Как успешные руководители тратят свое время

Директора компаний - чрезвычайно занятые люди, которые постоянно сталкиваются с проблемами и ограничениями. Чем выше цели компании, тем сложнее их работа. Руководителям приходится работать не только с подчиненными, но и с акционерами, клиентами, СМИ, властями, общественными организациями. Все это требует времени. И его постоянно не хватает.

Гарвардская школа бизнеса в 2006 году начала исследование, в котором приняли участие 27 исполнительных директоров (CEO), управляющих компаниями со средней выручкой в $ 13,1 миллиарда, — 25 мужчин и 2 женщины. У каждого руководителя был помощник, который фиксировал происходящее с ним каждые 15 минут в течение 3 месяцев. Таким образом в ходе исследования была собрана информация о 60 000 часов топ-менеджеров: где и с кем они их проводили и над какими задачами трудились в это время. Вот что выяснили ученые.

Среднестатистический руководитель работает 9,7 часа в рабочий день, 3,9 часа в выходной и 2,4 часа в день во время отпуска. В среднем продолжительность рабочей недели CEO, вошедших в исследование, составляет 62,5 часа. 47% времени руководители работают в штаб-квартирах, а в остальное время посещают отделения компаний, проводят его на встречах и в дороге или работают из дома.

Работа по плану

В среднем руководители тратят 43% своего времени на заранее запланированные дела. С другой стороны, 36% времени топ-менеджеры заняты решением задач и проблем, возникающих в процессе работы. При этом почти 90% принявших участие в исследовании менеджеров хотя бы какое-то время тратили на «разруливание» кризисов — кибератак, провалов в безопасности продукта и так далее.

28% времени CEO уходило на самостоятельную работу — размышления и подготовку к собраниям. Правда, 59% этого времени было разбито на отрезки по часу или меньше, и только 18% составляли отрезки больше двух часов. «Удивительно, как много руководителей назвали своими лучшими друзьями долгие авиаперелеты», — пишет декан Гарвардской школы бизнеса и один из авторов исследования Нитин Нориа.

Встречи

У каждого руководителя в среднем 37 встреч в неделю, которые занимают 72% рабочего времени. Чаще всего речь шла о встречах с подчиненными один на один, на втором месте — совещания, на которых присутствовали от 2 до 5 человек. Большинство встреч длились час или более. Авторы исследования говорят, что многие из них можно было сократить до 15−30 минут.

Электронная почта

Большую часть времени руководители проводят в личном общении с другими. Работа с электронными каналами коммуникации занимает 24% их времени, ещё 15% уходит на телефонные разговоры и даже письменную корреспонденцию. При этом сами по себе электронные письма часто оказываются неэффективными: например, приходится тратить время, отвечая на письма, где топ-менеджеров ставят в копию. По словам авторов исследования, важно правильно сформировать ожидания команды относительно того, какие письма должны доходить до CEO и когда он сможет на них ответить.

Что касается встреч и совещаний, многие переходят на видеоконференции, чтобы не тратить время участников на дорогу, отмечает Нитин Нориа. Хотя в основе работы топ-менеджеров все же остается личное общение.

Рутинные дела

Руководители тратят около 11% своего времени на обычные обязанности: посещение собраний директоров, дней инвестора, вечеринок по поводу выхода коллег на пенсию. Эти дела важны для поддержания корпоративной культуры. Однако почти каждый из исследуемых руководителей вполне мог сократить это время на 25%, считают авторы исследования.

Свободное время

Успешные люди — в основном дисциплинированные. В среднем они тратят 45 минут в день на занятия спортом и 6,9 часа на сон. Как правило, каждый день они проводят с семьей около трех часов, а также выделяют порядка 2,1 часа на развлечения — просмотр телевизора, чтение или хобби. Ученые говорят, что руководителям необходимо свободное время для восстановления сил.

Чем это исследование полезно для вас?

Если вы менеджер (или даже нет), то можете сравнить свои привычки с тем, как распоряжаются временем успешные руководители, а также обратить внимание на проблемы с планированием рабочего графика, которые выделили авторы из Гарварда. Если посчитаете нужным, вы скорректируете ваш режим работы.