Как бухгалтерии сэкономить 30% времени: опыт перехода на цифру

Бумажная работа, формирование отчетов и актов в ручном режиме, занимает около 30% времени бухгалтера. Но это можно делать иначе. Представим, что в компанию обратился клиент со стандартным запросом и специалист начинает работать по привычному сценарию: обмен реквизитами, согласование и подписание договора, выставление счета и обмен экземплярами; подготовка акта выполненных работ, двухсторонний обмен документами. В итоге: около 2 недель только для того, чтобы задокументировать процесс оказания услуг.

При переходе на ЭД большая часть бухгалтерских проблем уходит на второй план. Специалист экономит около 30% своего времени за счет автоматизированных решений для бухгалтерии, которыми удобно пользоваться.

Инструментом для этого может служить бесплатный сервис обмена документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП) – podpis.by

Удобный интерфейс и весь процесс работы бухгалтера как на ладони: какие документы отправлены и ожидают подписи контрагента, какие документы направляет на подпись контрагент, а также документы, которые подписаны со всех сторон.

После формирования документов специалист отправляет их на подпись контрагенту в электронном виде, а клиент подписывает при помощи ЭЦП. Таким образом обмен документами в цепочке бухгалтер-клиент происходит мгновенно, минуя отправку заказным письмом. В итоге выставление счетов и актов занимает около минуты.

Если бизнес является клиентом podpis.by – придет уведомление о поступлении документа на электронную почту. Если нет – необходимо пригласить контрагента пройти регистрацию на сервисе и начать обмен документами.

Безопасно, экономно, правомерно – опыт использования сервиса

– «ООО «ЮрСпектр» начало обмениваться с партнерами электронными документами с сентября 2019 года. Мы используем платформу podpis.by. Она имеет бесплатный доступ, не требует дополнительного программного обеспечения и открыта для всех заинтересованных организаций. Удобно, что документы подписываются на том же компьютере, где стоит программное обеспечение для ЭЦП от ГосСУОК. Наша компания обменивается электронными документами более чем с 2 000 клиентов. Благодаря автоматизированной работе все документы сохраняются в архиве на сервисе, а обмен ими происходит мгновенно за несколько шагов. В то время, как при пересылке почтой, срок составляет, как правило, не меньше недели.

Татьяна, первые сведения о персонифицированном учете в электронном виде в РБ появились в 2003 году. 17 лет назад. Когда вы перешли на ЭДО? И были ли у Вас сомнения?

– Наша компания все 17 лет работает с электронными документами. Это очень удобно. Еще в 2003 году появились сведения о персонифицированном учете в электронном виде, с 2010 года действуют электронные декларации, с 2014-го − электронная статистическая отчетность, с 2016-го − счета-фактуры по НДС, с 2018-го происходит обмен электронными документами с Национальным центром маркетинга и конъюнктуры рынка. На их площадке мы подписываем акты оказанных услуг. С 2019 года мы обмениваемся электронными актами уже с нашими клиентами и организациями, которые оказывают услуги нашей компании.

Конечно, у бухгалтера всегда есть сомнения: будут ли эти документы юридически значимы; как можно удостовериться, что проставленная на документе ЭЦП действительна; как подтвердить целостность документа и хранить его; как быть, если аудиторская или налоговая проверка требует представить оригинал. Но с учетом большого опыта работы с электронными документами, мы легко и быстро адаптировались.

Если все-таки аудиторская или налоговая проверка просит предоставить оригинал?

– Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. В такой ситуации можно предоставить доступ к хранилищу документов с возможностью проверки действительности ЭЦП лиц, подписавших документы, либо электронную копию документа на бумажном носителе. Для этого можно воспользоваться функцией «Версия для печати».

Посоветуйте, какие документы удобно в первую очередь перевести в цифровой формат?

– Наша компания оказывает услуги, поэтому основной документооборот связан с актами. В первую очередь удобно перевести в электронный формат документы, которыми обмениваются контрагенты, – акты выполненных работ или оказанных услуг, акты сверки взаиморасчетов, договоры, письма.

Какие изменения в работе бухгалтерии потребовались при переходе на podpis.by?

– Мы дополнительно приобрели для сотрудников сертификаты ЭЦП с носителями ключевой информации. Организовали на серверах хранилище для электронных документов. Разработали Положение об электронном документообороте.

Татьяна, финализируя, почему пользоваться podpis.by удобно?

– Это быстро – документы возвращаются оперативно. Безопасно – документы не теряются и их нельзя подделать. Экономно – снижаются затраты на доставку, хранение документов. Привычно – документы подписываются ключом ЭЦП Авест. Правомерно – электронный документ равнозначен бумажному. И надежно – аттестованный хостер для хранения документов.

_{*Партнерский материал. УНП}