«Смогли избавиться от рутины». Как автоматизировали бухгалтерию дистрибьютора «Милавицы»

Источник материала:

За год в Беларуси ООО «Сильвано Фешн» (официальный дистрибьютор продукции компании «Милавица») реализует больше 100 000 подарочных сертификатов, которые еще недавно приходилось нумеровать и заносить в базу вручную, а для оплаты расходов компании бухгалтеру нужно было тратить рабочие часы на оформление больше полутысячи платежей. Как автоматизировали этот процесс с помощью продуктов «1С» и доработок к ним? Читайте в новом выпуске проекта «Бухучет по-новому», который мы делаем совместно «Хьюмен Систем».

Справка:

Silvano Fashion Group — международная группа компаний, которая специализируется на дизайне, производстве, франчайзинге, оптовой и розничной продаже нижнего белья. В портфеле группы находятся бренды белья и купальников: Milavitsa, Lauma Lingerie, Alisee, Avelin ja Laumelie — для женщин, Hidalgo — для мужчин. Группа компаний работает в 23 странах мира. Всего у Silvano Fashion Group 680 брендовых магазинов, 61 из них — в Беларуси.

— В «Сильвано Фешн» сначала работали на 7-й версии конфигурации «Моя Бухгалтерия для 1С», а потом масштабы проекта уже не позволяли использовать ее — объем базы стал слишком большим, и магазинов тоже становилось больше, — вспоминает специалист отдела внедрения «Хьюмен Систем» Оксана Яриго.

В 2010 году в «Сильвано Фешн» было принято решение перейти на более совершенную версию программы — конфигурацию «Моя бухгалтерия для 1С:8».

— Когда ставились задачи по внедрению, руководство компании хотело полностью автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет, увеличить оперативность ведения первичных документов в одной системе, обеспечить достоверность и точность получаемой информации руководителями и специалистами на различных уровнях управления. Важно было получить возможность разносторонне анализировать деятельность предприятия по всем направлениям и уменьшить трудозатраты по ведению бухгалтерского учета, — говорит заместитель главного бухгалтера «Сильвано Фешн» Наталья Ролёнок. — Сейчас мы можем сказать, что эти задачи выполнены.

Смена программы — это всегда стресс

— При переходе на новую программу, даже если это просто обновление версии с 7-ки на 8-ку, бухгалтерия должна работать от одного до трех месяцев в двух программах сразу: в седьмой и восьмой версиях. Со временем вся база стекается только в восьмую, — рассказывает главный бухгалтер «Сильвано Фешн» Наталья Воронцова.

Единственная сложность при переходе — это то, что сам по себе процесс ведения бухгалтерии в двух программах трудоемкий и требует много времени, хотя новая версия конфигурации становится привычной практически сразу, отмечает собеседница.

— Для всех бухгалтеров переход на новую программу — это все-таки стресс. Это есть всегда. Но в то же время «Моя бухгалтерия» помогает в работе. Она контролирует заполнение реквизитов — не позволяет ошибиться, умеет проверять остатки, корректность проводок и имеет много других возможностей. Также программа обеспечивает регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по бухгалтерским счетам, так и в разрезе аналитического учета. Это много значит для специалиста. Еще появилась возможность для ведения более широкой отчетности, стало больше анализа, а все формы деклараций сразу готовы: налоги, регламентные документы, балансы. Чтобы проверить какую-либо цифру, можно задать команду и сделать оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета, — уточняет Наталья Воронцова.

Для учета сертификатов программу доработали

Самая масштабная индивидуальная доработка программы «1С» для «Сильвано Фешн» была связана с учетом подарочных сертификатов, которых за прошлый год было продано более 100 тысяч. Команде «Хьюмен Систем» даже пришлось полностью поменять алгоритм своего продукта. Теперь программа позволяет вести учет подарочных сертификатов в разрезе их номеров, номинальной стоимости, места их реализации и отоваривания.

— Когда работа с сертификатами только начиналась, они вообще не были штрихкодированными. Были только пустые бланки, в которые сотрудники сами заполняли номера, что занимало много времени — процесс был очень трудоемким. Потом все вносилось в торговую программу и затем выгружалось в бухгалтерскую, — говорит Наталья Ролёнок.

— Теперь процесс работы выглядит так: кассир сканирует штрихкод приобретаемого подарочного сертификата, и в бухгалтерской программе сразу отображается его покупка. Когда клиент приходит за товаром и предъявляет к оплате сертификат, происходит его отоваривание. Это тоже фиксируется программой. Если в течение срока действия подарочные сертификаты не отоварены, в «1С» есть возможность не отслеживать целый их массив в разрезе каждого учетного номера, а проводить одним документом на счета бухгалтерского учета, — рассказывает Наталья.

— Процесс учета подарочных сертификатов в компании с момента внедрения очень изменился, это позволило обрабатывать огромные массивы информации без особых проблем, — резюмирует заместитель главного бухгалтера.

500 платежей на одного человека

Еще одной индивидуальной доработкой, которая облегчила жизнь бухгалтерии, стал блок заявок на оплату.

— Когда мы составляли «Хьюмен Систем» техзадание, хотели, чтобы не только сотрудники бухгалтерии могли создавать заявки в «1С», на основе которых делаются платежные поручения, — отмечает Наталья Воронцова. — Изначально инициаторы платежей не делали заявки, а просто отдавали документы на оплату бухгалтеру, который сам набирал платежи. Но поток информации и платежей в компании огромный, естественно, он занимал много времени.

Сейчас каждый пользователь может составить заявку на оплату. В программе они делятся по видам затрат: например, на маркетинговые услуги или аренду. Бухгалтерия видит заявки уже в разрезе услуг, подразделений и инициатора платежа.

— Работу бухгалтера в части платежей тоже оптимизировали. Сотрудник на основании набранных заявок на оплату и оригиналов документов для оплаты формирует платежные документы, — говорит Наталья Воронцова. — Бухгалтеру остается провести дополнительный контроль и выгрузить их в систему «клиент-банк». «Моя бухгалтерия 8» это действительно хорошее подспорье для бухгалтера. Нам очень нравится, как настроена работа с электронными счет-фактурами (ЭСЧФ). Программа позволяет нам на основании созданного первичного учетного документа сформировать и отправить на портал vat.gov.by созданные ЭСЧФ, а также получить оттуда входящие ЭСЧФ.

«Принимать управленческие решения стало легче»

Для всех магазинов сети «Сильвано Фешн» ведется одна бухгалтерская база. Пользователи могут работать с ней в режиме удаленного доступа.

— Учет ведется общий, но в разрезе каждого магазина, соответственно, по каждому из них можно посмотреть финансовый результат. Вести все торговые объекты как отдельные предприятия было бы более затратно, чем организовать сеть по республике. Так есть один административный аппарат, и его затраты распределяются на все магазины, — рассказывает Оксана Яриго.

Все это не только позволило сэкономить, но и решило поставленную задачу: предоставить удобный инструмент для анализа деятельности магазинов.

— Генеральный директор, главный бухгалтер или руководители подразделений могут увидеть в одном отчете затраты, прибыль, рентабельность, как сработал магазин за определенный период. Это не только экономит время, но и дает возможность оценить перспективы объекта, структуру затрат, помогает понять, какие расходы можно сократить или, наоборот, где можно их увеличить. Например, на мотивацию сотрудников, — говорит Наталья Ролёнок.

— Руководство компании продолжает заниматься автоматизацией бизнес-процессов, поэтому в ближайшее время мы снова обратимся за доработкой. Благодаря новой конфигурации «1С» мы смогли автоматизировать много рутинных операций, получили возможность эффективно организовать работу бухгалтерии и других подразделений предприятия, интегрировали новый софт с другим продуктом «1С», а также занялись специфическими видами учета. Программа учитывает требования белорусского законодательства, и при этом ориентируется на реальную практику работы торговых предприятий, — подытоживает Наталья Воронцова.

Партнер проекта: