Мобильные сотрудники: эффективность или опасность?

Источник материала:

Скорость принятия решений, высокая динамика и оперативность — эти качества во многом определяют успех современного бизнеса, считают специалисты компании "Инком". Постоянное движение вперед и расширение сфер влияния стали необходимыми факторами для существования в конкурентной среде.

В этом контексте сложно переоценить роль высоких технологий, которые не только дают возможность получить конкурентные преимущества, но и позволяют своевременно ими воспользоваться. В то же время меняется глобальная концепция использования ИТ в работе компании. Если раньше основные вычислительные системы, как правило, не покидали пределов офиса, то сегодня ИТ-ресурсы могут быть рассредоточены по всему миру, в том числе благодаря популярным нынче "облачным" технологиям.

Другим важным аспектом является широкое использование сотрудниками "гаджетов" в процессе основной деятельности. Если еще несколько лет назад главным инструментом офисного работника был настольный компьютер, то сегодня каждый сотрудник пользуется не только ПК или ноутбуком, но и смартфоном, планшетом. С одной стороны такая ситуация выгодна для компании в целом, но с другой — может стать источником значительных проблем, полностью нивелирующих полученную выгоду. Рассмотрим вопрос под различными углами и выясним, как получить максимальную эффективность от использования самых передовых технологий и, вместе с тем минимизировать возможные риски.

Удаленная работа — мировая тенденция

Во всех развитых странах мира с каждым днем растет популярность двух характерных и взаимосвязанных тенденции, которые получил названия — Colloboration (удаленная коллективная работа) и BYOD (Bring Your Own Device, "принеси на работу свое устройство"). Обе выражают собой требование времени. Миниатюризация вычислительных систем и развитие глобальных каналов передачи данных позволили "отвязать" человека от стационарного рабочего места и значительно повысить его мобильность. Имея на руках легкий, удобный и мощный планшет, сотрудник компании теперь может работать из любой точки мира — в командировке, в дороге, находясь на выездном задании… даже во время отпуска (если того требует ситуация). Временные рамки "рабочего дня" и даже "рабочей недели" существенно деформируются. Особенно актуально это становится в контексте глобальных экономических процессов, когда логика международного бизнеса требует взаимодействия с партнерами, находящимися в разных часовых поясах.




Вместе с тем, как показывают данные исследований, проведенных мировыми аналитическими агентствами, "свободный" график в комбинации с использованием планшетных компьютеров и средств коллективной работы не только не уменьшает продуктивности сотрудников, а, напротив, существеннее увеличивает ее. Имея перед собой четко поставленные цели, а также средства их достижения сотрудники самостоятельно выбирают оптимальное время и место для их выполнения. В результате растут такие важные показатели как "эффективное рабочее время" и удовлетворенность работой. Отметим, что значительная часть известных и крупных компаний в США успешно использует подобный подход.

Кроме перечисленного, "удаленная работа" позволяет существенно экономить на капитальных и оперативных расходах. Ведь в данном случае даже крупной компании не требуется большого офиса и сложной ИТ-инфраструктуры в нем. Офис для сотрудника теперь — весь мир. При этом благодаря концепции BYOD можно экономить даже на пользовательских терминалах, поскольку каждый сотрудник будет использовать в работе свое собственное удобное устройство (как правило, это планшет или коммуникатор). И не просто использовать, но и заботиться о его техническом состоянии, модернизации, сохранности и т.д. Можно просто подсчитать, во сколько обходится аренда офиса, включая сопутствующие расходы, в расчете на одного сотрудника? Сколько стоит поддержка локальной сети, "зоопарка" серверов и офисной техники, покупка и обновление пользовательских ПК и это не считая расходов "на кофе", канцелярию и прочих мелочей.

Всего этого можно избежать путем всего лишь правильного использования имеющихся возможностей глобальных ИТ. Например, достаточно установить на планшеты всех мобильных сотрудников соответствующее программное обеспечение для удаленной совместной работы и подключить их к внешним каналам связи. Даже если ПО и стоит денег, то вложенная сумма все равно несравнима с расходами в классической "офисной" модели. Казалось бы, все просто, но есть нюансы…

Доверяй лучшим

Во-первых, компаний, которые строят свою сеть "с нуля" сегодня мало. Большая часть из тех, кто читает эту статью, работает в организациях, имеющих "наследие" ИТ-систем, избавиться от которого в ближайшие годы не получится. Следовательно, нужна грамотная интеграция новых мобильных устройств и средств коллективной работы в общую структуру компании. Задача это весьма нетривиальная, поскольку требует всестороннего анализа ситуации, четкого понимания технических и организационных вопросов, а также большого опыта и высокого профессионализма. Во-вторых, если речь идет о мобильных сотрудниках, на передний план выходят вопросы, связанные с обеспечением безопасности и сохранности данных. Ведь в этом случае, бизнес-информация циркулирует не только внутри защищенной корпоративной среды, но и в сетях общего пользования. К тому же усиливается и человеческий фактор — мобильного сотрудника гораздо сложнее проконтролировать на предмет утечек информации.

Тем не менее, сложно не означает невозможно. Просто в данном случае для интеграции мобильных сотрудников и обеспечения должного уровня безопасности на всех уровнях необходимо привлекать специалистов, имеющих практический опыт создания и обслуживания подобных решений.