Эффективность складских помещений

Изначально нерациональная организация внутреннего и внешнего складского пространства заметно усложняет функционирование всего склада. Неграмотная разбивка общей площади на технологические зоны или отсутствие зон иного назначения, помимо зоны хранения, беспорядочное размещение товарно-материальных ценностей внутри и непродуманное размещение проездов и парковок снаружи склада, их недостаточное количество или ширина – и это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться специалистам по организации логистических центров. Отсутствие зоны приемки или недостаточная территория, отведенная для этой операции, может привести к размещению поступающих грузов в проходах, затруднению процесса приемки по качеству и количеству. Отсутствие или недостаточный размер зоны комплектации также сопровождается загромождением проходов и проездов, затруднением комплектации исходящих грузов, увеличением количества ошибок, образованием очередей и заторов. Отсутствие, недостаточность или ошибки в организации любых технологических зон – будь то зона разгрузки, приемки, хранения, комплектации, погрузки, маркировки, упаковки, паллетирования или других – приводит к уменьшению операционной эффективности склада. Таким образом, первый и главный резерв повышения эффективности складских операций – рационализация складского пространства и правильное размещение товарно-материальных ценностей в зоне хранения.
Непродуманность организационной структуры и кадровой политики обычно заключается в неверном кадровом оснащении склада и нерациональном распределении функций между работниками. Наиболее часто встречающаяся ситуация – фактическое отсутствие руководителя на складе, в обязанности которого входит управлять людьми, реализовывать намеченную стратегию, организовывать эффективное выполнение операций, принимать взвешенное решение, мотивировать своих подчиненных и т.д. Замещение подобного руководителя человеком, который способен поставить фуру в очередь, вести учет рабочего времени, отслеживать расход воды и электроэнергии, разбираться с недостачей и пересортицей и периодически организовывать деятельность других сотрудников, не всегда оправдана. Таким образом, привлечение заведующего складом, который способен непосредственно исполнять функции руководителя, сформировать грамотную организационную структуру склада, распределить рабочие функции между работниками, разработать или качественно внедрить мотивацию является вторым резервом повышения эффективности складского помещения.
К проблемам кадровой политики также следует отнести вопрос мотивации персонала. В данном случае почасовая оплата труда кладовщиков и грузчиков – средство малоэффективное. Более рационально осуществить переход от повременной оплаты к сдельно-премиальной, что существенно повысит качество и скорость работы складского персонала. Для грузчиков можно ввести тарифы на разгрузку, комплектацию и погрузку универсальной единицы измерения (тонны, метры кубические, SKU-строки), для кладовщиков – тарифы на проверку отгружаемых партий, приемку входящих партий по количеству всё тех же универсальных единиц. Но если при комплектации/отгрузке/приемке будет допущена ошибка хоть в одном наименовании (пересортица, недостача, излишняя выдача и др.), то накладная не оплачивается. Для заведующего складом можно привязать заработную плату к личным коэффициентам: выработка на одного сотрудника склада, выполнение поставленных задач или качество работы склада в целом (отсутствие очередей, пересортиц, результаты инвентаризаций и др.).
Как правило, нерациональная организация складского учета, а порой и его отсутствие, значительно сдерживает рост эффективности складских операций. Наиболее часто встречающаяся ситуация – выполнение проводок приходно-расходных операций менеджерами по закупкам и продажам. При этом кладовщики не влияют на остатки товаров на складах и не могут контролировать внесение изменений в эти остатки, следовательно, кредит доверия информации о складских запасах в информационной системе весьма низок. Проблема может заключаться и в том, что система не позволяет контролировать сроки годности запасов, партии поступления, отслеживать место расположения товара на большой площади, определять степень заполнения склада. Решение проблемы заключается в автоматизации правильной организации складского учета с четким ограничением прав доступа. Все складские бизнес-процессы и отдельные операции должны быть соответствующим образом прописаны в учетной системе, накладывать/снимать проводки и вносить изменения по ассортименту и количеству в документы после начала приемки и комплектации может только материально-ответственное лицо склада. В порядке исключения править документ закрытого периода позволительно только с разрешения финансового директора компании. Данная мера хорошо дисциплинирует работников и повышает культу их труда.
Зачастую низкая операционная эффективность связана с нехваткой или наличием несоответствующей техническим характеристикам погрузочно-разгрузочной техники, докового и стеллажного оборудования, его нерациональной расстановкой. Подобную ситуацию легче предотвратить, чем ликвидировать ее последствия. До закупки и монтажа складской техники и оборудования необходимо разработать комплексное логистическое решение, в котором будут предусмотрены все процессы и отражена вся необходимая техника с учетом сменности работы и неравномерности загрузки. Дополнительно следует отметить, что даже в случае наличия необходимой техники и оборудования возникают вопросы по поводу их готовности к работе. Это может быть связано с отсутствием лиц, ответственных за поддержание техники в исправном состоянии, проведение плановых и внеплановых технических осмотров.
Грамотное управление ассортиментом и складскими запасами может дать колоссальный результат. Распространенная ситуация в компаниях – товарный ассортимент не сбалансирован, специалисты по продажам распыляются на продвижение товаров различных групп. Определение товарной политики в таком случае позволяет значительно улучшить качество продаж и повысить качество планирования. Как следствие, повышается не только уровень продаж, но и очное управления товарными запасами, что позволяет улучшить оборачиваемость запасов и более эффективно использовать имеющиеся складские площади. Отдельно нужно уделить внимание политике работы с неликвидными запасами. При отсутствии должного внимания они занимают солидные площади на период хранения, оттягивая немалые оборотные средства. Неликвиды – нормальное явление для компании, которой больше года, поэтому работу с ними нужно систематизировать и проводить регулярно.
Эффективность эксплуатации складского помещения повышает также устранение внешних системных проблем. Как правило, склад – это структурное подразделение, наиболее часто страдающее от некачественного планирования работы других подразделений компании (например, отделов сбыта, закупок и производства), отсутствия системы обмена информацией со складом. Устранить данные недостатки можно путем описания логистических бизнес-процессов с учетом не только движения потоков грузов, но и потоков информации, которая их сопровождает. Если какой-либо процесс систематически повторяется, он должен быть четко расписан, для того, чтобы и участники, и те, кто заинтересован в его выполнении, знали, кто, как и в какое время выполняет каждую операцию, чем руководствуется. Кроме того, результатом каждой операции и процесса являются документы или информация – поэтому обязательно надо учесть, как, в какое время и в каком виде они попадают к заинтересованным лицам с тем, чтобы каждый сотрудник компании знал, какие документы и сведения он должен передавать заинтересованным лицам для выполнения ими своих функций.
Склад – это самостоятельный элемент, входящий в логистическую систему предприятия, следовательно, он должен быть взаимосвязан с остальными элементами этой системы и рассматриваться как полноправный участник логистических бизнес-процессов. Только системный подход к организации работы позволит максимально использовать все вышеперечисленные резервы повышения эффективности.

Подготовила Анастасия ВЛАДИ