, а за день собеседника не нашлось, вечером придет хандра. Станьте самодостаточны: учитесь не зависеть от того, сколько мыслей вы озвучили. Утверждайте опыт и правоту делами. 

Слушайте — это куда полезнее, чем говорить. Помните, как в «Бойцовском клубе»? Люди не слушают друг друга, а ждут своей очереди заговорить. Неужели вы с ними?..

Следите за письменной речью

Болтовня бывает не только устной. Многостраничные отчеты, email’ы обо всем, неуместные комментарии и размытые задачи — того же поля ягоды. Учитесь писать кратко и четко. Поставим задачу дизайнеру. 

Плохо: Сделай, пожалуйста, классный баннер, как ты умеешь. Размеры, как у позапрошлого, с гамаками. Текст и описание в прицепе к этому письму.

Хорошо: Нужен баннер 240*480. ТЗ прикрепляю.

Отправляете письмо болтуну? Составьте чек-лист и попросите ответить строго по нему. Пронумеруйте вопросы и будьте кратки. Вопрос должен быть понятен с ходу, иначе пространного ответа не избежать.

 Когда болтуны все понемногу

 Сражайтесь за тишину

Эффективно бороться с офисной болтовней можно, когда все коллеги понимают ее опасность, хотят работать больше, а говорить меньше. В противном случае найдется несогласный, которому еще не все понятно и не все анекдоты рассказаны.

 Заручитесь поддержкой коллег, в неформальной обстановке обсудив то, что вы часто болтаете ни о чем.

 Пусть самый идейный и ответственный (этакий «рыцарь тихого офиса») следит за повесткой дня. Когда обсуждение нового продукта компании перейдет в спор о лучшем футболисте года, «рыцарь» должен быть начеку, голосом или колокольчиком возвращая коллег на землю. За «вспышки говорения» можно взимать символические штрафы в общую копилку.

 Если офис и бюджет позволяют, обустройте «тихую комнату». Обивать стены войлоком не нужно, достаточно новой двери и окон. Верх шика — аквариум и диваны. Любые разговоры в такой комнате — табу.

Совещайтесь по плану

Чтобы планерки не превращались в посиделки у костра:

* установите лимиты времени (полчаса — для общей планерки, 15 минут — в отделе);

* проводите одну планерку в день;

* выработайте сценарий встречи, придерживайтесь его;

* раздайте обязанности для планерки (переключать слайды, следить за тишиной);

* резюмируйте разговор: разошлите email с тезисами и договоренностями участникам беседы. 

Общайтесь и не мешайте

Выключайте звук на мобильном, если только вы не специалист по продажам, секретарь или большой босс.

 На личные звонки отвечайте вне кабинета. Какой бы раскрепощенной ни была атмосфера, коллегам не обязательно знать, что рисует ваше чадо и в какой формочке котлеты.

 Спасение для больших офисов — «телефонная будка»: переговорная на одного человека, оформленная в виде будки таксофона. Это решает два вопроса: персонал не болтает на рабочих местах, а разговоры становятся короче — желание часто и подолгу щебетать «за жизнь» пропадает, когда это происходит у всех на виду.

 Помогает избежать дежурных разговоров правило «обеденного звонка». Созванивайтесь с любимыми и детьми в перерыве. В остальное время — только по срочным вопросам. Они тоже должны быть в курсе такого расписания.

 Если ваш диалог с коллегой ожидаемо продлится более 5 минут, отправляйтесь в переговорную.

 Выводы

Найдите причину, по которой ваш коллега болтает. Учитывайте ее, корректно давая понять, что не готовы к долгой беседе. Отказывайте аргументированно, задавайте встречные вопросы о работе, избегайте «опасных» тем. Не пытайтесь заткнуть или переспорить болтуна — это раздувает пламя.

 Думайте, а потом говорите — это отсеет часть слов. Отличайтесь умом и сообразительностью, но не будьте птицей-говоруном. Будьте кратки в письмах, отчетах, задачах. Отвечайте по пунктам и таким же образом задавайте вопросы.

 Установите лимиты планерок, проводите их по плану, резюмируйте итоги встречи. Боритесь с болтовней вместе с коллегами. Все личные разговоры — вне кабинета, долгие беседы — в переговорках.