Как эффективно выстроить сотрудничество собственника и главного бухгалтера

База любого бизнеса — это бухгалтерия. Если там нет порядка и четко выстроенных процессов, то и в бизнесе, скорее всего, царит хаос. Уже несколько лет малый и средний бизнес проживает ускоренную трансформацию в организации бизнес-процессов. Упор собственников на эффективность команды и контроль результатов их работы затрагивают и взаимоотношения с бухгалтером и в найме, и на фрилансе. Сразу сделаем оговорку, что под «бухгалтером» мы имеем в виду «Главного бухгалтера», работающего в единственном лице с заказчиком услуг/ нанимателем. Благодаря большому количеству открытой информации о реальной пользе бухгалтера для бизнеса, и отзывам собственников, которые позволили бухгалтерам влиять на достижение их финансовой цели, открываются глаза на возможности перед теми бизнесменами, у кого опыта в построении эффективного взаимодействия с командой не так много. О том, как взаимодействовать с бухгалтерами, как им самим выстраивать свою работу рассказала Мария Шумская, предприниматель, и владелец бухгалтерской компании, налоговый консультант, на конференции «НАЛОГОВЫЙ ПРАКТИКУМ TAX DAY 2024».

Генеральный партнер конференции — Альфа Бизнес
Партнер — ООО «ЮрСпектр»
ilex
ilex.Накладные
podpis.by
Партнер — GRATA International Belarus
Партнер — Arzinger Law Offices

«Почти 90% бухгалтеров расстаются с компаниями, клиентами очень сложно»

Статистика последних лет об удовлетворенности собственника отделом бухгалтерии  очень плачевна. Почти 90% бухгалтеров расстаются с компаниями, клиентами очень сложно. И всему виной — плохо выстроенные процессы между ними.

Сегодня никого не удивить тем,

• что бухгалтер не может позволить себе уйти в отпуск тогда когда захочет, он вынужден подстраиваться под дедлайны отчетности, а также процессы жизнедеятельности бизнеса;
• что бухгалтер не может болеть, когда так случается, ведь его зона ответственности —  соблюдение дедлайнов, поэтому, несмотря на сложность своего недомогания, бухгалтер берет на себя ответственность за работу, за которую не получает благодарности;
• что бухгалтер обязан разбирать ошибки собственника или его команды, отодвинув все свои дела;
• что бухгалтер обязан изучать изменения законодательства в нерабочее время;
• что бухгалтер обязан знать и выполнять задачи специалистов смежных профессий по умолчанию;
• что бухгалтер должен контролировать все, что связано с документами и внутренними отчетами;
• что бухгалтер не может уволиться, когда хочет, ведь на него навешивается функция поиска себе замены и передачи дел новому специалисту.

Эти обстоятельства наступают по двум причинам:

1. Бухгалтер хочет с одной стороны выслужиться перед клиентом, потешить свое эго и получить благодарность и/или признание, с другой стороны — проявить благородство, бессознательно став спасателем для своего клиента.
2. Собственник любое проявление бухгалтера принимает за уровень нормы по умолчанию, потому что не знает, чем в принципе бухгалтер занимается и что входит в его зону ответственности.
   Из-за вышеперечисленных причин, возникают негативные последствия: задержки на работе, завал на участках учета, упущенные изменения в законодательстве, несоблюдение сроков сдача отчетности, срыв дедлайнов по другим задачам клиента, забывчивость о дополнительных задачах и поручениях, ошибки в работе.
   
   
   
   

Для того, чтобы бухгалтеру избавиться от негативных причин и последствий, нужно:

1. Понимать, какой набор услуг будет оказываться клиенту/нанимателю.
2. Сколько стоят сами услуги бухгалтера (нужно рассчитать, сделать калькуляцию услуг).
3. Что будет или не будет входить в услуги для заказчика/нанимателя.
4. Продемонстрировать, как будут организованы эти услуги: сроки, задачи, необходимые условия, ожидаемые результаты.

Есть общепринятые нормы и обязательства, навешанные на бухгалтера нормативно-правовыми актами, где каждый бухгалтер обязан вести учет, сдавать отчетность и взаимодействовать с ведомственными структурами. Однако, это всего лишь верхушка айсберга обязательств бухгалтера, о которых знает клиент/наниматель.

Почему сейчас стоимость услуг бухгалтера в найме одна, а на фрилансе — другая?

Малый бизнес и предприниматели не всегда способны загрузить бухгалтера на полный рабочий день объемом работы, поэтому они чаще используют труд бухгалтера-фрилансера, так как из-за небольшого объема работы принято платить бухгалтеру меньше. И это логично: сколько времени потратил специалист на работу  — за это время ему и платить нужно. Однако, тут есть подвох, который никто не увидит, кроме самого бухгалтера. И объяснить этот момент в начале сотрудничества клиенту/нанимателю проблематично. Например, одна, простая, казалось бы, просьба, может озадачить и выбить из рабочего ритма бухгалтера на день-два, а то и на неделю. И как оценить тогда эту работу? Ведь результат может быть непредсказуем, а время потрачено.

Нет денег на налоги, и бухгалтеру нужно обзвонить дебиторов; нет документов, которые водители или менеджеры по продажам не вернули в бухгалтерию и бухгалтер должен обзвонить и выбить документы от контрагентов, чтобы снизить налоговую базу. А разве этим должен заниматься бухгалтер? Разве это его зона ответственности? И тут возникает логичный вопрос по поводу организации процесса движения документооборота и распределения зон ответственности. 90% бухгалтеров подарят это время из-за желания быть спасателями, чувствовать себя нужными и значимыми в глазах своих клиентов/нанимателей, вместо экологичной оплаты за время, в котором был использован опыт и профессиональный подход.

На сегодняшний день очень сильно размыты границы между функционалом бухгалтера и смежными должностями. Именно поэтому хочется акцентировать внимание, что если не говорить клиентам/работодателям о том, чем занят бухгалтер, они никогда не будут об этом знать. Не будут знать и о том, обладает ли бухгалтер свободным временем на дополнительные задачи и решение вопросов.

В моей компании есть протокол ознакомления клиента с тем, как происходит оказание услуги, как происходит взаимодействие, коммуникация и решение дополнительных задач, за что клиент платит, в какие сроки и что будет если наступает то самое «если»: времени на обслуживание нужно больше, нужны новые компетенции, консультация, исправление ошибок или дополнительные услуги, нет денег для оплаты и т.д. Есть еще один момент, который влияет на разницу в стоимости услуг бухгалтера в найме и на фрилансе. В найме ценность бухгалтера растет и его вознаграждение тоже, в то время как на фрилансе демпингом стоимости услуг бухгалтера занимаются как сами бухгалтеры, так и клиенты. И если с клиентами понятно, как решить этот вопрос — нужно доносить ценность услуг, то вот сами бухгалтеры, к сожалению, не все осознают ущерб от своих действий для себя же. В найме сегодня вознаграждение бухгалтера от 3000 BYN после вычета налогов, на фрилансе — от 200 BYN после вычета подоходного налога.

Для бухгалтера-фрилансера на первом месте, к сожалению, не качество его услуги, а количество, потому что ему нужно заработать себе на жизнь: чтобы бухгалтеру на фрилансе получать сумму ту, что получает бухгалтер в найме, нужно обслужить от 15 клиентов. А разве с таким количеством клиентов можно соблюсти баланс качества и должного внимания каждому бизнесу? Вот и образуется порочный круг, где «дешевая сила» заставляет выгорать как заказчика, так и исполнителя, тратить время и нервы, чтобы все привести в соответствие, еще в этом случае каждый получит колоссальный опыт: одни закроются и сменят вид деятельности, а другие поймут, что нужно учиться и менять подходы в организации работы.

Если у начинающего бухгалтера нет другого пути, кроме как за низкую стоимость нарабатывать опыт, то опытному специалисту давно пора оторвать голову от бумаг, убрать излишнюю самоуверенность и посмотреть, как работать над продуктовой линейкой, качеством и сервисом, что позволит понимать, какие услуги вы как бухгалтер можете оказывать клиенту и какую оплату за эти услуги устанавливать. Важно соблюдать баланс желаемой суммы, объема работ, количества клиентов и времени на личную жизнь. Если перестараться в одном из факторов, то можно прийти к выгоранию, к трудностям во взаимодействии с заказчиком/нанимателем.

В защиту бухгалтеров-фрилансеров хочется сказать, что в найме люди часто засиживаются и эффективность их труда снижается, они не так активно изучают и внедряют инновации. Это связано с тем, что на одном месте привыкают работать по понятным сценариям. А на самом деле инновации ускоряют работу, высвобождают время и другие ресурсы, которые можно направить на достижение финансового результата клиента/нанимателя. Например, в нашей бухгалтерской компании давно применяется искусственный интеллект. Он внедрен в CRM-ку и система отправляет напоминание клиентам о том, какие операции бухгалтер провел сегодня, какие задачи были выполнены и какие важные платежи нужно сделать клиенту. Инновации упрощают и работу, и коммуникацию, а также позволяют быть вне конкуренции.

Основные проблемы во взаимодействии собственника и бухгалтера. Как их можно решить?

Основные проблемы, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру:

1. Клиент/наниматель сам не готов оптимизировать свою деятельность и, например, продолжает вести учет в тетради, Excel-таблице, или в заметках в телефоне, что затрудняет учет, увеличивает время на работу бухгалтера.
2. Клиент/наниматель за минимальные деньги рассчитывает на работу бухгалтера с полной отдачей, который при этом доступен для связи в любое время суток, рассчитывает на максимальную вовлеченность в свои бизнес-процессы.
3. Клиент стремиться загрузить бухгалтера большим объемом непрофильных задач, как будто это ассистент, а не человек, отвечающий за безопасность бизнеса.

Бухгалтеры сами по себе очень замкнуты и неразговорчивы, они не готовы тратить время на других, ведь их основная задача — успеть сделать свою работу в ограниченный срок. К тому же многие из них убеждены, что должны действовать только в рамках законодательства, придерживаясь жестких и четких норм и регламентов. Надо осознать, что клиент/наниматель — это человек, которому нужно уделить должное внимание, подсказать, что и как делать правильно, даже порой повлиять на его мышление, чтобы в будущем избавить себя от траты времени на исправление допущенных ошибок. Всегда проще предупредить его, чем потом разбирать ошибки. Еще одним важным этапом в сотрудничестве бухгалтера и клиента являются договоренности о стоиомости и объеме работ «на берегу». К сожалению, не каждый бухгалтер может быстро оценить состояние учета клиента и объективно понять свои трудозатраты. Я рекомендую не спешить, а бухгалтеру — ознакомиться с объемом работы и только потом давать взвешенную оценку стоимости ведения учета клиента/нанимателя.

Бывает так, что собственник и бухгалтер по-разному смотрят на некоторые процессы в бизнесе. Например, владелец думает о кассовом разрыве и анализирует, может ли себе позволить какие-то расходы, чтобы заработать дополнительные деньги, а бухгалтер утверждает, что по регламентам эти процессы недопустимы, т.е. здесь не возникает единого взгляда и понимания «что, для чего и зачем», он должен быть для комфортного сотрудничества.

Часто на бухгалтера «вешают» операционную работу по выставлению счетов, согласованию договоров, накладных. Гораздо проще снять нагрузку непосредственно с бухгалтера для того, чтобы бухгалтер успевал делать свою работу и не задерживался с другими задачами. Отсюда появляется другая проблема — страдает репутация клиента/нанимателя, так как бухгалтеры слишком прямолинейны и не выбирают слова при диалоге по телефону. Когда бухгалтеры звонят клиентам и спрашивают про очередной акт сверки, например. Как правило, подобные коммуникации носят почти конфликтный характер, и это такая претензия, которая, к сожалению, делает бухгалтера в глазах собеседника скандальной личностью.

У многих собственников нет понимания, насколько их бизнес готов к проверке. Для такой готовности бухгалтер должен изо дня в день контролировать правильное и своевременное ведение всех первичных документов, соблюдение всех дедлайнов, документы по учету доходов, расходов, налоговых отчетов, бухгалтерских записей и других финансовых документов. Бухгалтер должен следить за изменениями в налоговом и финансовом законодательстве, чтобы быть уверенным в том, что все финансовые операции соответствуют требованиям закона. Бухгалтеру важно определить четкие внутренние процессы и контрольные точки для предотвращения ошибок со стороны клиента/нанимателя. Это включает в себя двойной контроль при обработке финансовых транзакций и регулярные внутренние и внешние аудиты. Бухгалтер должен регулярно проводить проверки своей работы, чтобы убедиться в отчетности и точности данных.

Это поможет выявить и исправить возможные ошибки до того, как они станут проблемой при проверке. Часто проблема готовности бизнеса к проверке кроется в том, что бухгалтер, наниматель/клиент не отвели время на то, чтобы уделить внимание этому вопросу.

Кроме того, бухгалтер должен понимать какие данные необходимы для управленческих решений, а для этого нужно учиться. И я сейчас не говорю о том что нужно объединить функции бухгалтеров и финансистов, я, скорее, про то, что нужно задумываться о получении дополнительных навыков и использовать их в организации своей работы. Например, если знать, какие сведения необходимы собственнику для принятия управленческих решений, то это позволит настроить программу 1С так, чтобы эти данные могли быть сформированы после отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Оперативное получение данных позволяет быстро реагировать и влиять на текущую деятельность.

Еще бывает так, что одному клиенту нужен один функционал, например, только бухгалтерские услуги, а, другому — нужен и бухгалтерский и финансовый учет. И в таком случае у бухгалтера-фрилансера появляется возможность позиционировать себя как профессионала, умеющего закрывать любые запросы от клиентов. Более того, со знанием методологии учета, организации бизнес-процессов, финансового и управленческого учета, можно оказывать дополнительно консультационные услуги, ну и вести еще финансовый и управленческий учет. А это уже финансовый рост самого бухгалтера.

Когда у клиента есть выбор с чем ему могут помочь — для него это тоже знак, насколько в его команду попал правильный и компетентный человек.

Совет для коллег: не стесняйтесь спрашивать, какой набор услуг важен для клиентов, потому что если не спрашивать и работать по умолчанию, то у клиента останется свое представление об идеальной итоговой работе бухгалтера. И это представление в корне не совпадает с реальностью.

Как можно сделать работу бухгалтера более эффективной?

Как можно сделать работу бухгалтера более эффективной? Например, убрать из бухгалтерских обязанностей задачи, которые очень сильно отвлекают и изматывают. Например, клиент просит позвонить в налоговую, потому что счет заблокировали и нужно его разблокировать. Счет заблокировали, так как компания не заплатила вовремя налоги → компания не заплатила вовремя налоги, потому что собственник не обеспечил наличие денег на счетах компании (попал в кассовый разрыв) → собственник не обеспечил наличие денег на счетах, потому что дал большую рассрочку покупателям → дал рассрочку покупателям, так как заботился о лояльности клиентов, но не умел рассчитать свои возможности и риски → не смог рассчитать свои возможности и риски (увидеть кассовый разрыв), потому что сам занимался продажами, а денег на специалиста было жалко.

Вывод: если бы собственник заказал такую услугу, то принял бы верное решение в отношении сроков рассрочки, не получил бы пени от налоговой, дополнительный счет за потраченное время бухгалтера на звонки в ИМНС и по дебиторке.

Наличие денежных средств — это зона ответственности собственника, не бухгалтера. Бухгалтер не ведет платежный календарь, бюджетирование, это функции финансового директора. Если бухгалтер понимает, как это делать, это дополнительная услуга, которую может заказывать клиент/наниматель. Соответственно, клиент ценит такого бухгалтера, потому что эти квалифицированный специалист, имеющий знания во многих областях помогают управлять бизнесом и влиять на финансовый результат.

Как мы строим эффективное взаимодействие между бухгалтером и собственником? Когда появляются первые сложности с клиентом, то нужно разговаривать «через рот». Бухгалтеры, к сожалению, боятся говорить о тех проблемах, которые возникают и мучают их. Среднестатистический бухгалтер готов работать от 9:00 до 22:00, не поднимая проблему того, что он не успевает и почему не успевает. Иногда возникает чувство обиды на собственника, что он не замечает, как бухгалтер зашивается, а он не видит этой проблемы до тех пор, пока ему об этом не рассказать.

Бухгалтерия живет по календарю учета и отчетности, в нем есть конкретные дедлайны, которые влияют на сдачу отчетности, на расчет заработной платы, на выставление электронных фактур, на НДС. Собственник должен знать про эти дедлайны и как они влияют на эффективность работы бухгалтера. Все это нужно обсуждать в обязательном порядке.

Часто бывает так, что 60% времени фактически у бухгалтера занимает операционка. А почему банковские платежи должен делать бухгалтер, почему платежи — зона его ответственности? Для того, чтобы делать платежи, не нужно быть бухгалтером. Есть инструкция банка, которая определяет, как делаются платежи, и ее может знать и секретарь. Например, у меня платежами занимаются ассистенты. Мне только смс приходят подтвердить ту или иную операцию. Наша компания с огромным количеством клиентов никому не делала платежей, потому что это может делать низкооплачиваемый сотрудник. Зачем сотруднику, который стоит дорого, платить за ту работу, которая стоит дешевле?

Есть ряд функций, которые отвлекают бухгалтера и не повышают эффективность его работы. Поиском недостающих документов тоже может заниматься не бухгалтер. Можно взять неконфликтную студентку, которая сможет решать вопросы, возникающие между бухгалтерией и сотрудниками, клиентами. При этом клиенты будут приятно удивлены индивидуальному подходу, т.е. это своего рода персональный менеджер, который ведет расчеты, документы, и при этом не напрягает бухгалтер. Для того, чтобы проверять документы, тоже не нужно быть главным бухгалтером. Это может делать даже оператор ПК. К примеру, у нас в компании есть четкий регламент, как должен выглядеть первичный учетный документ, и что там в нем должно быть. Работу с кредиторской и дебиторской задолженностью на сегодняшний день тоже может не выполнять главный бухгалтер. Все эти операционные задачи может делать человек с более низкой квалификацией, а главный бухгалтер в это время может как раз-таки изучать законодательство и заниматься безопасностью бизнеса.

Возможности для бухгалтера на сегодняшний день — это ежемесячный, постоянный аудит текущей деятельности, не только в части расчетов, но и в части документооборота. Это контроль расходов собственника, потому что мало кто сегодня из коллег-бухгалтеров предоставляет клиентам информацию, какие расходы повлияли на доходы клиента. Кроме того, есть еще анализ того, как выглядит компания в глазах проверяющих органов. У нас в компании была такая карта, в которой описывались наши действия в случае проверки, и что, в каком порядке будет предоставляться проверяющему органу. В такой карте можно расписать, какой будет реестр, а есть ли этот реестр, есть ли опись, есть ли архивные документы, подготовлены они или нет. Она позволяет клиенту понимать, готов ли его бизнес, если завтра придет проверка.

Попытка собственников сделать из бухгалтеров универсальных солдат — провальная стратегия. Если изменить подход в организации и хотя бы часть функций передать другому специалисту, всю несвойственную деятельность делегировать профильным лицам (чтобы не бухгалтер отвечал за договор, а юрист), то работа бухгалтерии заметно станет эффективнее и разницу почувствуют все.

Для того, чтобы сделать работу бухгалтера более продуктивной, можно рассмотреть следующие подходы:

Делегирование задач: распределение задач между бухгалтером и другими специалистами. Это позволит каждому сотруднику сосредоточиться на своей специализации и повысить общую эффективность работы отдела.

Автоматизация процессов: использование специализированных ПО для выполнения рутинных задач — составление отчетов или обработка данных. Это поможет сэкономить время и снизить вероятность ошибок.

Обучение и развитие: предоставление специалистам возможности повысить свои навыки и знания в области бухгалтерии, налогообложения и финансового анализа.

Установление четких процедур и контроля: разработка четких процедур и политики, которые помогут упростить и стандартизировать рабочие процессы. Также важно иметь системы контроля, чтобы обнаруживать и исправлять ошибки на ранней стадии.

Надеюсь, эти рекомендации помогут вам сделать работу бухгалтера более эффективной и избежать проблем.

Генеральный партнер конференции: