Чиновники и интернет: электронный документооборот изнутри

Источник материала:

До первого января часть белорусских госорганов и организаций должна перейти на электронный документооборот и подключиться к общереспубликанской системе информационного взаимодействия.

IT.TUT.BY решил разобраться, как работает система электронного документооборота изнутри и насколько глубоко придется вникнуть в компьютерную грамоту белорусским чиновникам.

"Электронный документооборот стал не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции, - рассказывает Ольга Пилинога, заведующая сектором прикладных систем Национального центра электронных услуг. - В Беларуси сегодня функционирует система межведомственного документооборота госорганов и других государственных организаций, которая предназначена для оперативного обмена информацией в электронном виде при помощи своих ведомственных систем электронного документооборота. Цель ее создания – это повышение надежности, скорости и безопасности информационного взаимодействия ведомств".

Белорусские госорганы этот шаг в цифровое будущее обязаны сделать по закону: президентский указ №157 предписывает "принять меры, обеспечивающие поэтапное сокращение к 2016 году количества документов на бумажных носителях".

К началу 2015 года – то есть уже через два месяца – к системе должен подключиться целый перечень госорганов и организаций. Среди них, например, Мингорисполком, облисполкомы, суды, подразделения прокуратуры и следственного комитета. На следующий год, согласно указу, состоится внедрение электронного документооборота в остальных госорганах и на госпредприятиях.

Правда, подключены пока далеко не все.

Как это работает: виртуальные журналы и подпись по клику

Сегодня организации могут выбрать из нескольких систем. Одну из них мы рассмотрели в деталях, чтобы понять, насколько глубоко придется вникнуть в компьютерную грамоту белорусским чиновникам.

"У каждого документа есть название, дата и имена ответственных лиц, - объясняет Ольга Пилинога. – Есть всплывающие окна-напоминания, которые не позволяют игнорировать срочные дела".



К примеру, так выглядит рабочее пространство руководителя. В этом диалоге он может поставить задачу.




У электронного документа, как и у печатного, есть внутренний номер, для каждого отдельно выставляется уровень доступа. Причем, в отличие от бумаги, видно точное время создания документа.




"Подписать что-то "задним числом" совершенно невозможно, - объясняет Ольга. - Мы сами работаем в этой системе и хорошо ее изучили. Подделать дату не получится даже при желании: время отправки, время подписания фиксируется автоматически".

Важное отличие от бумажного документооборота еще и в том, что руководитель, не имея возможности подписать документ сразу, может кликнуть "Взять в работу". Если бы документ был на бумаге, его в этом случае, скорее всего, просто отложили бы в сторону. В электронной же системе "отложенное" не исчезает, а продолжает напоминать о невыполненной задаче.

Для делопроизводителя интерфейс выглядит немного по-другому. Через этого человека проходят электронные документы и отчеты, а он их регистрирует в журналах – тоже электронных.



Хотя бумага может казаться более надежным способом хранения материалов, специалисты уверяют: даже перебои с электричеством цифровым документам не страшны.

"Все документы хранятся на серверах НЦЭУ, - поясняет Ольга. - Причем, хранятся достаточно долго – сроки хранения каждого типа документа определяются нормативными актами".

Как это внедряется: подключились не все, а некоторые документы приходится дублировать

Чтобы уложиться в сроки, предусмотренные указом президента, некоторым организациям нужно подключиться к системе за два месяца, у других есть больше года.

"Система межведомственного документооборота – серьезный стопор для коррупции, - утверждает Ольга. - Это одно из главных преимуществ системы и одновременно препятствие для ее внедрения. Ведь в СМДО сразу будет видно, какой документ получил чиновник, как долго он его рассматривал и отреагировал ли вообще. Невозможно нарочно потерять бумагу или рассматривать ее слишком долго.

Есть несколько сложностей: пока не все организации внедрили свои ведомственные системы электронного документооборота, не интегрировали их с СМДО, не могут принимать документы в электронном виде".

Получается, что бумаги хоть и подписываются по клику, некоторые из них все равно приходится дублировать в распечатанном виде.

"Полноценное функционирование системы СМДО возможно только после того, как все организации будут к ней подключены. Пока этого не произошло – отдельные документы действительно приходится дублировать и в бумажном виде тоже".

Сейчас в НЦЭУ обрабатывается до 30 000 документов в год, абонентами системы межведомственного документооборота являются 125 госорганов и организаций – и это лишь меньшая часть из тех, кому предстоит к этой системе присоединиться.