«Может быть, просто нужна хорошо настроенная CRM-система?». Как владелец инжиниринговой компании пытается внедрить управленческий учет

Бизнес можно вести по-разному. Кто-то все делает по наитию, кто-то — через жесткий контроль каждого сотрудника, а кто-то — через четкие процессы и аналитику. Директор и учредитель ООО «АРХИТЕХ» Владимир Бондаренко очень хочет привести свою компанию именно к третьему варианту и для этого взялся за внедрение автоматизированного управленческого учета. С этой целью он стал участником бизнес-реалити «Ожидание и Реальность», совместного проекта «Про бизнес» и консалтинговой компании «Ресолва». Сегодня Владимир рассказал об итогах первого месяца в проекте.

Суть проекта «Ожидание и Реальность»

Мы отобрали из поступивших заявок 5 компаний, которые готовы рискнуть: владельцы бизнеса ставят перед собой и командой определенную цель и постараются ее достичь к концу 2025 года. Каждый месяц участники будут публично отчитываться по выполнению своего плана, говорить о том, что получилось, а что нет, и, главное, почему.

Читайте истории первого, второго, третьего, четвертого и пятого участников.

Что было сделано в марте

— В марте мы начали активно отбирать те отчеты, которые будут нужны нам для управленческого учета. Этим занимались я и наш бухгалтер-экономист. Для нас это перманентная работа в реальном времени без какого-то жесткого плана: по сути, в рамках текущей деятельности мы каждый день отмечаем ту информацию, которая будет важна для учета. Это может быть и дебиторка, и просто промежуточное состояние какой-то конкретной задачи, которая связана с графиком выполнения работ… Мы все эти важные данные помечаем для себя.

Это все необходимо, чтобы я как собственник и директор мог в любой момент, когда возникает вопрос, скажем, о состоянии взаиморасчетов с каким-то контрагентом, не дергать сотрудников и созывать совещания, а просто зайти в удобную программу и увидеть нужный дашборд. Можно представить и такую ситуацию: у меня намечаются важные переговоры с клиентом или партнером. Тогда я за несколько кликов смогу получить максимально актуальные цифры по всему бизнесу либо по отдельному проекту. Моя позиция в этих переговорах сразу становится сильнее.

Поэтому в управленческом учете я хочу видеть все ключевые показатели с необходимой степенью детализации. У нас же часто может быть поэтапная оплата проектов. Допустим, мы проектируем полгода, идет помесячная оплата и есть график выполнения — тогда я могу предметно говорить с представителем заказчика, особенно если это руководитель. Можно просто сделать звонок вежливости — сообщить о проделанной работе и аккуратно напомнить об очередном платеже. Точно так же все работает и в обратную сторону: если мы как исполнитель столкнулись с проблемами (скажем, затянулся процесс согласования), управленческий учет сразу подсветит нам потенциальную задержку до того, как это станет слишком чувствиетльным для клиента. В итоге мы всегда заранее предупреждаем заказчика о непредвиденных обстоятельствах и повышаем его лояльность. Тем более, что мы всегда будем знать причину такой ситуации.

Кстати, иногда мы привлекали к обсуждению еще одного из ключевых сотрудников, спрашивали его мнение, как поступить, какую еще информацию запросить у коллег и заказчиков. Также мы спрашивали его о том, какую информацию он хотел бы видеть в отчетах от наших сотрудников.

«Для меня неясно, как в CRM-системе корректно прикрутить банковскую информацию»

На общей встрече всех участников бизнес-реалити мне задали важный вопрос: «Может быть, тебе нужна просто хорошо настроенная CRM-система, а не управленческий учет?». Я об этом много думал весь месяц. Да, мы попробуем пока часть функционала реализовать в Битриксе, аккаунт в котором у нас давно создан. И будем смотреть, решит ли это нашу проблему. В любом случае, мы действительно должны сначала проверить глубже возможности CRM-системы и только потом искать что-то еще.

Однако, что для меня неясно, так это — как в CRM-системе корректно прикрутить банковскую информацию, автоматически синхронизировать действия компании и ее сотрудников с финансовыми показателями. Также у CRM нет функционала по распознованию и сортировке документов. Либо я о нем пока не знаю. Если бухгалтер будет всю информацию вносить в систему вручную, то какой в ней толк? Специалист потратит на это все свое время.

Поэтому мы смотрим в сторону тех продуктов, которые могут с помощью искусственного интеллекта облегчать работу с документооборотом и финансовой отчетностью. Весь месяц мы также изучали возможности ChatGPT. Я даже начал проходить видеокурс (смеется, — прим. авт.).

Кроме того, мы уже заказали демо-версию программы, которая соединяет возможности ИИ с функционалом качественной бизнес-аналитики и управленческого учета. И пока что главный вопрос, на который мы пытаемся сами себе ответить, — готовы ли мы делиться с ИИ всеми своими данными.

«Самая большая проблема — работать на свою цель каждый день»

Знаете что сейчас самое трудное? В чем самая большая проблема? Пускай даже, как говорится, по чайной ложке, но каждый день что-то делать для движения к своей цели. Хотя бы сесть и подумать в ту сторону, в которую ты хочешь прийти. Я стараюсь заставлять себя фиксировать любые важные для моей цели вопросы, которые каждый день возникают в работе. Это позволяет идти вперед и сразу улучшать будущий продукт, которым мы будем пользоваться, чтобы потом меньше тратить время на доработки.

Кроме того, если я хотя бы 15 минут в день думаю о своем проекте, о своей цели, мозг привыкает решать эту задачу и мне становится легче идти дальше. А периодически мозг даже дает какие-то инсайты после долгих раздумий над проблемой. Если о ней не думать, решение само по себе не придет.

Так что даже такое небольшое движение в нужном направлении уже влияет на работу компании. Нельзя оценить степень этого влияния в каких-то цифрах. Но главное, что голова загружена нужными мыслями: искусственным интеллектом, CRM, комплексами по управленческому учету…

Когда начнем тестировать разные продукты, тогда уже поймем реальные сроки оцифровки всех наших процессов и данных, а также стоимость этой работы. Здесь уже придется перейти к конкретным расчетам: во сколько обойдется интеграция, какой финансовый эффект она даст и как быстро окупится, сколько времени высвободится у разных сотрудников благодаря этому и так делее.

Основное мы сейчас уже сделали: собрали много черновой информации. Теперь надо будет ее отшлифовать, выбросить лишнее из того списка данных, которые мы отнесли к тем, что необходимо будет обрабатывать.

Над чем идет работа в апреле

На апрель мы ставили несколько целей:

1. Протестировать демо-версию программы для управленческого учета.
2. Протестировать CRM-систему на соответствие функционала всем нашим запросам по учету.
3. По итогам двух задач сформировать первую редакцию техзадания по внедрению управленческого учета и автоматизации.

Партнер рубрики:

Консалтинговая компания «Ресолва» предоставляет услуги для бизнеса более 12 лет. Бухгалтерский и юридический аутсорсинг — специализация компании, но клиенты могут найти с экспертами «Ресолвы» ответ практически на любой вопрос.