Как грузинская княжна прошла путь от ди-джея до собственника бизнеса. История Event Studio Bon

Свою карьеру выпускница театрального факультета Елена Бондаренко начала с работы ди-джеем, затем 4 года она была арт-директором процветающего кафе. А дальше задумалась о создании собственного дела — и благодаря стечению обстоятельств и знакомству с опытной бизнес-леди, открыла Event Studio Bon. О развитии бизнеса, ситуации на ивент-рынке после кризиса и сложных проектах Елена рассказала «Про Бизнес».

Бизнес с театральным образованием — фантазия

Родилась я в Грузии, в Тбилиси. Мои предки — из древнего княжеского рода Шервашидзе, правителей Абхазии с XXII века. В 1992 году, когда мне было 7 лет, там началась Гражданская война. Я трогала бомбы, упавшие во двор нашего дома… Отец принял решение переехать в Беларусь и начать все заново. В школу в Минске я пошла со второго класса, окончила гуманитарную гимназию с отличием. Затем поступила на театральный факультет Академии искусств.

На 3-м курсе я уже была ведущей ночных шоу популярного тогда диско-клуба «Юла». Клубные шоу транслировались по всей стране по Радио Би-Эй. Так как у меня низкий голос, многие думали, что мне лет сорок. А когда видели вживую — очень удивлялись. Это был бесценный опыт, но мне хватило одного года.

Следующие четыре года проработала арт-директором в новом, мегауспешном в то время «Мон Кафе» — в несуществующем тогда сегменте «ивент». Мы это называли «создание атмосферы». Уникальной, теплой, творческой. Той самой, в которую гости хотели вернуться и возвращались. Ценой ролей в спектаклях и оценок на госэкзаменах. Мы были новаторами во многом — заведение удостаивалось премии «Лучшее кафе года» 4 раза подряд.

Мои авторские придумки живут по сей день. Например, я создала в Минске моду на мимов. Как и где искала артистов? Развешивала объявления в местах, где может собираться творческая голодная молодежь. Придумывала им имена, образы, приводила за руку студентов из Академии искусств.

Создала уникальные музыкальные тандемы, популярные до сих пор, выпустила несколько компакт-дисков с музыкой «Мон Кафе». Творила все по наитию. Но использовала знания, полученные в Академии искусств и все, что видела, слышала, читала, любила. Маркетинг и театральная профессия схожи. К примеру, в театре тебе необходимо заинтересовать зрителя, сделав его преданным, а в маркетинге — целевую аудиторию.

Мне поступало много выгодных предложений по работе в клубах. Но у меня все чаще появлялись мысли о своем бизнесе: понимала, что достигла потолка как наемный работник. При этом я осознавала, что с театральным образованием и гуманитарным складом ума открыть бизнес и рулить им — фантазия.

И тут Вселенная познакомила меня с моей будущей партнершей. Старше меня, опытная, сдержанная, рациональная, успешная бизнес-леди — абсолютная противоположность меня. Будучи выпускницей ЕMBA и имея многолетний опыт своего бизнеса, Наталья Прохоренко научила меня всему. Мы решили открыть Event Studio BonBon. Договорились о равных долях бизнеса. При этом я была худруком и отвечала за создание продукта, а она решала финансовые и юридические вопросы.

Открылись в марте 2009 года. А через 5 лет весь бизнес перешел ко мне, так как Наталья переехала жить в США. Мы с командой открыли новое юридическое лицо — ООО «Ивент Студия Бон», продвигаемся под брендом Event Studio Bon. Выбрали кредо: «Решаем задачи. Вовлекаем в событие. Создаем эстетику».

Как работает ивент-компания

Мы работаем только с корпоративными клиентами. B2B выбрали по двум основным причинам:

• Для нас важно вести бизнес не просто для заработка, а для создания и развития ценностей, профессионального роста
• B2B всегда больше и сложнее (а значит — интереснее), чем опыт индивидуального клиента

Ориентируемся на достижение конкретных результатов от проведенных событий. Заранее договариваемся с клиентом о показателях, по которым оценим эффективность: это позволяет избежать субъективности в оценке. Например, задачей корпоративного мероприятия может быть мотивация сотрудников на какой-то рабочий период, повышение их лояльности. Оценивать эффективность в таком случае мы будем по активности сотрудников в социальных сетях (поиск по геолокации и использование хэштега мероприятия), через проведение опросов клиентов после мероприятия.

Еще клиент может увидеть разницу во внутренних рабочих показателях компании. В краткосрочном периоде по анкетам сотрудников выводится общая оценка мероприятия, которую мы обсуждаем с клиентом на финальной встрече по подведению итогов.

Для бренда основной задачей участия в мероприятии (например, в пространстве на фестивале) может быть обеспечение постоянного присутствия и отдыха посетителей в зоне активаций компании. Тогда при подготовке мы предлагаем клиенту места с большой проходимостью, а в процессе мероприятия фиксируем количество человек, посетивших это пространство и поучаствовавших в активациях. Это может быть подсчитано по количеству проданных сувениров за участие в конкурсе, наклеек или флаеров с какими-либо промокодами и прочее. Сверяем с ожидаемым количеством посетителей и понимаем эффективность.

Мы получаем заказы и от постоянных клиентов, и через рекомендации, и через тендеры. У нас нет универсальной презентации-заготовки с усредненными ценами. Вначале — бриф от клиента, затем готовим решение, разработанное под цели и ценности определенной компании.

Тендеры отнимают много ресурсов. Бывает, создаем идею и контент, запрашиваем дополнительную информацию, готовим кипы документов. А в результате получаем отказ одной голой фразой: «Спасибо за предложение, мы выбрали других».

Вот и весь KPI местного рынка. Возможно, клиент изначально хотел работать с определенным агентством, но корпоративные правила обязывали пройти прописанные процедуры.

Основная проблема в нашей сфере — невнятный запрос. Офисный сотрудник, не совсем понимая, какие задачи конкретно необходимо решить с помощью ивента, присылает бриф: «нам надо стильно, весело, недорого». Бюджет не называется. И что предлагать — 14 разных сценариев? Как их прочувствовать? Такие заказчики неделями не берут трубки, долго рассматривают полученные предложения, а потом отвечают в письме той самой одной фразой-отказом.

Как с этим бороться? Мы настаиваем на уточнениях в брифе и личной защите предложений. Но и это не всегда работает.

В нашем графике уже запланированы проекты на осень и зиму. Но долгосрочное планирование бизнеса в Беларуси не актуально.

Думаю, у каждой ивент-компании есть случаи резкой отмены ивентов в связи с изменением курса бизнеса заказчика. Да, планирование уберегает команду от постоянного цейтнота, при этом вклиниться в наш график можно практически всегда: наша профессия подразумевает гибкость и мобильность.

О наших проектах

Однажды за один рабочий день мы организовали 15-летие банка. В 9 утра получили срочный заказ, на следующее утро к 7:30 все офисы Минска и областных центров встречали посетителей праздничной атмосферой: декор, брендированные угощения, в том числе 14-ти килограммовый торт.

Для одного крупного сетевого бизнеса сделали более 10 мощных мотивационных ивентов. Два раза мероприятия проходили в БелГосЦирке. 1600 человек в цирке должны были чувствовать мурашки на протяжении всех 5 часов. Участвовали и белорусские звезды, и участники цирка братьев Запашных, и солисты музыкального театра, и сотрудники компании. И все это мы организовали, не имея даже возможности провести полноценные репетиции. Такие проекты отличаются тем, что позволяют выстроить драматургию и воплотить ее.

Самый масштабный наш проект — инициатива в честь 70-летия ООН: 7 дней, 7 городов страны, 253 мероприятия, 70 семинаров, ток-шоу и дискуссий на русском и английском языках.

В мероприятиях участвовало около 30 000 человек, представители 30 дипломатических миссий, 30 частных компаний и около 40 неправительственных организаций. Изначально казалось, что согласовать запуск брендированного поезда по индивидуальному маршруту абсолютно невозможно. Вагоны были оснащены техникой для синхронного перевода, просмотра фильмов, проведения дискуссий. В поезде путешествовало около 1500 пассажиров. Мне доверили работу ивент-координатора и режиссера главных событий.

По версии журнала «Форбс», профессия ивент-координатора входит в ТОП-10 самых стрессовых. Это связано с тем, что в каждом проекте много неизвестных, и согласования могут длиться до последней минуты и даже в процессе события. Поэтому ивентами занимаются те, кто готов не только получать удовольствие от этой работы, но и нести ответственность.

Как выстроена наша работа и чем конкретно мы занимаемся?

• Формируем концепцию события с вариантами площадок, презентуем клиенту
• Детализируем проект (расширенная смета, тайминг подготовки проекта)
• Договариваемся с надежными подрядчиками, составляем сценарный план, разрабатываем меню, схему площадки, декор пространств, учитываем риски, при необходимости осуществляем согласование с властями
• Проводим монтаж площадки и генеральную репетицию
• Проводим мероприятия (режиссура, соблюдение сценарного плана, работа всех подрядчиков, порядок и безопасность)
• Подводим итоги с клиентом, получаем обратную связь от него
• Поддерживаем связь с клиентом, готовимся к следующему проекту

По поводу стоимости проектов — все очень индивидуально. Зависит от уровня гостей, назначения и задач ивента. В корпоративном мероприятии это от $ 70 на персону (это еда и программа), но обычно $ 100–$ 200. Чем больше сотрудников, тем дешевле выходит на человека, и наоборот. В MICE-направлении: за 3 дня без учета трансфера в страну — $ 500–$ 800 на персону.

Наши основные клиенты — международные организации. Они понимают, когда, куда и во что грамотно вкладывать средства, готовы работать с профессионалами, в том числе и в ивент-маркетинге.

Команда

Как и в любом бизнесе сферы услуг, результат нашей работы значительно зависит от квалифицированных кадров. В эту сферу приходят работать люди, готовые к нестабильной ситуации: доход в низкий и высокий сезоны отличается в 3−4 раза. За каждое мероприятие администратор, которой его курирует, получает около $ 100 (в бел. руб. по курсу), на крупных ивентах могут работать несколько администраторов.

Постоянный штат у нас 8−10 человек, 80% из них — девушки. Умные, гибкие, быстрые, чуткие и… счастливые.

Я даже на собеседовании задаю вопрос: «Вы счастливый человек?». Мне важно, чтобы человек жил полной жизнью.

Вот сейчас, к примеру, у нас два топ-менеджера беременны практически на одинаковых сроках. Да, это не входило в мои планы, но входит в мои ценности. Поэтому мы вырулим — благодаря плановой подготовке личного состава готовим и нового директора, и руководителя проектов. Запасаемся терпением и готовностью к ошибкам. Команду творческих, креативных и сильных людей можно создать, но удержать силой — нет. Люди работают хорошо, когда любят то, что делают.

В команде у каждого своя сила, свой супер-скилл, при этом на мозговом штурме человек может проявиться в чем-то неожиданно новом. Искренность и открытость помогает нам слышать друг друга. Мы коммуницируем в безопасном и при этом честном пространстве.

Я очень темпераментный человек: грузинскую кровь не спрячешь. Иногда мои эмоции бьют через край, и сотрудники могут дать мне обратную связь, что я перегибаю и им некомфортно. И тогда я снижаю накал, громкость и извиняюсь за резкость. Стараюсь делегировать ответственность и уже не схожу с ума, зная, что не влезла сама во все «узкие места».

Социальные проекты отрезвляют

Это одна из причин, почему я делаю благотворительные проекты. Мы являемся одними из лидеров среди ивент-компаний по проектам корпоративной социальной ответственности (КСО). Уже провели 5 собственных республиканских фестивалей для детей с инвалидностью и 4 благотворительных бала для меценатов.

Кроме руководства ивент-компанией, являюсь офицером и президентом 2018−2019 Rotary Club Minsk City. Цель этой организации — ответственное волонтерство. Мы используем свои знания, ресурсы и возможности для того, чтобы некоммерческие проекты осуществлялись как можно эффективнее. В Ротари мы с единомышленниками делаем окружающий мир чуточку лучше, по возможности поддерживаем тех, кто о себе не может позаботиться: проводим благотворительные проекты в сфере культуры, здоровья, инклюзии.

Сотрудничаем с «ротарианцами» из других стран, доверительные коммуникации помогают выстраивать проекты. Например, год назад запустили школу парусного спорта на Браславах совместно с программой «Польская дапамога».

До сих пор спорят, нужна ли бизнесу КСО: не функция ли это государства, не идет ли это в ущерб главной цели любого бизнеса — получению прибыли. Мой детский опыт — во многом причина моей активной благотворительной деятельности. И верю, что КСО нужна моей команде. Надеюсь, все больше компаний будут включать социальную ответственность в свои планы развития.

Финансы

К точке безубыточности мы пришли через полгода, с тех пор рентабельность компании около 20%, иногда больше. Бизнес в ивент-сфере подвержен сезонности (высокий сезон — время новогодних корпоративных мероприятий и летних тимбилдингов и фестивалей). В некоторые месяцы будет наплыв заказчиков, в некоторые будут лишь тендеры. Поэтому особенно важно наличие постоянных клиентов, поддержание связи с ними и поиск новых.

У нас упрощенная система налогообложения (5% от валовой выручки, без НДС). На выплату заработной платы, отчисления в соцфонды, оплату отпусков уходит около 40% расходов. Расходы на аренду (двух офисных помещений и одного складского), коммунальные, интернет и телефон — около 8%. На рекламу и продвижение — 5% (SEO, брендированные сувениры-подарки для клиентов и прочее). На орграсходы идет 7% (все для поддержания комфортной работы в офисе).

В ивент-услугах высокий уровень конкуренции. Это обусловлено низким порогом входа на данный рынок: стартовый капитал минимален, не нужно держать большой штат сотрудников, низкие затраты на организацию работы компании.

Более важна интеллектуальная составляющая, ведь ивент — это не просто набор артистов из интернета.

Основные затраты компании напрямую зависят от стоимости услуг подрядчиков.

Часть компаний образуется путем отделения нескольких сотрудников от уже существующих. Но нужды клиентов растут с каждым годом, усложняются задачи, поэтому новым компаниям сложно быть на волне.

Что происходит на ивент-рынке

У ивент-рынка есть перспективы. Расширяется и увеличивается спрос на образовательные компоненты, все меньшая доля бюджетов уходит «на праздник ради праздника». Этот вектор открывает нам пространство для творчества и новаторства.
Как кризис отразился на мероприятиях:

• Общее количество мероприятий не уменьшилось, но изменилась структура расходов внутри бюджета
• Увеличивается сегмент бюджета на контент: интереснее приглашенные эксперты, шире и современнее тематики, форматы становятся вовлекающими, интерактивными
• Видна четкая тенденция к ЗОЖ — меню становится более полезным, свежим. Классический банкетный стол вытесняется разнообразными фудкортами
• Среди заказчиков увеличивается количество небольших компаний — они видят эффективность мероприятий для себя и своих партнеров
• Больше привлекаем сотрудников компании-заказчика на различные постановки. Для людей это новый опыт, выход из рутины, классные ощущений от своей работы
• Активно набирает силы деловой туризм — MICE. Любое путешествие — это яркие впечатления и ценный опыт. За пределами своей привычной обстановки сотрудники способны лучше воспринимать информацию и открывать новые горизонты.