Контрактное производство: как правильно организовать бизнес-процессы

В 24 года Ольга Рекиш стала счастливой обладательницей завода по производству косметики, но не смогла придумать УТП для своего продукта и ответить на простой вопрос, чем лучше других марок. Развиваться при этом хотелось, поэтому девушка решила обратиться к европейскому опыту и организовала в Беларуси контрактное производство косметики. «Про бизнес» узнал, как устроены процессы на нем, кто основные заказчики и какие сложности есть в этом бизнесе.

«Меня пригласили в крупную косметическую компанию, а спустя год появился инвестор и предложил открыть свой завод. В 2014 г. начался мой путь в бизнесе»

— Создавать что-то похожее на косметику я начала еще в детстве. К примеру, заливала цветы водой и получала цветочную вытяжку или собирала жасмин: терла его в руках и наблюдала, как он мылится. Такой досуг мне тогда безумно нравился, но о профессии технолога я даже не задумывалась. К тому же для этого нужно было хорошо знать химию, а в 9 классе у меня по ней в аттестате стояла даже не двойка, а просто прочерк.

Я родилась в Беларуси, но из-за работы родителей на два года переехала в Россию. В этот период моя учеба ухудшилась. Все изменилось, когда я снова вернулась в Беларусь (Речицу — прим. героини). Там пошла в 10 класс, где на первом занятии по химии нас завели в лабораторию, дали реактивы и сказали: «Смешивайте, что хотите, только не взорвите ничего». В тот момент у меня и появился интерес к предмету. Хотелось понять, как происходит химическая реакция и что будет в результате. Мне очень повезло с учителем, который буквально влюбил в химию, и за 10−11 класс я ее выучила и решила поступать в технологический университет. Туда также нужно было сдавать биологию с математикой, но с ними у меня проблем не было.

После вступительных экзаменов мне надо было определиться со специальностью: пойти на сертификацию продукции или ТЖ ИПКП (Технология жиров, эфирных масел и парфюмерно-косметической продукции — прим.героини). Я выбрала косметику. Конечно, не думая, что сначала мы будем учиться производить майонез. Закончив университет, я поступила в магистратуру, хотелось изобрести что-то свое, новое. Помню, пришла к куратору и говорю: «Придумала, на какую тему буду писать магистерскую — хочу работать над сухой косметикой». Мне казалось, что ее производство — гениальная идея. Ведь не нужно использовать консерванты, которые помогают сохранить состав продукта, но негативно влияют на кожу лица. Но куратор мой энтузиазм не разделил. Так как дипломная работа у меня была о том, как антиоксиданты влияют на свойства рапсового масла, попросил и дальше продолжить изучение этой темы. Нельзя было не согласится, но интерес уже был потерян, поэтому позже в магистратуре я перевелась на заочное отделение и стала активно искать работу.

Меня пригласили в крупную косметическую компанию, а спустя год появился инвестор и предложил открыть свой завод. Конечно, в 24 года я была полна амбиций и решительности, поэтому долго не раздумывала и согласилась. В 2014 г. начался мой путь в бизнесе.

«В 25 лет я не смогла и придумать УТП, поэтому решила посмотреть, как работают за рубежом»

В нашем партнерстве я отвечала за производство продукции, поэтому не продумала, как мы будем ее реализовывать. Тогда ведь не было таких площадок, как Instagram, где можно заниматься продажами. О маркетплейсах тоже никто не знал, товары продавали напрямую через дистрибьютеров. Очень популярно было покупать косметику в ЦУМ и ГУМ.

Сложности возникли и с восприятием меня как собственника завода. Помню, прихожу я вся такая миниатюрная на переговоры в типографию, в кабинете стоит классический стол буквой «Т», а за ним — взрослый дядя. Я ему: «Здравствуйте! У меня завод, хочу этикетку». Во взгляде у него читался немой вопрос: «Деточка, а где твои родители? Позови кого-то постарше». В подобные ситуации я попадала часто и, конечно, мой возраст и неопытность влияли на результат переговоров.

В 2016 г. завершилось партнерство с инвестором. Дальше встал резонный вопрос: «Чем моя продукция лучше любого другого бренда?» В 25 лет я не смогла на него ответить и придумать УТП, поэтому решила посмотреть, как работают за рубежом. Понравилась итальянская модель ведения бизнеса в производстве косметики. В Италии очень мало заводов, тогда их там было 4, и очень много брендов, потому что предприятия работают по принципу контрактного производства. Суть его такова: заказчик, который хочет произвести и запустить в продажу какую-либо косметическую продукцию, обращается на завод с определенным запросом. Технологи разрабатывают рецептуру, производят сам продукт, тестируют и согласовывают с клиентом. Если его все устраивает, то он делает заказ на определенное количество наименований, а потом запускает продукцию в продажу под собственной маркой. Обладая экспертизой в технологическом процессе и абсолютно ничего не понимая в продвижении на розничном рынке, я сделала вывод, что такая модель построения бизнеса мне подходит, и стала действовать.

«Мы можем сделать классный продукт, но дальнейшее его продвижение на стороне заказчика»

Первыми нашими клиентами были магазины на диване (телемагазины — прим.редакции), потом стали приходить и офлайн-бренды. На активное развитие повлияло три фактора. Первый — хорошая репутация производителей белорусской косметики. Все знали, что у нас строгие нормы сертификации, и воды во флакон никто не нальет. Второй — экспертиза, и третий — тогда мы единственные в стране производили сахарную пасту и сопутствующие товары для депиляции. Со временем входящий поток сильно увеличился, и мы столкнулись с проблемой быстрого роста. Нужно было увеличивать площадь производственной площадки, автоматизировать процессы и расширять штат. Заказов было так много, что сложно было лично проконтролировать каждый этап разработки и производства продукции. Чтобы справиться, я выстроила внутри предприятия структуру производственного двухстадийного контроля. Сейчас мы единственная площадка в Беларуси, которая занимается только контрактным производством. У нас нет своей торговой марки, и мы не конкурируем со своими клиентами на полке. Рецептура, которую мы разрабатываем для них, принадлежит им. Ее нельзя копировать и передавать третьим лицам. Это также положительно влияет на нашу репутацию.

Если сравнивать две формы работы: контрактное производство и завод, который выпускает определенный бренд, то, конечно, первое реализовывать сложнее. У нас нет долгосрочного планирования. Мы не можем иметь больших производственных запасов, так как никогда не знаем, зайдет продукт потребителю или нет и какое количество товаров и на каком этапе снова потребуется нашим заказчикам. Да, мы можем сделать классный продукт, но дальнейшее его продвижение на стороне заказчика. Что касается производственного процесса, то можно заметить, как обновляется линейка хлебобулочных изделий или молочной продукции — условно, раз в квартал. Мы же выпускаем от 4 до 8 принципиально новых продукта каждую неделю.

Производственный цикл у нас выглядит так. К нам обращается заказчик и говорит: «Я хочу такой-то продукт с такими-то свойствами». Далее мы вместе формируем ТЗ, которое потом поступает в отдел разработки. На его основании разработчики прописывают рецептуру продукта и делают образцы, которые уходят на согласование заказчику. Предположим, после первой итерации он их согласовывает. Дальше разработчик составляет технологическую карту производства этого продукта и делает тестовую лабораторную варку, из которой образцы отбираются и подают на сертификацию в аккредитованную лабораторию. На основании этой тестовой варки происходит доработка технологического процесса, и после второй итерации финальная технологическая карта поступает на производство. Только после этих этапов мы закупаем необходимое количество сырья.

Первую партию мы разбиваем на две части: делаем постановочную варку и основную технологическую варку. На основании постановочной вносятся корректировки в технологический процесс, если они нужны, и только потом производится первая промышленная варка продукта. В этом процессе каждый сотрудник отвечает за свою область, соответственно, проводит одни и те же операции только с разными продуктами.

Также у нас есть собственная система, которая сопровождает жизненный цикл создания продукта на всех его этапах. Как только она получает уведомление о заказе, менеджер заполняет карту товара. К нему у нас есть спецификация по сырьевым и упаковочным материалам. Далее цех варки и цех фасовки получает уведомление о том, что в производство поступил новый продукт. Под него с нашего склада они бронируют сырьевые и фасовочные материалы. Система анализирует, хватает ли складских запасов. Если нет, она отправляет уведомление отделу снабжения о том, что надо что-то докупить. Отдел снабжения отправляет счета в бухгалтерию на оплату и плановый экономический отдел распределяет, какие нужно оплатить в первую очередь. Учитывая все это, самое дальнее наше планирование — это два с половиной месяца.

Что касается сырья для продукции, то до 2022 г. использовали европейское, потом перешли частично на азиатское. Но все равно остаются эксклюзивные позиции, к примеру, стволовые клетки яблок или швейцарские отдушки, которые нельзя ничем заменить, и мы продолжаем их заказывать из Европы.

Кейсы, переезд производства и открытие завода в Иране

Сейчас наши основные заказчики — это селлеры на маркетплейсах, специализированные торговые сети, крупные бренды, сети салонов красоты, аптеки, а также парикмахеры, визажисты и блогеры.

Из интересных кейсов: разрабатывали как-то для одного салона крем для рук с ароматом батона. Обращался заказчик, который занимался строительством, и на очередной площадке у него было озеро, а в нем полезная грязь — сапропели. Он решил, что из нее нужно сделать косметику. Находясь на дне, без кислорода, грязь не портилась, но, когда ее достали наружу, начался процесс брожения. Мы разработали технологию стерилизации этой грязи.

Производим также крема из жира тюленя и средства по уходу за телом из козьего масла. Для спортсменок, которые занимаются синхронным плаванием, создали средство для фиксации волос. Оно не смывается при температуре 36 °C, но, если вода уже горячая, легко удаляется. Ранее, чтобы уменьшить сопротивление воды, девушки использовали растворенный в горячей воде желатин. Чтобы потом его смыть, им приходилось отмачивать голову в кипятке. Конечно, спустя пару лет таких процедур, можно остаться без волос, поэтому нужно было искать другое решение. Еще из необычных продуктов мы производим светящиеся и вкусоароматические лубриканты. Есть со вкусом жареной картошки, виски, коньяка и красного вина.

Наше производство поменяло три площадки и при последнем переезде мы остановили работу всего на 12 часов. Сделать это удалось за счет четкого планирования и контроля выполнения тайминга всех процессов. Перевозили оборудование по частям. Только после того, как смонтировали и запустили технику на новой площадке, отключали оставшуюся на старой.

В какой-то момент к нам пришли заказчики из Ирана с запросом на производство средств для очищения жирной кожи лица и против высыпаний.Обсудив условия сотрудничества, мы решили, что будем производить косметику в Беларуси и поставлять клиентам. Но пока у нас шли переговоры, правительство Ирана запретило ввоз продукции из-за рубежа, чтобы направить силы на развитие национальных брендов. Но наши партнеры не увидели в этом проблемы и предложили открыть завод в их стране. Я согласилась помочь. Сырье и упаковочные материалы мы закупили в Беларуси и отправили их в Иран. Также поставили туда оборудование. Пока шла транспортировка, я занимались документацией. Когда прилетела на новое производство, оборудование чуть ли не в целлофане стояло, поэтому монтаж и запуск осуществлялись при мне. Я сама разрабатывала рецептуру, технологическую карту и на месте проводила постановочную варку. 

Из инсайтов, которые получила после коммуникации с бизнес-партнерами из Ирана, — они очень медлительные. Любимая фраза: «Сейчас, 5 минут», но по факту — решение вопроса может затянуться на дня два. Рынок закрытый, конкурентов нет, соответственно, некуда спешить.

Сегодня ключевой нашей проблемой является недостаток квалифицированных кадров, поэтому я много сил вкладываю в обучение персонала. Моя цель на будущее — развитие (R&D — Research and Development) специалистов. В косметической сфере это люди, которые создают и совершенствуют формулы, отслеживают тренды и изучают потребности клиентов. Они тщательно подбирают ингредиенты, разрабатывают текстуры и проводят тесты стабильности и безопасности. Важной частью работы является перевод лабораторных формул в промышленный масштаб. Специалисты R&D контролируют качество продукции и взаимодействуют с технологами. Это сердце инноваций, которое делает косметику эффективной, безопасной и приятной для пользователя. Я мечтаю, чтобы белорусские производители косметики не копировали корейские и европейские бренды, а создавали свои уникальные и востребованные рецептуры, задавали тренды на рынке.