Как защитить важную для бизнеса информацию: 5 шагов по введению режима коммерческой тайны

В наших реалиях информация обладает большой ценностью, а ее защита является обязанностью практически каждого работника организации. Но, как правило, коммерчески значимую информацию приходится раскрывать в процессе работы с контрагентами. О том, как ввести в компании режим коммерческой тайны и как его использовать, рассказала директор юридической компании «РЕСОЛВА Консалт» Людмила Царик.

Нельзя нарушить то, чего нет

Ситуация: работник одной из организаций «делился» на регулярной основе документами, положениями и иной информацией, касающейся финансовой деятельности, со своими коллегами из другой частной организации. Работник знает о том, что это конфиденциальная информация, но порядок обращения работы с такой информацией не урегулирован в надлежащей форме в компании.

После того, как было установлено, что работник нарушает конфиденциальность документооборота, его уволили по статье за нарушение режима коммерческой тайны.

Итог: Работник обратился в суд, и суд обязал организацию восстановить сотрудника и выплатить компенсацию и моральный ущерб в связи с тем, что в организации отсутствует как таковой режим коммерческой тайны и работники с ним письменно не ознакомлены.

Поэтому, чтобы защитить важную информацию от сотрудников и третьих лиц и ввести режим коммерческой тайны, необходимо:

1. Определить, что будет входить в понятие коммерческой тайны.
2. Разработать положение о коммерческой тайне.
3. Ознакомить с Положением всех работников организации под роспись.
4. Создать условия для хранения документов, входящих в перечень коммерческий тайны.
5. Вести, по возможности, журнал доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

С чего начать при вводе в организации режима коммерческой тайны

Коммерческая тайна (сведения, информация) организации означает данные, с помощью которых можно получить коммерческую выгоду, например уменьшить расходы, увеличить доходы, работать на определенных условиях с контрагентами и финансовыми организациями и т.п. (ч. 2 ст. 5 Закона о коммерческой тайне).

ВАЖНО

Законодательством установлен перечень сведений, которые не могут быть коммерческой тайной. Это, например, информация о численности и составе работников юрлица, наличии вакансий, составе имущества государственных юрлиц.

Также в Законе «О коммерческой тайне» нет исчерпывающего списка сведений, которые можно защищать. Руководитель решает это сам.

Какие конкретно сведения будут составлять коммерческую тайну, необходимо документально зафиксировать в локальном акте организации, например Положении о коммерческой тайне. Либо это может быть Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный приказом руководителя, протоколом уполномоченного органа.

Для начала выберите информацию, которую стоит защитить. Чаще всего это взаимоотношения с финансово-банковскими структурами, госорганами, технологии производства, списки поставщиков и клиентов, условия сделок, финансовая отчетность организации, стратегия развития организации и бизнес-модели.

Примеры того, что допустимо и что нельзя включать в понятие коммерческой тайны:

Допустимо

• Сведения о контрагентах
• Маркетинговые исследования
• Реклама и стратегия рекламных процессов
• Технологические процессы
• Стратегические планы
• Информация о методах управления и внутренней организации компании
• Любая переписка с контрагентами и госорганами
• Финансовое состояние организации

Нельзя

• Информация о численности и составе работников организации
• Наличие вакансий
• Задолженность по зарплате
• Список лиц, которые могут представлять организацию без доверенности
• Номер лицензии на осуществление деятельности

Когда нужен режим конфиденциальности

Режим конфиденциальности нужен при взаимодействии с внешними контрагентами и партнерами.

Без коммерческой тайны ввести режим конфиденциальности в организации нельзя.

Пример 1.

Ваш партнер (контрагент) не сможет использовать информацию, защищенную режимом коммерческой тайны, в своей работе. Если такой факт произойдет, то вы сможете защитить свои нарушенные права о конфиденциальности и потребовать выплаты денежной компенсации за нарушенный режим конфиденциальности.

Пример 2.

Разработчику был с вашей стороны предоставлен пароль от CRM вашей организации в рамках договорных отношений, а разработчик скопировал вашу базу контрагентов и продал ее третьим лицам. Если по договору это была конфиденциальная информация, то необходимо отстаивать нарушенное право в суде.

Правильно установленный режим коммерческой тайны позволит организации снизить риски распространения информации вне организации и ее неправомерного использования, сохранить конфиденциальные сведения.

Шаги по установлению режима коммерческой тайны

Наличие в организации сведений, соответствующих критериям установления режима коммерческой тайны, не означает автоматическую защиту такой информации в качестве коммерческой тайны. Для этого придется совершить несколько шагов:

ШАГ 1

Принять решение об установлении режима коммерческой тайны и назначить ответственных лиц.

ШАГ 2

Разработать план по установлению режима коммерческой тайны, куда будут входить:

• сведения, составляющие коммерческую тайну;
• перечень ответственных лиц;
• технические вопросы, связанные с исполнением работниками режима коммерческой тайны.

ШАГ 3

Установить ограниченный доступ к коммерческой тайне. Это делается путем установления порядка обращения к носителям коммерческой тайны и контроля за соблюдением такого порядка. Для этого разрабатываются и утверждаются локальные внутренние документы о режиме коммерческой тайны.

ШАГ 4.

Составить список лиц организации, получивших доступ к коммерческой тайне.

ШАГ 5.

Отношения, связанные с режимом коммерческой тайны работников в организации, должны быть письменно закреплены в трудовом договоре с работниками с пунктом о ее неразглашении, а также дополнительно — во внутренних локальных документах организации.

Если перечисленные шаги не были приняты, режим коммерческой тайны считается неустановленным, а информация не подлежит защите.

Это лишает возможности предъявления претензий со стороны организации в случае нарушения коммерческой тайны.

Ответственность за нарушение коммерческой тайны

Законодательство предусматривает несколько видов ответственности работника за разглашение коммерческой тайны:

1. уголовная (ст. 255 УК за умышленное разглашение);
2. административная (ст. 23.6 КоАП за умышленное разглашение);
3. гражданско-правовая (ст. 19 Закона о коммерческой тайне), при которой в случае разглашения коммерческой тайны и в иных случаях физические и юридические лица, государственные органы и их должностные лица обязаны:

• прекратить соответствующие действия;
• возместить убытки (включая упущенную выгоду), причиненные владельцу коммерческой тайны, если иное не предусмотрено условиями гражданско-правового договора.

4. Дисциплинарная.

Обязательство о неразглашении коммерческой тайны, являясь гражданско-правовым договором, может предусматривать только гражданско-правовую ответственность.

Примерная формулировка ответственности в обязательстве о неразглашении коммерческой тайны для работника организации:

«…в случае нарушения работником обязательств, предусмотренных в Положении о коммерческой тайне, наниматель вправе взыскать с работника штрафы в следующих размерах и порядке: за пересылку сведений, составляющих коммерческую тайну, третьим лицам посредством электронной почты или через мессенджеры (перечислить названия) иными доказанными способами — _______ базовых величин за каждый доказанный факт пересылки (передачи, копирования); за передачу или опубликование сведений, составляющих коммерческую тайну на любых интернет-ресурсах, иными способами — ____ базовых величин за каждый доказанный факт опубликования».

Вывод

Защищать важно и нужно любую информацию, которая может принести организации прибыль, если это не запрещено законом. Но лучше защитить коммерчески важную информацию путем введения режима коммерческой тайны и предотвратить ее раскрытие, чем неправомерно взыскать компенсацию за ее передачу третьим лицам либо неправомерно уволить работника организации, тем самым понести еще большие убытки, как материальные, так и репутационные.

Читайте также

• Полная отмена УСН для ИП, а налоги на прибыль и подоходный — 20%. Что может изменится в налогах для бизнеса в 2023 году

• «Быть женщиной топ-менеджером в IT — это вызов для меня». Большое интервью с директором по маркетингу в iGaming-компании

• На Wildberries появится специальный раздел для товаров из Беларуси