Звонить или писать сообщение? Разбираемся с правилами современного этикета

Источник материала:

Самый актуальный вопрос современного этикета связан с новейшими технологиями. Каждый день появляются новые программы, устройства и приложения — идеи, которые обещают стать революцией и «перевернуть этот мир». Но мы сегодня поговорим на очень простую тему, приземленную и насущную — как со всем этим справиться.

Об авторе:

Оксана Зарецкая — блогер, культурный эксперт, специалист по этикету. Оксана Зарецкая работала с дипломатическим корпусом в Женеве, сотрудничала с историком моды Александром Васильевым, организовывала образовательные и культурные проекты в Швейцарии и Беларуси. Оксана читает лекции по искусству и культуре на трех языках для художественных галерей и лекториев и ведет блог об искусстве и истории, на который подписано более 20 тысяч человек по всему миру.

Предпочтительней звонить или писать сообщение в мессенджере?

Отвечаете ли вы на звонок, если он идет с засекреченного номера? Перезваниваете на незнакомые номера? А бывает, что сами названиваете несколько раз одному и тому же абоненту, если он не берет трубку?

Когда я вижу ряд пропущенных звонков, выйдя из переговорной или освободившись после обеда, у меня возникает только один вопрос: «Если у человека есть ко мне дело, почему он не отправит сообщение?». Есть семь главных причин писать, а не звонить.

Краткость

Секрет успеха многочисленных приложений для отправки сообщений в их краткости и конкретности. Представьте, что вы звоните своему коллеге. Сначала вы здороваетесь, потом спрашиваете, не отвлекаете ли его. Наконец, доходите до сути вопроса и часто на ходу сумбурно формулируете, что хотите сказать. А еще можете отвлечься на второстепенные темы, поменять сюжет, передумать. Если качество передачи звука оставляет желать лучшего, разговор удлиняется из-за переспрашиваний и повторений.

Сообщение же доходит, как только человек появился в сети или просто посмотрел на экран телефона. Вам не надо до него дозваниваться, зависая у трубки по полчаса. Система автоматически доставит ваш вопрос. При этом он будет четко сформулирован и прочитан за пару секунд. К нему можно вернуться, если что-то было непонятно. И главное — эта передача информации не отнимет столько времени вашего визави, как звонок голосом.

Быть в курсе

Звонок предполагает некое существенное содержание. Каждые три минуты никто не станет набирать ваш номер, чтобы дополнить деталями уже известную информацию. А мессенджер это позволяет делать оперативно и экономно по ресурсам. Вы можете быть в курсе практически в онлайн-режиме. Более того, получать информацию сразу от нескольких агентов.

История

Разговор не оставляет следов. О чем шла речь? К чему вы пришли? В условиях огромной многозадачности запросто можно уже через пару минут напрочь забыть обо всех устных договоренностях. А бывает и так, что в голове у участников беседы могут остаться разные представления о цели и результате звонка.

С сообщением вероятность таких разночтений минимальна. Вы практически всегда имеете прописанный результат. Потом нельзя сказать: «Я этого не говорил». Сообщение в мессенджере — это «документ», остающийся в истории вашей переписки. Деловой этикет рекомендует даже в случае общения голосом дублировать итоги разговора письмом или сообщением.

Синхронизация

Большинству людей телефон заменил ежедневники, календари, компьютеры. Это удобно — все в одном смартфоне, который помещается в кармане. Проблема в том, что часто воспользоваться всем этим одновременно нельзя. Если во время звонка у меня спрашивают, смогу ли я в таких-то числах прочитать лекцию или посетить мероприятие, я не имею возможности ответить — мой календарь находится в этом же телефоне. Приходится заканчивать разговор, смотреть свободные даты и опять звонить. А если время не подходит, все повторяется по кругу.

Эта проблема решается элементарным сообщением. Точная дата в тексте автоматически читается смартфоном с отсылкой к календарю. Одним прикосновением можно перейти в ежедневник, увидеть расписание и тут же внести новое мероприятие в календарь. И это займет всего 5 секунд.

Своевременность

Выбирая момент для звонка, мы ориентируемся только на свое свободное время. Чем человек, с которым вы хотите поговорить, занят, вам неизвестно. Может, он сидит на переговорах или в театре, забыв выключить звук?

Кроме этого, телефонный разговор требует концентрации на тех вопросах, которые будут в нем обсуждаться. Это внезапное и короткое переключение не всегда достаточно продуктивное. У некоторых из нас в течение дня с трудом находится момент, когда мы можем сосредоточено и обстоятельно поговорить с одним абонентом. А если звонить будут все? Поэтому лучше всего спросить через тот же мессенджер, когда вашему визави будет удобно созвониться. Если без голоса вообще никак.

Личное пространство

Этикет очень четко регламентирует допустимую дистанцию между людьми, чтобы общение было комфортным и результативным. Существует много правил про прикосновения и обращения, потому что они вторгаются в личное пространство человека. В наши дни и общение голосом может расцениваться как нарушение интимных границ. Дело не в снобизме или слишком высоком мнении о себе, а в информационной усталости. Мы окружены звуками, шумами, текстами и картинками. Тишина и спокойствие, особенно для очень занятых людей — это часто несбыточная мечта. Когда мы вторгаемся звонком в их пространство, мы требуем немедленной реакции и внимания, к которой они могут быть не готовы.

Как же быть? Ведь не все вопросы можно решить в переписке. Я советую опять же спрашивать, когда вы можете позвонить или как минимум уточнить, удобно ли будет человеку сейчас с вами пообщаться голосом. Вы проявите заботу и внимание к своему собеседнику и подготовите его внимание к общению с вами. Другими словами, поступите продуманно и воспитано. Чему и учит этикет.

Время на обдумывание

Не на все вопросы можно ответить сразу. Иногда надо собрать дополнительную информацию, взвесить все за и против, посоветоваться с коллегами или друзьями. Другое дело, что затягивать этот процесс не стоит. Для мессенджеров ожидание не должно превышать более суток, а для электронного письма более трех. На рабочие сообщения следует отвечать в рабочее время.

Это, конечно, общий стандарт, который может меняться в зависимости от ситуации. Но совершенно точно нет смысла требовать мгновенного ответа на абсолютно все вопросы.

Когда-то мир пользовался сигнальными кострами, почтовыми голубями и надушенными письмами. Потом пришло время телефона и «Алло. Смольный на проводе». Сейчас же мы живем в эпоху мессенджеров и коротких сообщений: текстом, голосом, фото. Так что давайте идти в ногу со временем — писать чаще, чем звонить.