ГОВОРИТ И ПОКАЗЫВАЕТ ОФИС

Источник материала:

Говорит и показывает офис
 

Алексей ГЛАДКИЙ

http://www.belgazeta.by/20081124.47/470266681

Звуковое оформление рабочего места, селекторные совещания, аудио- и видеоконференции, удаленные тренинги и консультации - без этого уже немыслимо функционирование многих компаний. Что логично: слишком много удобств несут в себе разные технологические новинки - можно и музыку на работе послушать, и совещание в удаленном режиме провести.

НЕ ВЫКЛЮЧАЯ ЗВУКА

Именно это явление раздражает многих руководителей. Мол, что это за работа такая, если из колонок на столе целый день звучит музыка? Внимание рассеивается, сосредоточиться невозможно и т.п. Нередко заканчивается тем, что из компьютеров наиболее рьяных «меломанов» попросту изымаются звуковые карты.

Таким «хирургическим» способом решить проблему вряд ли удастся. Не будет в компьютере звуковой карты - зазвучит музыка из мобильного телефона. Заставят выключить мобильник (мол, мешает коллегам) - появится плеер с наушниками.

ОСОБЕННОСТИ ВНЕНАЦИОНАЛЬНОГО СЕЛЕКТОРА

Однако звук в офисе используется и в более практичных целях. Самый характерный пример - селекторные совещания, аудиоконференции и т.п. Благо на рынке представлено множество самых разных аппаратных и программных средств соответствующего назначения.

Первый инструмент для селекторных совещаний был разработан еще в 40-х гг. ХХ в. Изобретение позволило решить актуальную управленческую задачу: наличие постоянной связи с подчиненными независимо от их местонахождения (был бы рядом селекторный аппарат).

Системы подобной конструкции не соединяются с линиями коммуникаций операторов связи, а функционируют на базе собственной сети передачи. По причине автономности каналов связи оборудование получается слишком дорогим, к тому же участвовать в совещании могут только работники, имеющие доступ к аппарату селекторной связи.

Разработки следующего поколения используют существующие каналы телефонной связи: система подключается к телефонной станции предприятия, существенно дополняя ее функциональные возможности. За счет этого заметно снижается цена (ведь необходимость в автономных каналах связи отпадает).

Современные же системы создаются с использованием IT-технологий на базе IP-протокола. Главное достоинство такого подхода в том, что любой сотрудник может принимать участие в совещании прямо со своего рабочего места (дополнительное оборудование не требуется).

Системы, предназначенные для организации селекторной связи, предполагают различный формат общения: одни обеспечивают связь типа «руководитель-подчиненный», другие позволяют общаться между собой всем участникам совещания и, таким образом, отличаются количеством абонентов.

Для небольших фирм оптимальны мини-АТС, обеспечивающие надежную селекторную и телефонную связь в пределах одной системы и позволяющие проводить селекторные совещания и аудиоконференции с работниками, находящимися не только в пределах офиса или данного населенного пункта, но и в других городах. Предлагаемые производителями системы могут обеспечить проведение аудиоконференции с количеством участников до 100-120 человек. Как правило, они просты и понятны в эксплуатации (секретарям и офис-менеджерам не придется напрягаться), а поставляемое в комплекте ПО легко инсталлируется, и работа с ним тоже не требует дополнительного обучения. Стоит отметить такие важные опции, как возможность сохранения протоколов конференции в отдельном лог-файле, совместимость с компьютерами (наличие локальной и сетевой версий), а также с любыми телефонными аппаратами (в т.ч. аналоговыми).

В более простых селекторных системах отсутствуют функции проведения голосования, автоматического восстановления связи при ее обрыве, настройки параметров дозвона, когда абонент занят, и др. Естественно, такая техника минимум на 20% дешевле.

ЛУЧШЕ ОДИН РАЗ УВИДЕТЬ…

Видеоконференция позволяет участникам не только слышать, но и видеть друг друга, обмениваясь при этом данными в режиме онлайн. Для организации видеоконференции необходимо как минимум наличие в компьютере соответствующего ПО (иногда требуется еще специальная плата), а также возможность соединения с другим участником через компьютерную либо телефонную сеть. Вместо ПК можно использовать специальное оборудование: микрофон, видеокамеру, средство подключения и т.п.

ВНИМАНИЕ: ИЗДЕРЖКИ!

аудиообщении (телефон, селектор и др.) удается передать лишь около 10% транслируемой информации. Видео позволяет увеличить объем передаваемых сведений до 60% - за счет того, что можно наблюдать за мимикой и жестами другого участника.

Для организации видеоконференции могут использоваться программные либо программно-аппаратные средства. Среди первых выделим Microsoft NetMeeting и White Pine CU-SeeMe: их можно применять практически на любом ПК, имеющем звуковую карту. Также необходимо наличие веб-камеры и драйвера Video for Windows.

Программные средства организации видеоконференций дешевле, но они не позволяют получить видео хорошего качества. Что касается программно-аппаратных средств, то они представляют собой полностью законченные решения, предназначенные для организации видеоконференций на профессиональном уровне. Среди них можно выделить, например, системы Polycom VSX или VCON HD X000. Но подобное оборудование стоит недешево: от нескольких тысяч долларов.

АУДИОУКАЗАНИЕ, ВИДЕОРАСПОРЯЖЕНИЕ

Что мешает аудио- и видеообщению? Специалисты выделяют две основные проблемы. Первая - пропускная способность канала передачи связи. Большинство современных телефонных линий передают качественный аудиосигнал, но для передачи видео они слабоваты. Иногда помогает применение систем уплотнения каналов связи, но это возможно далеко не всегда.

Вторая проблема - скорость обработки аудио- и видеопотоков. В ходе видеоконференции они сжимаются в десятки и даже сотни раз, и если компьютер вовремя не справляется, то иногда может исчезать звук, пропадать кадр и т.п.