Босс за границей. Как управлять командой в удаленном формате?

Карина Кудина — бизнесвумен и создательница бренда женской одежды и нижнего белья LoveLace. Сейчас в ее команде работает 30 человек, а в месяц компании удается реализовать тысячи изделий. Бренд стал популярен не только у белорусок, поэтому сейчас Карина готовится к запуску студии на Бали, где проводит по несколько месяцев каждый год. Но как управлять бизнесом, когда ты за тысячи километров? В совместном проекте с «Яндекс 360 для бизнеса» мы поговорили с Кариной о том, как избежать хаоса в процессах, когда ты — «босс на удаленке».

То, что нужно бизнесу, который работает с распределенными командами и сотрудниками на удаленке!

Яндекс 360 для бизнеса — это онлайн-офис для компании с целым комплексом сервисов: от корпоративной почты и календаря для планирования встреч до редактора документов и системы управления проектами — все в одном месте.

Компания может надежно хранить на Диске любую важную информацию: от рабочих файлов до официальных документов. Сотрудники получают удобные инструменты для коммуникаций: помимо почты — мессенджер для быстрого общения и сервис для видеовстреч. А корпоративную базу знаний и нужную информацию можно хранить на сервисе Вики.

Все это позволяет бизнесу эффективно работать даже с распределенными командами, когда сотрудники находятся в разных городах и даже странах. Пользоваться сервисами можно на любом устройстве — без рекламы и навязчивых предложений.

Сейчас Карина работает сразу на две студии — одна в сентябре начала работу в Минске, другая — на Бали. Поэтому регулярные поездки туда-сюда девушке обеспечены.

К счастью, уже удалось выстроить рабочую систему коммуникаций и бизнес-процессов, которая поддерживает управление командой даже если собственник за тысячи километров и разницей во времени в несколько часов.

За границей 8 месяцев в году, а компания — растет

— Карина, расскажите, как часто вы работаете удаленно от своей команды?

— Я довольно часто работаю удаленно. Для меня и моей команды это уже норма. Впервые я попробовала такой формат в 2019 году. Тогда я уехала на Бали всего на 2 месяца. Но в 2020 году я провела за пределами Беларуси уже полгода. Так мои «зимовки» повторялись, стали уже регулярными. И срок моего отсутствия в Минске вырос до 8 месяцев в году.

Отмечу, что мои отъезды — это не совсем путешествия или отдых.

Я работаю удаленно. И провожу за работой не меньше, а иногда и больше времени, чем когда я физически нахожусь в Минске.Сейчас я сама хочу побыть в Беларуси подольше. Мои поездки стали немного короче — я нахожусь в отъезде 4−5 месяцев в году. Но даже если я не провожу по полгода в Азии, удаленная работа все равно часть жизни нашей компании. Поездки помогают мне находить вдохновение и новые идеи, знакомства, иногда даже инвесторов. поэтому моя команда точно знает, что мои поездки — это для развития.

— Что было с компанией в периоды вашего отсутствия? Какие обязанности оставались на вас?

— К счастью, моя компания только росла и развивалась. Надеюсь, так будет и дальше, потому что и я, и моя команда делаем очень многое для этого.

Что касается обязанностей, то они были практически такими же, как когда я в Минске.
Например, на мне — контентная часть. Я занимаюсь ей и в Беларуси, и на Бали. И в Азии это может у меня получаться даже круче, благодаря экзотическим пейзажам, крутым фотографам мирового уровня, вдохновению от новых мест, людей, впечатлений. Как показывает практика, у съёмок на Бали охваты — выше. Потому что в Беларуси серая осень-зима, а там яркие краски. Как раз то, чего не хватает!

Также на мне часть креативная — я придумываю дизайн комплектов белья или одежды, отправляю свои эскизы и видение команде, а затем получаю образцы, вношу корректировки и только потом одобряю к производству коллекцию.

И, конечно, без ложной скромности, я не только глава, но и душа компании. От того, какие новые идеи придут мне во время поездок, зависит будущий успех бизнеса.Поэтому моя задача — напитываться, смотреть, вдохновляться. Чтобы потом отдавать эту энергию в бренд.

— По вашему опыту, что позволяет эффективно выстраивать все процессы, когда вы находитесь далеко от команды?

— На мой взгляд, очень многое зависит от команды. Я очень тщательно подходила к ее формированию, поэтому уверена в тех людях, которые работают в LoveLace. У меня сильная команда женщин! Они прекрасно знают, что делать, даже без моего непосредственного присутствия.

Но, конечно, все не может быть идеально на 100%. Бывают моменты, которые требуют прямого моего участия. Например, у меня есть правило: я всегда лично отсматриваю образцы тканей, фурнитуры и материалов, а затем тестирую наши модели белья. Поэтому мы в первую очередь наладили процесс отправки на Бали «чемоданов», доверху заполненных образцами. Поначалу мы искали людей, которые полетят на Бали и будут готовы взять с собой дополнительный багаж. Но потом оптимизировали этот процесс: нашли логистическую компанию, которая обеспечивает быструю и аккуратную доставку. И это обходится всего в 30$ за килограмм.

Я в целом считаю, что нужно постоянно искать возможности. Сегодня для бизнеса доступна масса сервисов, которые облегчают работу, делают ее более результативной. Главное ими пользоваться, не игнорировать доступные опции.

4 принципа эффективной удаленки для босса

— Как вы с командой выстраиваете процессы и распределяете обязанности в те периоды, когда вы в другой стране?

— Все уже давно выстроено. Я годами формировала процессы так, чтобы мое отсутствие воспринималось как норма. Поэтому бизнес не останавливается с моим отъездом, все идет в штатном режиме.

Есть несколько основных принципов, на которых строится работа в мое отсутствие:

• Четкие коммуникации. У нас с командой, конечно, есть чаты, в которых мы оперативно обсуждаем важные вопросы и задачи. Мне достаточно открыть чат, чтобы быть в курсе основных событий, быстро дать какие-то ответы и поручения. Также помимо чатов мы регулярно проводим онлайн-звонки с командой или отдельно с топ-менеджерами в моей компании, которые отвечают за ключевые аспекты деятельности.
• Доступ к информации. Я в любой момент могу получить нужные мне данные — будь то информация об остатках позиций и материалов или данные о продажах за квартал. Для этого мои сотрудники формируют качественную отчетность, которая в любой момент будет у меня под рукой.
• Открытость и поддержка. Да, любой бизнес — непростое дело. Он часто отнимает много сил, слез и нервов. Поэтому важна поддержка команды. Причем как сотрудникам с моей стороны, так и в мне от них. Это взаимный процесс.
• Мозговые штурмы. Я практикую их как с командой, так и самостоятельно. Например, если я получаю информацию о том, что продажи в этом месяце не такие, как мы ожидали, и нужно срочно нарастить выручку, я устраиваю мозговой штурм. Это своего рода челлендж для меня как босса. Найти много вариантов как достичь цели и пробовать их все. Например, у меня был месяц, в течение которого я ежедневно внедряла какую-то свежую маркетинговую фишку, которую мы не использовали ранее. И это дало колоссальный результат.

— Какие инструменты вы с командой используете, чтобы эффективно работать в формате «удаленного босса»?

— Главный инструмент для нас — чаты в мессенджере, который для всех удобен. Это простая и эффективная форма коммуникации, которая одновременно не напрягает и помогает оперативно решать вопросы.

Для меня хорошо работает функция отложенных сообщений: я могу записать что-то рано утром на Бали и запланировать отправку на 10 утра по минскому времени.Мысль не потеряла и никого не разбудила. Также я не пишу без острой необходимости в выходные.

Также мы регулярно проводим онлайн-видеовстречи, чтобы обсудить лично некоторые вопросы и просто пообщаться с командой. Это настраивает всех на нужный лад и создает полное ощущение моего личного присутствия. Здорово, что сервис видеоконференцсвязи уже прочно вошел в повседневную жизнь большинства сотрудников. Это делает удаленку намного более эффективным форматом.

— С какими основными сложностями в управлении командой вы сталкиваетесь, когда находитесь далеко?

— Сложнее всего создавать новые модели белья в онлайн-формате. Выбирать сочетания цветов и материалов, опираясь на цветопередачу камеры — не очень эффективно.

В Минске этот процесс отнимает у меня немного времени. Я просто приезжаю на наше производство, рассматриваю и тактильно оцениваю все материалы и составляю комбинации, которые, на мой взгляд, понравятся нашим клиенткам.

Когда я прошу команду сделать это вместо меня, у них тоже получаются интересные варианты. Но у меня уже есть многолетний опыт, насмотренность и понимание того, что «зайдет», а что не вызовет интереса. Наша фишка — это контрасты. Но контрасты — это еще и риск. Все-таки видение собственника в малом и среднем бизнесе играет огромную роль. И устраниться из этого процесса — значит, потерять изюминку нашего бренда, его особый стиль. На это я не готова!

— А разница во времени не проблема?

— Разница во времени — это отлично! Например, с Бали разница составляет 5 часов. Это значит, что пока Минск еще спит, у меня есть 5 часов пожить, почувствовать что-то еще, помимо работы. Я могу отдохнуть, сходить на массаж или куда-то съездить.
В моем случае разница во времени никак не влияет на эффективность.

Мы с командой планируем онлайн-звонки так, чтобы это было удобно и мне, и им. Для них это будет утро, для меня — вечер. Все довольны!Что касается публикации контента с разницей во времени. Во-первых, многие публикации планируются заранее. Это нормальная практика для брендов иметь контент-план на многие дни, недели и даже месяцы вперед. Во-вторых, в Минске я начинала заниматься контентом к 12−13 часам, на Бали при разнице во времени это будет значительно раньше. А значит, клиентки будут видеть нас уже с самого утра — по моему это супер-эффективно.

«Не стесняюсь выйти в сторис со слезами на глазах»

— Как вы контролируете сотрудников?

— Мне это не нужно! Я уже давно ни за кем не слежу. В моей команде, к счастью, очень низкая текучка. Люди работают уже по 4−5-6 лет. Я знаю, что могу всецело им доверять. Они взрослые и ответственные люди. Другие у меня не задерживаются.

— Но вы отмечали, что только при вашем личном участии в маркетинге LoveLace продажи растут и поддерживаются на высоком уровне. На ваш взгляд, почему это так?

— Да, аналитика показала: когда я занимаюсь маркетингом и контентом, показатели бренда растут — продажи, выручка, средний чек. Как только этими задачами занимается другой специалист — начинается стагнация. Мы пробовали много разных специалистов, очень талантливых и ответственных. Но результат всегда одинаковый.

Возможно, дело в энергии и харизме собственника. А может быть в том. что я много лет активно изучаю маркетинг, причем мировой опыт и конечно, фокусируюсь на своей сфере. Это узкая компетенция, которую искусственно не создашь. Она формируется только органически.

Поэтому с апреля этого года я полностью забрала на себя весь маркетинг по компании. И результат очевиден:

• расходы на маркетинг снизились в 2 раза, потому что я эффективно использую маркетинг без бюджета;
• снизилась себестоимость производства контента, т.к. я снимаюсь сама;
• выросли продажи продукции и средний чек;
• произошел приток новых клиентов;
• выросли охваты наших публикаций в Instagram.

—  Удается ли вам поддерживать дух команды, когда вы находитесь далеко? За счет чего это удается делать?

— Нужно чаще благодарить свою команду в целом и лично сотрудников. Важно делать комплименты, причем отмечать не только рабочие заслуги. И обязательно нужно показывать сотрудникам их роль в компании, объяснять, почему их работа важна, на что она влияет, как от каждого их действия зависит общее дело. Сделать приятный подарок своим коллегам — тоже часто не лишнее.

Иногда поддерживать дух нужно и мне самой. Я не стесняюсь выйти в сторис со слезами на глазах, когда тяжело. И очень благодарна, когда получаю поддержку от команды и подписчиков.

Любому руководителю важно научиться отмечать заслуги своих сотрудников. Я стараюсь это делать и постоянно этому учусь. Конечно, в запаре думаешь не о благодарностях, а об эффективном траблшутинге. Но важно в какой-то момент выдохнуть и вернуться к своим людям и напомнить им, как вы их цените и любите.

Находитесь в любой точке мира и организуйте работу своей компании с Яндекс 360 для бизнеса:

• Работа где угодно и на любых устройствах;
• Интеграция в сторонние продукты и приложения по API;
• Удобный переход между сервисами Яндекс 360 для бизнеса;
• Широкий набор инструментов администрирования;
• Закрытый контур организации для безопасности данных;
• Гибкие тарифы для разных масштабов компаний;
• Масштабирование и развитие решений с учётом целей вашего бизнеса.