Бухгалтер в штате или на аутсорсе? Разбираемся, что выгоднее для бизнеса

Средний и малый бизнес все чаще передает ведение бухгалтерского и кадрового учета на аутсорс. Действительно ли такой вариант является оптимальным? Или все же бухгалтер в штате — незаменимая единица? О том, что выгоднее для бизнеса, поговорили с налоговым консультантом, главным бухгалтером и учредителем бухгалтерского агентства «АССЕНТР» Марией Ереминой.

ТОП причин для перехода компании на аутсорсинг бухгалтерии:

1. Экономическая целесообразность. Не нужно содержать рабочее место бухгалтеров, покупать специфическое ПО для ведения учета. Это снижает затраты компании.
2. Страховка от непредвиденных ситуаций. Штатный бухгалтер может уйти на больничный, в отпуск, внезапно решить переехать — и его некем будет заменить.
3. Защита от человеческого фактора. В случае ошибки ответственность будет нести именно компания, оказывающая услуги.
4. Экономия времени и ресурсов руководства. Аутсорсинг целиком берет все процессы на себя и не требует вмешательства и регулярного контроля.
5. Компетенции. Команда бухгалтеров работает качественнее, чем один специалист и может предложить больше компетенций в различных сферах.
6. Электронный документооборот. Бизнесу бывает сложно наладить его самостоятельно. Аутсорсинговая бухгалтерия берет на себя всю работу, не оставляя белых пятен, — клиенту остается только подписать документы.
7. Упрощение коммуникаций. В аутсорсинговой компании одно контактное лицо, через него ведется коммуникация.

«Я как специалист могу больше — и предложить, и получить»

— Мария, вы сами несколько лет работали главным бухгалтером в крупной компании, а затем решили создать бухгалтерское агентство. Почему?

— В профессии я с 2006 года, стала работать сразу после университета. И очень скоро выяснилось, что у бухгалтера в штате внезапно появляется масса дополнительных обязанностей, которые в его компетенции в целом не должны входить. Например, мне часто поручали составлять договоры — а я ведь не юрист, могу пропустить важные нюансы. А к этому еще добавлялось: отправь счет, получи почту, встреть посетителей, помой полы…

В 2007—2008 году в Беларуси понемногу начало зарождаться такое явление как аутсорсинг бухгалтерских услуг. И я начала интересоваться этим направлением, изучать, как это может быть устроено.

Тогда бизнес воспринимал аутсорсинг бухгалтерии как нечто новое, но рискованное и непонятное.Потому что было привычно, что есть условный бухгалтер Мария, которая сидит в кабинетике, получает фиксированную сумму, не особо возмущается, поэтому ее нагружают дополнительными функциями, чтобы платить было не так обидно.

Уже в тот момент, несмотря на сопротивление новинке на рынке, мне больше импонировала именно тема аутсорсинга. Я видела, что бухгалтер для бизнеса может быть эффективнее, более квалифицированным, гораздо более ценным. Если специалист будет заниматься исключительно своим профильным функционалом, он сможет быть уникальным глубоким экспертом, чьи навыки будут востребованы гораздо больше. Я могу больше — и предложить, и получить.

Тогда родилась идея оказывать бухгалтерские услуги на аутсорсе. Я уволилась, открыла ИП и начала вести своих первых клиентов. Тогда я работала только самостоятельно. Но скоро увидела возможность для роста и масштабирования — в 2019 году получила аттестат в качестве налогового консультанта, а в 2020 привлекла первых наемных специалистов. И сейчас у меня уже полноценное ООО «АССЕНТР», при этом я также работаю лично как ИП с клиентами, которые со мной уже многие годы.

— Неужели компании не проще работать с обычным бухгалтером?

— Практика показывает, что более оптимальное решение — обратиться к компании за аутсорсингом, нежели нести все риски самостоятельно. Поэтому компании обращаются к нам — один специалист не всегда решает все задачи, которые стоят перед организацией.

Наша задача — не просто сделать аутсорсинг бухгалтерии, а подойти к вопросу комплексно. Мы можем предложить и бухгалтерский учет, и налоговые консультации, формирование корпоративных отчетов. И все эти процессы будут между собой согласованы. Мы осуществляем консалтинг, у нас есть команда налоговых специалистов и юристов.

Один штатный специалист сам по себе не может предложить такой уровень сервиса и поддержки на всех этапах. Мы же работаем так, чтобы клиент даже не думал, куда ему идти и что делать. Руководители сохраняют свое спокойствие и силы, им нет нужды отвлекаться от бизнеса. Мы стоим за спиной клиента, поддерживаем, предлагаем взвешенные решения.

«Не нужно больше думать: чем бы занять бухгалтера, чтобы оклад „отбивался“»

— Бухгалтерия на аутсорсинге — это для кого? Каким компаниям такой вариант подходит?

— Обычно в крупных компаниях все-таки есть собственный бухгалтерский отдел. Это разумно, потому что в большой компании есть загрузка для нескольких специалистов, которые будут досконально знать специфику деятельности.

Но что касается малого и среднего бизнеса — все чаще организации и предприниматели делают выбор в пользу аутсорсинга. Для них это оптимальный вариант, как показывает практика.

Среди наших клиентов, есть и ИП, и небольшие компании со штатом до 20 человек, и организации крупнее. Причем, сферы деятельности самые разные: оптовая и розничная торговля (особенно много у нас компаний, которые торгуют на маркетплейсах), e-commerce, общепит (кафе и кофейни), сфера услуг (СТО, рекламные услуги).

— Почему аутсорсинг может быть более удобным для бизнеса, чем штатный бухгалтер? Ведь, наверное, проще, когда специалист всегда «под рукой»?

— При аутсорсинге попросту не нужна штатная единица в компании. А это значит, что бизнесу больше не надо придумывать, чем бы еще занять бухгалтера, чтобы его оклад «отбивался». Его не придется сокращать и переводить на полставки, ему не нужно платить премии и отпускные.

Бухгалтерия на аутсорсе избавляет от массы человеческих факторов. Например, штатный сотрудник может уйти в отпуск, на больничный, в декрет… что-то может случиться, а бизнесу срочно надо. С аутсорсингом такой проблемы не возникнет.

К примеру, в «АССЕНТР» бухгалтерия разделена на так называемые участки, на каждом из которых работает группа сотрудников, которые друг друга подменяют.

Клиент не контактирует с каждым сотрудником напрямую — у него только одна точка входа.А внутри на самом деле кипит работа, задействовано сразу несколько специалистов.

— Бухгалтер в штате получает оклад, можно стабильно планировать затраты. Аутсорсинг может быть выгоден в плане расходов бизнеса?

— Компания платит аутсорсинговой компании всегда только за фактически выполненную работу. Стоимость услуг — средняя по рынку. Она формируется, исходя из фактического объема выполненной работы. Это легко проверить по любой программе, в которой ведется учет. Мы бесплатно предоставляем клиенту доступ для его удобства.

Компания не заплатит ничего сверх того, что было оговорено и фактически выполнено.Я не хотела бы сказать, что штатный бухгалтер получает деньги ни за что. Скорее даже наоборот, бухгалтеры в штате выполняют массу побочных задач, которые редко учитываются. Но бухгалтерии на аутсорсинге не нужно организовывать рабочее место в офисе, покупать компьютер и оргтехнику, давать социальные гарантии, покупать специализированный софт, оплачивать сервер и т.д. Потому что это все — на нашей стороне.

«Минимум двойной, а то и тройной контроль»

— Чуть ранее вы говорили о компетенциях. Может ли бизнес доверять бухгалтерии на аутсорсинге? Ведь компания не знает по сути, кто для них работает и насколько он профессионален?

— Штатный бухгалтер — это опять же человеческий фактор. Зависит от человека, как он прокачивается, учится, поддерживает актуальность знаний. В случае с аутсорсингом компания застрахована от истории, когда бухгалтер чего-то не знает, не успел, не освоил.

У нас, например, два штатных налоговых консультанта. Мы по законодательству обязаны проходить переподготовку два раза в год. В отличие от штатного бухгалтера, которому, допустим, не оплатили курсы, мы их проходить обязаны. По итогу выдается свидетельство, которое передается в МНС. Если мы своевременно не пройдем обучение, то не будем иметь права оказывать услуги.

Второй момент — что за нами активно бдит МНС. Мы обязаны правильно и своевременно отслеживать все законодательные изменения и учитывать их в своей работе.

Я лично как руководитель определила, что у нас будет уделено особое внимание обучению, повышению квалификации. Введен минимум двойной, а то и тройной контроль. Например, один бухгалтер вносит в систему документы, второй бухгалтер, который готовит по этим документам отчеты, проверит корректность. А затем главный бухгалтер — проверит все от и до. Это значительно сокращает вероятность ошибок.

— А что касается надежности аутсорсинга? Если вдруг будет допущена ошибка или нарушение, кто будет нести ответственность?

— Мы, как налоговые консультанты, обязаны получить налоговый страховой полис. На данный момент наша компания застрахована на 45 000 бел. руб. Мы несем ответственность, если неправильно предоставили декларации. Если ошибка произошла на нашей стороне, то последуют штрафные санкции от МНС, мы их возмещаем клиенту или оплачиваем непосредственно самостоятельно.

Даже если мы что-то не так посчитали, не так внесли, то в любом случае это исправим, либо компенсируем расходы.Но вот налоги клиенту придется заплатить самому. Это обязательство компании в рамках ее деятельности.

— Бухгалтера в компании часто воспринимают еще и как советника по делам финансов. Бухгалтерия на аутсорсинге способна выполнять эту роль?

— На самом деле клиенты часто обращаются к нам за консультациями и рекомендациями. Например, ИП продает изделия из дерева на маркетплейсе, а потом решил еще и обучать созданию таких изделий. Мы обдумали и обсудили, какая форма юрлица будет оптимальна, какая налоговая система ему доступна законодательно. По итогу составили план того, что нужно сделать, чтобы корректно оказывать такие услуги.

Если мы сами не владеем нюансами и спецификой какого-либо рода деятельности, то обязательно подскажем коллег на рынке, которые качественно помогут разобраться. Есть некоторые специфические сферы — например, все, что связано с криптовалютами, работой в составе ПВТ, беттинга и гемблинга. Если клиент попросит нас, мы отправим документы коллегам, которые специализируются в данных сферах.