В чем опасность работы на "удаленке"? Рассказываем, как правильно оформить сотрудников вне офиса

Удаленный режим работы появился в трудовом законодательстве Беларуси относительно недавно, но стал самым востребованным за три года существования. Однако до сих работодатели могут допускать разные ошибки при подобном оформлении сотрудников. Директор юридической компании «РЕСОЛВА Консалт» Людмила Царик специально для «Про бизнес» объяснила, как правильно оформить трудовой договор с работником «на удаленке», и обратила внимание на неочевидные нюансы, которые помогут избежать нарушений.

Отличия работы на дому от дистанционной (удаленной) работы

Действующим законодательством Республики Беларусь предусмотрено 2 формы удаленного труда:

1) работа на дому (глава 25 ТК);

2) дистанционная работа (глава 25−1 ТК).

Рассмотрим подробнее в каких случаях необходимо применять формы удаленного труда и основные нюансы оформления документов.

Работниками-надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор с нанимателем о выполнении работы на дому личным трудом с использованием собственных материалов, оборудования, инструментов, механизмов, приспособлений или выделяемых нанимателем либо приобретаемых за счет средств нанимателя.

Дистанционная работа — это работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий.

Общее: выполнение работником трудовой функции вне места нахождения нанимателя.

Отличия:

Важно: на законодательном уровне возможность временно работать удаленно из дома прямо не предусмотрена!

Как оформить дистанционный труд

Оформление дистанционного труда возможно путем:

• заключения трудового договора с условием дистанционного труда при приеме на работу;
• соглашения между работником и нанимателем об организации дистанционного режима работы;
• изменения существенных условий труда работника (ст. 32 ТК).

Соглашение между работником и нанимателем об организации дистанционного режима работы:

1) Заявление работника:

—  указать причину перехода на дистанционную работу.

Например: «в связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуаций и ростом ОРВИ в осенне-зимний период», «с целью повышения производительности труда в условиях отсутствия необходимости тратить время на дорогу»;

— указать дату, с которой работник переходит на эту работу.

Например: «с 24.11.2023 по 31.12.2023» (указание временного отрезка нахождения работника в режиме дистанционной работы позволит впоследствии вернуться к обычным условиям труда без дополнительного оформления каких-либо документов)

2) Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

3) Издание приказа (распоряжения) нанимателя.

4) Ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.

Изменение существенных условий труда (ст. 32 ТК):

1) Предупреждение работника об изменении существенных условий труда.

2) Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (при условии согласия работника на продолжение работы с изменившимися условиями труда).

3) Издание приказа (распоряжения) нанимателя.

4) Ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.

5) Увольнение работника в случае его несогласия продолжить работу с изменившимися условиями труда (п. 5 ч.2 ст. 35 ТК).

Предупреждение работника об изменении существенных условий труда:

1. Срок: не позднее чем за 1 месяц (ч.3 ст. 32 ТК).

2. Требования к содержанию предупреждения:

— указание обоснованных причин;

— указание даты, с которой изменяются существенные условия труда (с расчетом — установленных сроков).

3. Обоснованные причины изменения существенных условий труда:

— производственные,

— организационные,

— экономические,

— причины неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя.

Примеры обоснованных причин (согласно ч.2 п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»):

• рационализация рабочих мест;
• изменение техники и технологии производства;
• введение новых форм организации труда;
• совершенствование рабочих мест на основе аттестации;
• введение новых форм организации труда.

Примеры других обоснованных причин перехода на дистанционный труд:

• снижение затрат на содержание рабочих мест;
• повышение производительности труда в условиях отсутствия необходимости для работника тратить время на дорогу и т.п.

Обязательные условия трудового договора (дополнительного соглашения) с работником, выполняющим работу дистанционно:

• указание на то, что работа является дистанционной (ч.1 ст.307−2 ТК);
• условия обмена между нанимателем и работником электронными документами или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора (ч.3 ст.307−1 ТК);
• порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ч.3 ст.307−2 ТК);

• способы и периодичность рабочих контактов работника с нанимателем (ч.5 ст.307−2 ТК);
• режим рабочего времени и времени отдыха работника либо указание на то, что данные условия определяются работником;
• организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня (ч.2 ст.307−4 ТК).

Дополнительные условия трудового договора (дополнительного соглашения) с работником, выполняющим работу дистанционно:

• обязанность работника использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем (ч.2 ст.307−2 ТК);
• дополнительные к предусмотренным требованиями по охране труда обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ч.2 ст.307−3 ТК).

ВАЖНО

Заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника. Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника (ч.1 ст.307−2 ТК).

Место заключения трудового договора (дополнительного соглашения) с условием о выполнении работы дистанционно: место нахождения нанимателя.

Случаи ограничения дистанционной работы

Оформить дистанционную работу можно не для любого сотрудника. Вот исключения:

1) Трудовая функция предполагает работу с документами, которые должны храниться у нанимателя либо в особых условиях (кадры, бухгалтерия и т.п.):

• трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты): передаются на хранение нанимателю, хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (пп.79, 80 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40);
• первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности: при хранении должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа (ст. 18 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности»);

• документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующиеся в процессе деятельности (ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

2) Вид работ может выполняться только на территории нанимателя (работы по обслуживанию склада, кассы и т.п.): для приема, хранения и выдачи наличных денег организации должны иметь кассу, т.е. помещение или место приема, выдачи, хранения наличной иностранной валюты и (или) наличных белорусских рублей, кассовых документов (абз.4 ч.1 п. 2 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117).

Смешанный режим работы

Особенности:

• работник имеет рабочее место;
• работник время от времени осуществляет работу вне своего рабочего места.

Где фиксируется режим смешанной работы:

• трудовой договор;
• локальный правовой акт нанимателя.

Место выполнения работы:

• частично вне помещений нанимателя, частично в помещениях нанимателя

Комбинация трудовых договоров

Особенности: 2 отдельных трудовых договора с одним работником.

Трудовой договор 1 по основному месту работы: не более полной нормы рабочего времени, с предоставлением рабочего места, общие нормы законодательства о труде.

Трудовой договор 2 по совместительству: не более половины полной нормы рабочего времени, без предоставления рабочего места, особенности регулирования дистанционной работы.

Плюсы и минусы «дистанционки» для нанимателя

Плюсы «дистанционки» для нанимателя:

• не нужно организовывать рабочее место;
• не нужно проводить специальную оценку условий труда.

Минусы «дистационки» для нанимателя:

• трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
• есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
• сложно уволить за прогул.

Вывод для нанимателя:

• Стоит определить, какая работа будет дистанционной.
• Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми условиями «дистанционки» и детальному описанию должностных обязанностей.
• Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю.