"Звонишь: а он в запое или обиделся": как избежать проблем при работе с бухгалтером на аутсорсе

Популярная форма ведения бухучета в малом бизнесе — отдать его на аутсорс. Но, тут вас могут подстерегать неприятные ситуации. На аутсорсинге есть свои правила контроля бухгалтерии. О них рассказывает Елена Жугер, директор и учредитель компании «БелАудитАльянс», председатель комитета по методологии и аудиту ОО «Ассоциация аудиторских организаций»

— Правило № 1. Не отдавайте все оригиналы первичных документов навынос. Вы не поверите, но историй про то, что «мне не вернули документы, главбух ушел с документами и пропал, не хочет отдавать», мы слышим регулярно и очень много.

После таких слов обычно следует что? Правильно — процедура восстановления учета. Помимо восстановления учета приходится делать еще и восстановление документов. Работа это очень трудоемкая, длительная и дорогая.

Как избежать подобной ситуации:

• Оригиналы документов храните в офисе
• Организуйте регулярную приемку-передачу документации по актам
• По окончании отчетного периода требуйте возврата документов

Правило № 2. Учредительные документы — ваш «паспорт». Не отдавайте их незнакомым людям. Нельзя передавать оригиналы учредительных документов бухгалтеру. Храните все у себя, желательно в сейфе. Отсутствие оригиналов таких документов может серьезно парализовать деятельность организации. К таким документам относятся: свидетельство о регистрации (о присвоении уникального номера плательщика), свидетельство о постановке на налоговый учет, устав, учредительный договор, решения учредителей, заявление о применении упрощенной системы налогообложения.

Ситуация может быть очень опасной в случае, если директор наемный.

Что делать:

• Сделайте большое количество копий, и по необходимости пользуйтесь ими
• Для отдельных ситуаций можно сделать нотариально заверенную копию — и копия, и полноценно действующий документ
• Передавайте оригиналы только под роспись

Правило № 3. Программа для ведения бухучета не ваша? Ждите проблем!

Наиболее частая проблема — для ведения бухгалтерского учета используется программа (например 1С) не вашей организации. Что бывает:

• Аутсорсинговая фирма ведет учет в своей программе и не дает вам доступ к ней. Предлагает дополнительно за это заплатить
• Ваш бухгалтер на аутсорсинге на вас обиделся (не выплатили зарплату, требует повышения, ушел в запой) и пропал вместе с базой 1С
• Бухгалер боится дать доступ к своей программе, так как знает про свои «косяки» и недоработки
• И многое-многое другое

Как следствие — судебные разбирательства, восстановление учета. Безопасная бухгалтерия — это когда:

• Программа 1С хранится на сервере
• Доступ выдается главному бухгалтеру или просто бухгалтеру в рамках его должностных обязанностей (если бухгалтер ведет учет материалов, то нет смысла давать ему доступ ко всей базе, только к ее участку)
• Программа должна быть лицензионная. Если вы используете нелицензионный продукт, в случае конфликтной ситуации даже заявление не сможете в милицию подать: сразу штраф получите за использование пиратской копии

Правило № 4. Установите для главбуха или аутсорсинговой компании правила предоставления отчетности. Оговорите на стадии заключения договора, какие отчеты и в какие сроки будет вам предоставлять лицо, ведущее бухгалтерский учет. Например, я рекомендую установить срок закрытия отчетного месяца 15 числа, следующего за отчетным месяцем, за неделю до дня уплаты налогов.

А бухгалтерский баланс с приложениями и анализом финансово-хозяйственной деятельности — не позднее 25 числа, следующего за отчетным кварталом (или месяцем, если есть потребность в месячной отчетности).

Что вы получите:

• О том, какую сумму налогов платить, вы узнаете до наступления срока уплаты
• Если ваш бухгалтер «исчезнет», то отчетность у вас останется
• Вы получите инструмент для контроля за финансовой деятельностью компании — весь управленческий учет строится на бухучете

Правило № 5. Контроль. Неважно, на аутсорсинге она или ее ведет главбух, контроль за бухгалтерией должен быть всегда!

Когда у вас новый бухгалтер или компания, своевременно выявленные ошибки помогут принять решение, продолжать ли с ним отношения.

Если с бухгалтерией есть проблемы, то при слове «проверка» вы сразу узнаете все про ее надежность, и о том, что вас ждет дальше. К гадалке ходить не надо: некоторые бухгалтеры сразу перестают выходить на связь, некоторые просят перенести сроки — они не успевают подготовиться. А некоторые просто ставят себе печать в трудовую, окончательный расчет перечисляют на карточку и без «до свидания» расстаются с вами. Увы!

⇒ Читайте также: Заработать на проблемах c вашими долгами: что придумал сервис «ДолговНет»

Должность руководителя (учредителя или директора) относится к той профессии, которой нигде не учат. Легкомысленное отношение к бухгалтерии не зависит от стажа. Все зависит от учителей, которые попадаются вам на пути. И чем раньше вы поймете, что пренебрежение контроля за бухгалтерией — прямой путь к финансовым потерям, тем легче вы отделаетесь.