Без очередей и бумажной волокиты. Все, что нужно знать об электронном документообороте

Что такое электронный документооборот? Какие преимущества он дает?

Электронный документооборот – это система процессов по обработке документов в электронном виде, реализация концепции «безбумажного делопроизводства». Благодаря этому человек может быть уверен, что его обращение или заявление не останется где-нибудь на полке или в папке в регистратуре и найдет своего адресата.

Эта система позволяет автоматизировать управление документами в государственных органах, банках, страховых и других организациях. Благодаря ей компания экономит не только бумагу, но и деньги. Здесь минимизирован человеческий фактор: ничто не будет забыто или утеряно. 

Какие организации обязаны перейти на электронный документооборот?

Уже до конца 2019 года все государственные организации (более 17 тысяч) перейдут на электронный документооборот и будут подключены к системе межведомственного документооборота (СМДО).

К частным предприятиям таких требований нет. Однако уже сегодня они начинают переходить на электронный документооборот, чтобы оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упростить общение с госорганами и другими организациями, подключеными к СМДО.

Что такое Система межведомственного документооборота (СМДО)?

СМДО – система, которая обеспечивает взаимодействие государственных органов и других организаций с помощью обмена электронными документами. Она создана для того, чтобы бумажной волокиты в госорганизациях стало меньше, а решения принимались быстрее. Время доставки электронного документа можно сравнить со скоростью обычной электронной почты, но, в отличие от e-mail, через систему СМДО организация получит юридически значимый электронный документ, заверенный электронной подписью.

В идеале для полноценной работы и переходу к безбумажному делопроизводству каждая система электроннного документооборота должна быть интегрирована с СМДО. Так, например, система DoxLogic-S уже сейчас предлагает модуль «СМДО», который позволяет отправлять, получать и хранить документы в соответствии с установленными государственными нормами.

Как правильно подключить электронный документооборот?

1.  Приобрести систему электронного документооборота.

2.  Получить электронную цифровую подпись. Для этого нужно собрать необходимые документы, оплатить счет и получить сертификат открытого ключа в одном из удостоверяющих и регистрационных центров. 

3.  Организовать VPN канал связи (виртуальная корпоративная сеть).

4.  Подключиться к СМДО. 

Что такое электронная цифровая подпись? Зачем она нужна?

Это обязательный реквизит электронного документа, защищенный особым ключом. По сути, это аналог обычной подписи, только в цифровом формате, а благодаря криптоключу ее невозможно подделать.

Заверять цифровой подписью документ можно автоматически как при его создании, так и на различных этапах его обработки (например, при согласовании или утверждении директором предприятия).

Как правильно хранить электронные документы?

Каждая организация самостоятельно выбирает место и формат хранения электронных дел и отдельных документов (если это не противоречит законодательству) и закрепляет это в своих внутренних нормативных правовых актах. 

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

●    PDF/A, DOCX, ODT;
●    PNG, JPEG (для сканов бумажных документов).

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе (название организации, почтовый адрес, дата, регистрационный индекс, и т.д.). Исключение составляет изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттиски печатей и штампов.

Какие документы можно перевести в электронный формат? Какие нельзя?

Большинство документов можно перевести в электронный формат: входящие и исходящие письма, докладные записки, заявления, приказы, счет-фактуры, договоры и дополнения к ним, отчеты и многие другие. Перечень таких документов организация определяет самостоятельно и закрепляет это в своих внутренних нормативных правовых актах, если это не противоречит законодательству.

Имеют ли силу электронные документы при работе с заграничными компаниями? 

Пока электронный документооборот в основном осуществляется между организациями и компаниями, которые находятся в одной стране. Это связано с тем, что существуют различия в национальном законодательстве, в подходах к защите информации и так далее. Но уже есть предпосылки к тому, чтобы вывести обмен электронными документами на международный уровень. 

Например, система DoXLogic-S опирается на законодательство Беларуси в сфере делопроизводства, но при этом ее можно настроить и на законодательство другой страны.

В ноябре 2016 года государствами ЕАЭС был запущен пилотный проект по тестированию решений для реализации электронного документооборота между странами, в том числе с использованием электронных цифровых подписей.

Имеют ли силу электронные документы, например, в суде или для аудиторов? Существует ли судебная практика по электронным документам?

Да, имеют. Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Важно помнить, что электронным документом считается только файл с электронной цифровой подписью или копия, заверенная уполномоченным лицом.