От зарплаты до склада. Как автоматизировали известную сеть ресторанов быстрого питания

Источник материала:

Автоматизация — один из способов, с помощью которых компании повышают быстроту и стандарты обслуживания. Скорость и качество особенно важны, если речь идет о ресторанах быстрого обслуживания. «МакДональдс» — лидер в своем сегменте рынка. В компании давно поняли важность оптимизации и с помощью «1С» и других продуктов наладили внутреннюю работу так, чтобы довести свои показатели до максимума. Специалисты компании «Хьюмен Систем», занимавшейся проектом, рассказали для проекта «Бухучет по-новому» о четырех вызовах, с которыми они столкнулись, помогая в улучшении работы ресторанов сети. Как там начисляют зарплату, обеспечивают правильную работу склада и организовывают внутреннюю коммуникацию — читайте в нашем материале.

— Рестораны «МакДональдс» в Беларуси в прошлом году посетили более 15 миллионов раз. Идет экспансия в регионы, появляются новые заведения в столице, — рассказывает IT-директор сети ресторанов Дмитрий Храмцевич. — Компания растет, а это требует, чтобы мы использовали самые новые подходы и самые продвинутые продукты в своей работе. При этом мы уверены, что «потолка» в этом вопросе нет. К «Хьюмен Систем» мы пришли около пяти лет назад. Главная цель — улучшение качеств работы через автоматизацию некоторых процессов. В итоге нам помогли, и многими продуктами, доработанными для наших целей, пользуемся до сих пор. А в некоторых аспектах еще больше осовременили процессы.

Вызов первый. Работа со складом

— В первую очередь нам нужно было автоматизировать все основное процессы по учету сырья на складе, обороту товарно-материальных ценностей и многому другому, — рассказывает ведущий инженер-программист компании «Хьюмен Систем» Александр Маковецкий. — Для начала расскажу, что в целом представлял собой склад «МакДональдс».

Это многоуровневое помещение в Минске размером с крупный супермаркет. Внутри — помещения, в каждом из которых поддерживается определенный температурный режим. Ежедневно туда приезжают автомобили, которые развозят сырье по ресторанам сети. Главный аспект, который можно оптимизировать в этой сфере — складские запасы. «МакДональдс» очень серьезно относится к срокам годности сырья, поэтому нельзя допустить, чтобы что-то оставалось на складе долго. С другой — неприемлемо, когда в ресторанах закончился продукт, а привезти его попросту неоткуда. Тем более, что ингредиенты компания покупает только у одобренных поставщиков и не может закупить недостающее, выбрав самого доступного продавца на рынке.

Так вот, перед нами стояла задача настроить систему так, чтобы она умела подсчитать, сколько и какой продукции каждому ресторану нужно в каждый отдельный день недели. Обывателю может показаться, что все просто: по выходным людей больше, значит, и продуктов нужно больше. На самом деле, все гораздо сложнее. Для расчета спроса в «МакДональдс» учитывают огромное количество факторов. Могут быть какие-то детские праздники или каникулы — спрос сразу растет. Мы даже прогноз погоды учитывали, это тоже серьезный фактор.

Система работает отлично, но недавно «МакДональдс» пошел еще дальше и передал управление складом на аутсорсинг. Насколько нам известно, опыт оказался положительным — теперь склад работает еще качественнее.

Вызов второй. Зарплата

— Вообще мы начали работу над автоматизацией сети ресторанов еще пять лет назад, — рассказывает замначальника отдела автоматизации зарплаты и кадров «Хьюмен Систем» Екатерина Русанова. — На тот момент в компании работало около полутора тысяч сотрудников.

У «МакДональдс» очень интересная система начисления зарплаты, как во многих крупных европейских компаниях. Но мы с такой тогда столкнулись впервые. Она основана на грейдах. В основе системы лежит распределение должностей в структуре предприятия в зависимости от ценности этих позиций для компании. Это позволяет начислять работникам справедливую зарплату, мотивировать их к карьерному росту и качественной работе. На этой же системе завязаны социальные пакеты. Соответственно, каждый сотрудник понимает, что размер его заработной платы напрямую зависит от качества выполненной им работы.

Собственно, эту систему мы и автоматизировали. Ещё одной важной для клиента частью была автоматизация системы аттестации сотрудников. Чтобы мотивировать работников, в «МакДональдс» их ежегодно переаттестовывают, выставляя по итогу оценку от 1 до 4. Хорошая отметка влияет на разные показатели, а иногда позволяет повысить сотруднику тарифную ставку или оклад. Система премирования, которая работает в компании, тоже использует для расчетов результаты аттестаций. Мы доработали продукты «1С» так, чтобы они учитывали эти параметры.

Вызов третий. Внутренняя коммуникация

— Интересная задача, с которой мы столкнулись, касалась внутреннего документооборота в компании, — рассказывает ведущий инженер-программист «Хьюмен Систем» Максим Гвоздев. — К примеру, это касается договоров с поставщиками. Подпись под каждым таким документом должно поставить сразу несколько сотрудников разного грейда. Раньше для согласования в «МакДональдс» использовалось несколько разрозненных инструментов. Соответственно, процесс занимал время. Главной возможностью для оптимизации было создание единой системы, в которой можно бы было согласовывать такие документы. И мы занялись ее созданием.

В итоге у нас все получилось. Система сейчас такова, что любой документ виден всем участникам цепочки согласования. Они вносят в него правки, которые видны коллегам. Это ускорило работу, а сам процесс согласования стал прозрачным — всегда видно, на какой стадии все находится в каждом конкретном моменте.

Вызов четвертый. Международная отчетность

Важно понимать, что Компания «МакДональдс» входит в международную сеть компаний по всему миру, — объясняет руководитель отдела автоматизации управленческого учета «Хьюмен Систем» Ирина Бахар. — В связи с этим возникают дополнительные требования по ведению корпоративного международного учета, который по некоторым моментам кардинально отличается от национального белорусского. Например, оценка стоимости основных средств у нас в стране проводится по большему количеству параметров, а в международном — по меньшему. По белорусскому учету амортизация может начисляться, а может нет, в международном же учете это обязательно. Учет затрат в Беларуси проводится по пяти-шести счетам, а в «МакДональдс» примерно по 80. Отличаются даже сроки: если у нас учет закрывается к двадцатым числам месяца, то по международным нормам — до пятого.

Основной нашей задачей было избежать двойного ввода. Хотели сделать так, чтобы бухгалтер заполнял только данные по национальному учету, а система уже подтягивала эти данные для формирования учета международного. Собственно, это у нас и получилось, а клиент остался доволен.

***

— В итоге проект для нас оказался непростым, — комментируют в «Хьюмен Систем». — «МакДональдс». — Требовательный клиент, к тому же часть глобальной корпорации. В реализации такого рода работ должны участвовать обе стороны, так как от профессионализма и вовлеченности заказчика зависит общий успех. Команда наших партнеров действительно была очень профессиональной, и именно это во многом и предопределило положительный результат. Мы действительно нечасто встречаемся с таким отношением со стороны заказчика. Проект в целом стал для нас неоценимым опытом, а клиент и после него продолжил развиваться по пути автоматизации и оптимизации процессов.

Партнер проекта:

Теги: Минск