8 причин автоматизировать управление складом

«Автоматическая система управления складом может увеличить скорость обработки складских операций и процесса инвентаризации, а также поможет сократить время на сборку заказа и упростить документооборот», — считает эксперт компании «Первый Бит» по автоматизации бизнес-процессов в складской логистике Даниил Бор. Он поделился с «Про бизнес» главными проблемами в работе со складом, которые сигнализируют бизнесу, что необходимо что-то менять.

— Тема оптимизации процессов в логистике уже не первый год является ключевой для бизнеса. И если театр начинается с вешалки, то логистика — со склада. Компании внедряют автоматизацию и роботизацию бизнес-процессов, чтобы повысить эффективность работы склада.

Однако, на этом пути немало подводных камней, которые стоит учесть в своей работе. Вот восемь главных проблем при работе со складом и способы их решения:

1. Расхождения по остаткам на складе, не хватает продукции на отгрузку

С подобным кейсом зачастую обращаются компании, специализирующиеся на изготовлении пищевой продукции. После проведения аудита выясняется, что на этапе приемки нефасованной продукции с производства не производится ее перевешивание. Как следствие — на выходе в ячейках на складе не хватает определенного количества продукции.

Решение: провести экспертный аудит и добавить недостающие бизнес-процессы в перечень обязательных.

2. Нехватка места на складе

Обычно на складе есть определенные ячейки для размещения продукции одного типа. При поступлении разных партий одной номенклатуры может сложиться ситуация, когда все эти слоты забиты. А продукция стоит в проходах в то время, как свободные ячейки для других категорий пустуют.

Решение: сделать хаотичное размещение согласно ABC-анализу без определенного прикрепления к ячейке категории товара. Также можно дополнительно настроить процедуру уплотнения. Таким образом, незарезервированный товар будет выгружаться и перемещаться в свободную зону хранения, а место на складе освободится.

3. Переезд на другой склад

Компании часто сталкиваются с ситуацией, когда запланирован переезд на новый склад, а имеющийся у них еще не автоматизирован, отсутствует адресная система хранения. Это приводит к дополнительным ресурсным затратам.

Решение: внедрить автоматизированную систему управления на текущем складе, настроить бизнес-процессы, а уже потом масштабировать настроенные контуры на новый склад. Таким образом к моменту переезда уже будут обкатаны все бизнес-процессы для обеспечения бесперебойной работы нового склада и видны все остатки со старого.

4. Несвоевременность подпитки ячеек

Процесс подпитки ячеек предназначен для поддержания требуемого количества товара в зоне пикинга. Для своевременного пополнения ячеек необходима полная и достоверная отчетность об остатках в ячейках. Если не следить за этим процессом, возможен срыв графика отгрузок заказов клиентов, особенно в сезон.

Решение: в WMS-системе можно настроить отчет, отображающий количество остатка в ячейках, что позволит своевременно осуществить процесс подпитки
ячеек для поддержания требуемого количества товара в зоне пикинга за счет перемещения недостающего количества из ячеек хранения.

5. Длительный процесс сборки заказов

Когда объемы заказов растут, может увеличится и время их сборки. По этой причине даже самые организованные и замотивированные сотрудники не могут выполнить работы больше, чем позволяет человеческий организм. Если требовать невозможного, вероятность ошибок будет расти в геометрической прогрессии.

Увеличение штата может решить эту проблему, но эффективность такого способа будет сомнительной. Рост заказов — явление сезонное. Что делать с дополнительными сотрудниками склада в более спокойное время, когда объемы уменьшатся?

Решение: чтобы оптимизировать работу склада в сезон роста продаж, можно использовать систему маркировки склада. Например, каждую ячейку на складе пронумеровать согласно индексу: Секция-Ряд-Стеллаж-Ярус-Позиция. Промаркировать ячейки возможно с помощью термотрансферных стикеров с нанесенным штрих-кодом.

Согласно разработанной концепции, склад разделяется на технологические зоны: приемки, упаковки, отгрузки, хранения и подпитки, где планируется размещение товаров в ячейках по приоритетности. Ходовой товар занимает ликвидные ячейки склада, что позволяет сократить время на сборку заказов.

Опыт компании ITECS Group

После проведения в компании автоматизации процесс инвентаризации ускорился почти в два раза, также система управления складом помогла сократить время на сборку товара. На данный момент склад может обеспечить до 200 отгрузок в день даже с недоукомплектованным штатом, что на 25% больше до внедрения WMS.

6. Увеличилась стоимость обработки заказов

При работе с клиентами в равной степени важны два фактора: точный подбор позиций из заказа и своевременная доставка. Нарушение любого из них ведет к увеличению стоимости заказа.

Если компания некорректно укомплектовала заказ, то это дополнительные расходы на возврат и замену, а также имиджевые потери компании. При ручном режиме обеспечить точный подбор позиций сложно. Исключить вероятность появления ошибок из-за человеческого фактора практически невозможно.

Решение: подобрать инструмент для автоматизации складских процессов, программное обеспечение, которое будет гибким и адаптивным под текущие бизнес-процессы, с возможностью доработки под развитие бизнеса.

Проект по внедрению системы управления складом, как правило, проходит в несколько этапов:

• предпроектное обследование;
• планирование этапов работ;
• внедрение системы управления складом;
• доработка базового функционала программы под текущие бизнес-процессы.

После внедрения доработанной системы управления складом разрабатываются инструкции и чек-листы для пользователей. Затем система запускается в промышленную эксплуатацию и передается на сопровождение.

Опыт компании «БМ Инструмент»

После внедрения системы управления складом в компании вдвое сократилось количество претензий от клиентов. Ускорены процессы приемки, комплектации и отгрузки заказов, сократились затраты (пересорт, недостачи), связанные с ошибками персонала. Увеличилась скорость приемки товаров на склад в два раза при сокращении количества ручных операций.

7. Непрозрачный расчет KPI персонала на складе

Мотивация сотрудников крайне важна. Этот фактор также помогает работать складу эффективнее. В основе мотивации должна лежать система, понятная всем сотрудникам. В этом случае она будет побуждать каждого выполнять задачи и добиваться результатов.

Отсутствие прозрачности в расчете объемов выполняемой работы снижает мотивацию сотрудников.

Решение: для расчета KPI можно использовать диаграмму результативности в WMS-системе, чтобы оценить, кто из сотрудников был наиболее эффективен за текущий период. Это упростит расчет KPI и начисление премии. Данные будут представлены в разрезе складских операций.

8. Длительный простой склада во время инвентаризации

Инвентаризация «по старинке» с помощью карандаша, бумаги и ручного пересчета может занимать дни или даже недели. Чаще всего требуется полностью закрыть склад, что вполне закономерно приведет к убыткам. К тому же, необходимо оплачивать персоналу дополнительные трудозатраты.

Кроме того, инвентаризация в ручном режиме неизбежно влечет за собой ошибки, вызванные человеческим фактором. В результате невнимательности одного сотрудника может появиться псевдопересортица, мнимые излишки и ошибочная недостача.

Решение: Процесс инвентаризации также можно автоматизировать. На этапе моделирования складского технологического процесса необходимо отрисовать оптимизированную топологию складских стеллажей, затем внедрить систему управления складом. А далее уже оптимизировать маршруты техники и персонала, провести обучение сотрудников по выполнению задач инвентаризации с использованием мобильного терминала сбора данных. Процесс инвентаризации ускорится минимум в два раза.