Управление бизнес-процессами: что нужно делать, чтобы в компании все работало как часы

Когда ваш бизнес перерастает стадию стартапа, управлять им «по наитию» становится опасно. Масштабирование бизнеса невозможно без управления бизнес-процессами (процессного управления). Это система, которая делает компанию прозрачной, управляемой и быстрорастущей. Максим Ефимович, директор ООО «Электронная экономика», поделился с «Про бизнес» своим опытом работы по автоматизации бизнес-процессов. Вместе с экспертом разбираемся в бизнес-процессах, ошибках в управлении ими и знакомимся с успешными кейсами.

Какие бывают бизнес-процессы

Чтобы компания системно росла, нужно понимать, какие процессы в ней приносят деньги, а какие — тихо и незаметно обеспечивают работу. Представьте, что ваш бизнес — это автомобиль. Одни процессы — это двигатель, который толкает его вперед. Другие — тормоза, рулевое управление и бензобак, без которых далеко не уедешь.

Давайте разберемся, какие бывают бизнес-процессы, на примере автомобиля:

1. Основные бизнес-процессы — это ваш двигатель.

Они создают ценность для клиента и генерируют выручку. Сюда входит все, за что вам платят: производство товара, продажи, оказание услуг и послепродажное обслуживание.

2. Вспомогательные процессы — это системы жизнеобеспечения.

Они не приносят денег напрямую, но без них бизнес встанет. Это работа IT-отдела, бухгалтерии, юристов, HR и административно-хозяйственной части.

3. Управленческие процессы — это руль и приборная панель.

С их помощью вы определяете курс, контролируете скорость и следите, чтобы автомобиль не съехал с дороги. Сюда относится стратегическое планирование, постановка целей, бюджетирование и анализ результатов.

4. Процессы развития — это апгрейд и тюнинг.

Они отвечают за будущее: внедрение новых технологий, запуск продуктов, оптимизацию и автоматизацию. Это инвестиции в завтрашний день. Какие бизнес-процессы нужно улучшить в первую очередь? Есть простое правило: анализировать и улучшать в первую очередь те, которые влияют на клиентов. Не важно — это внешний покупатель или внутренний коллега из другого отдела

Почему все пошло не так, когда вы пытались управлять бизнес-процессами?

Энтузиазма и желания «навести порядок» в бизнес-процессах часто недостаточно. Без четкого плана и понимания, зачем это нужно, проект по внедрению процессного управления обречен. Вот 5 основных ошибок, которые превращают управление бизнес-процессами в бюрократический кошмар.

Ошибка 1. Автоматизация хаоса

Самая частая и дорогая ошибка — попытка автоматизировать невыстроенные процессы.

В чем проблема: компания покупает модную CRM или ERP-систему, чтобы «сделать как у всех». Но если ваши бизнес-процессы не описаны и не оптимизированы, вы просто переносите старый хаос в цифровую среду. Получается, что вы лишь фиксируете проблему.

К чему приводит ошибка: дорогая система не работает, сотрудники ненавидят новые инструменты, а руководство разочаровывается в самой идее процессного подхода к управлению компанией.

Ошибка 2. Автоматизация без цели, ради галочки

Если нет ответа на вопрос «Зачем мы это делаем?», проект не имеет цели.

В чем проблема: руководитель говорит: «Нам нужны процессы». Но не ставит цель. Без измеримого результата команда теряет мотивацию.

К чему приводит ошибка: реальных улучшений в бизнесе нет, а процессное управление начинает ассоциироваться с бессмысленной работой.

Ошибка 3. Руководитель «не в теме»

Выражается эта ошибка в том, что руководитель не погружается во внедрение управления бизнес-процессами, а поручает всем среднему менеджменту.

В чем проблема: только топ-менеджер обладает полной картиной и авторитетом, чтобы преодолевать барьеры между подразделениями компании и перераспределять ресурсы. Если топ не участвует в ключевых обсуждениях и не демонстрирует личную вовлеченность, проект теряет поддержку и вес.

К чему приводит ошибка: начинается саботаж со стороны подразделений компании, а назначенный ответственным средний менеджер сталкивается с сопротивлением, которое не в силах преодолеть.

Ошибка 4. Игнорировать ситуацию, когда команда против системы

Сотрудники — не винтики. Их нельзя просто заставить следовать новым инструкциям.

В чем проблема: руководство разрабатывает идеальные регламенты, но не объясняет сотрудникам, зачем нужны изменения и что это даст лично им. Люди не понимают новых правил, боятся, что их работа станет сложнее, или что их функции сократят.

К чему приводит ошибка: тихий или открытый саботаж. Сотрудники формально соблюдают правила, но находят обходные пути, сводя на нет все усилия.

Ошибка 5. Процесс ради процесса, нет видения результата

Если вы не можете измерить эффект от изменений, значит, его нет.

В чем проблема: компания внедряет процессы, но не внедряет систему метрик (KPI), чтобы отслеживать «до» и «после». Было ли улучшение? Стали ли мы работать быстрее, дешевле, качественнее?

К чему приводит ошибка: невозможно доказать успех или неудачу проекта. Нет данных для дальнейших улучшений. Управление процессами превращается в самоцель. Главная ошибка — начинать управление бизнес-процессами с инструментов, а не с целей. Сначала спросите себя: «Какую бизнес-боль мы хотим решить?». Только потом подбирайте методики управления бизнес-процессами и софт. И помните: процессный подход — это в первую очередь про изменение мышления, и лишь потом — про схемы и регламенты.

Примеры кейсов: как автоматизация процессов изменила три компании

Теория и красивые схемы ничего не стоят без реальных результатов. Мы собрали три примера из практики, которые наглядно показывают, как грамотное внедрение процессного подхода и автоматизации процессов помогает компаниям работать эффективнее.

Кейс 1: ООО «Электронная экономика»: результат работы важнее отработанных часов

Было: классическая проблема IT-компании — сотрудники получали зарплату за отработанные часы, а не за результат. Клиенты возмущались: «Затраты идут, а результата нет! Объясните, за что мы платим?». Система мотивировала растягивать задачи, а не решать их эффективно.

Решение: компания совершила революцию в управлении: перешла от учета времени к управлению по задачам. Теперь сотрудникам ставится план из задач. Выполнил быстрее — премия. Потратил больше времени — команда разбирается в причинах.

Результат:

• рост эффективности: сотрудники мотивированы работать быстрее и качественнее.
• Довольные клиенты: исчезли конфликты из-за необоснованных часов в отчетах.
• Справедливая оплата: доход сотрудников напрямую зависит от реальных результатов, а не от умения «отбить часы».

Кейс 2: «Милавица»: объединить фабрику в одном цифровом пространстве

Было: крупное предприятие по пошиву белья работало в режиме хаоса. Разрозненные системы для разных целей (учет, производство, логистика) не были связаны между собой. Каждый отдел работал в своей программе (склад — в одной, бухгалтерия — в другой, продажи — в третьей). Это приводило к двойному вводу данных, ошибкам и невозможности оперативно планировать производство и закупки материалов.

Решение: внедрение единой ERP-системы (1С:ERP), которая объединила все процессы предприятия в одном информационном пространстве.

Результат:

• сквозная прозрачность: от заказа до отгрузки — все видно как на ладони.
• Возможность прогнозировать производство: компания получила возможность прогнозировать производство, обеспечивать заказы материалами и планировать бюджеты.
• Эффективность выросла в разы: устранение ручного труда, в результате которого накапливались ошибки, значительно ускорило все операционные процессы.

Кейс 3: «Минскэнерго»: победа над бумажными закупками

Было: колоссальные масштабы — 14 000 сотрудников и множество филиалов с изолированными системами. Информация о материалах была разрознена, а сам процесс закупок был долгим, бумажным и неэффективным. Нельзя было быстро проверить, есть ли нужная деталь на соседнем складе.

Решение: создание единого цифрового пространства для закупок. Весь закупочный процесс — от заявки подразделения до тендера и оприходования товара — перевели в электронный формат.

Результат:

• мгновенная проверка остатков: при подаче заявки система автоматически проверяет наличие нужной позиции на всех складах предприятия.
• Экономия финансов: деталь можно оперативно передать между филиалами, избежав лишних закупок.
• Скорость и прозрачность: сроки закупок сократились в разы, а процесс стал абсолютно прозрачным и контролируемым.

Эти примеры доказывают, что процессный подход — это не абстракция, а конкретный инструмент, который дает измеримый результат и реальные деньги.

Когда каждый бизнес-процесс настроен, вы получаете реальные конкурентные преимущества:

• реагирование на изменения рынка быстрее, чем конкуренты;
• рост бизнеса без ломки существующей структуры;
• отслеживание реального положения дел и управление по цифрам, а не по слухам;
• разгрузка от операционных задач для стратегического мышления.

Управление бизнес-процессами — тот фундамент, который позволяет не просто выживать, а стабильно расти даже в период кризисов.