7 (почти) смертных грехов бизнеса в работе с HR

Почему, даже при наличии квалифицированных специалистов по персоналу, бизнес страдает от высокой текучки, низкой вовлеченности и неэффективных бизнес-процессов? Вопрос, как говорится, на миллион долларов… HR-консультант Юлия Карват помогла «Про бизнес» разбираться, по каким причинам ожидания компаний от работы менеджеров по персоналу не совпадают с реальностью.

— Я нашла в своем опыте семь таких причин:

1. Позиция HR в структуре компании

HR часто воспринимается как вспомогательная функция, а не стратегический партнер. Это приводит к тому, что инициативы и предложения HR-отдела не получают должной поддержки со стороны бизнеса, а иногда встречают откровенное пренебрежение.

В компании N менеджер по персоналу после выявления низкого уровня вовлеченности предложил программу повышения показателя, включающую регулярные тренинги и командные мероприятия. Однако руководство не увидело в этом стратегической ценности, и программа не получила финансирования. В результате уровень вовлеченности сотрудников остался низким, что негативно сказалось на производительности.

Решение

HR должен быть частью топ-менеджмента не только на словах, но и на деле, т.е. активно привлекаться бизнесом к принятию ключевых решений. Это позволит реализовывать лучшие практики в управлении персоналом и получать максимальный эффект от имплементируемых изменений.

2. Ресурсы и инструменты

Сегодня технологии и инструменты играют ключевую роль в эффективности менеджмента человеческого ресурса. Без них работа превращается в рутинный и малоэффективный процесс, а менеджеры по персоналу — в сотрудников, погрязших в операционке.

Автоматизация может сократить временные затраты специалистов HR-департамента до 40%! Сэкономленное время сотрудники HR-подразделения смогут уделить непосредственному общению с персоналом и выполнению других задач.

В компании N HR-отдел столкнулся с проблемой задержек в найме сотрудников. Основными причинами были: «ручная» обработка каждого резюме, длительные созвоны с кандидатами и ведение базы кандидатов в Excel. Это пролонгировало рекрутинг и приводило к тому, что интересные кандидаты уходили к конкурентам. После внедрения системы автоматизации рекрутинга, которая позволяла автоматически сортировать резюме по ключевым навыкам, отправлять приглашения на интервью и отслеживать статус кандидатов в единой системе, HR-отдел смог сократить время на закрытие вакансий почти вдвое. Благодаря этому освобожденное время HR-менеджеры стали использовать для работы над стратегическими задачами, такими как улучшение адаптации новичков и развитие программы внутреннего наставничества, что в итоге повысило уровень вовлеченности и снизило текучесть кадров.

Решение

Инвестируйте в автоматизацию HR-процессов. Это позволит менеджерам по персоналу сосредоточиться на стратегических задачах и повысить их эффективность.

3. Поддержка со стороны бизнеса

Поддержка топ-менеджмента критически важна для успеха HR-инициатив. Без этой поддержки любые изменения будут сталкиваться с сопротивлением. Если менеджмент компании негативно настроен, сопротивляется изменениям, это прекрасно ощущают другие сотрудники. Публичная поддержка руководством (на совете директоров, совещаниях, планерках) HR-инициатив придает значимость процессу изменений и демонстрирует сотрудникам важность реализуемых решений, что способствует позитивному восприятию сотрудниками действий HR.

Для удержания персонала и сохранения баланса между работой и свободным временем сотрудников HR-отдел разработал инициативу по внедрению гибкого графика работы. HR-специалисты представили результаты исследований, демонстрирующие, что такая практика положительно влияет на снижение текучки и увеличение производительности. Однако руководство восприняло идею с настороженностью, опасаясь, что это приведет к снижению контроля над персоналом. Вместо публичной поддержки инициативы, руководство согласилось на пилотный проект (ограниченный несколькими отделами) без упоминания о новой программе на общих совещаниях. В результате персонал не воспринял проект всерьез и даже сотрудники, принимающие участие в пилотном проекте, утратили веру в возможность внедрения гибкого графика. Инициатива быстро угасла, не успев принести ожидаемых результатов.

Решение

Помните, что менеджер по персоналу реализует важные для бизнеса задачи и внедряет принятые менеджментом решения. Чем быстрее компания преодолеет сопротивление сотрудников, тем быстрее бизнес достигнет необходимых результатов. Демонстрируйте персоналу поддержку проводимых изменений, публично признавайте достижения и ценность менеджеров по персоналу, чтобы сформировать у персонала компании доверие и уважение к HR-функции.

4. Адекватные запросы для HR

Часто у бизнеса есть «боль», которую не каждый руководитель может сформулировать как понятный для менеджера по персоналу запрос. Ситуация осложняется и тем, что руководителям сложно оценить, сколько времени уйдет у менеджера по персоналу на выполнение той или иной задачи. Всё перечисленное часто приводит к тому, что бизнес получает не тот результат, на который рассчитывал.

Например, собственник поручает менеджеру по персоналу трансформировать внутреннее обучение сотрудников. Тот выполняет задачу: систематизирует материалы, актуализирует программу обучения, создает мини-занятия с проверкой знаний. Однако желаемого результата собственник не получает, поскольку причина проблемы изначально была определена неверно. Проблема заключалась не в обучении персонала, а в том, как менеджмент ставит задачи и контролирует их выполнение.

Решение

Задача бизнеса — описать менеджеру по персоналу существующие проблемы с сотрудниками. Задача HR — помочь бизнесу сформулировать запрос, предложить варианты решения проблемы и внедрить изменения необходимые для желаемого результата. Говорите со специалистами по персоналу о том, что вас волнует и что вы хотели бы изменить. Помните, что невозможно решить сразу все задачи и что требуется время для их выполнения. Реалистичное планирование, описание желаемого результата и обсуждение сроков выполнения задач помогут бизнесу увидеть реальную пользу от деятельности HR-отдела.

5. Изменения мнений и планирования

Постоянные изменения мнений собственника и отсутствие навыков планирования у руководства замедляют работу HR. Менеджеры по персоналу помогают бизнесу быть эффективным и прибыльным. Однако это сложно сделать, когда бизнес постоянно меняет приоритеты в работе менеджеров по персоналу. Частая смена направления работы (например, от масштабирования бизнеса и найма новых сотрудников до срочного сокращения работников) влечет за собой затягивание реализации задач, увеличение финансовых затрат, непоследовательность в работе менеджеров по персоналу, девальвацию бренда работодателя, демотивацию сотрудников HR-отдела и урон репутации отдела управления персоналом внутри компании.

Так, собственник одной из компаний поставил HR приоритетную задачу — разработку процесса адаптации персонала. Специалист сосредоточился на задаче: работал над положением, готовил формы обратной связи для новичков и кураторов, продумывал возможности автоматизации процесса, составлял график встреч с новичками. Спустя неделю, на очередной планерке с руководством, когда HR готовился презентовать результаты работы над процессом адаптации, руководитель заявил, что процесс адаптации может подождать и все усилия надо сосредоточить на укомплектовании штата. Таким образом, из-за отсутствия грамотного планирования, процесс адаптации остался незавершенным, новички — без должного внимания и обратной связи, менеджеры — без рекомендаций по проведению промежуточных встреч с принятыми сотрудниками, а подбор персонала значительно затормозился.

Решение

Всякое решение имеет последствия. Перед постановкой задач менеджерам по персоналу стоит хорошо обдумать, как принятое решение согласовывается со стратегией развития бизнеса, какие риски и последствия влечет за собой принятое решение и как оно повлияет на персонал компании.

6. Ответственность за бизнес-решения

В сети часто можно встретить истории о том, какие плохие рекрутеры или как некорректно ведут себя менеджеры по персоналу. Единственный момент, который так часто портит репутацию профессии и о котором не принято говорить, это то, что HR не главное звено в цепочке принятия решений. Менеджер по персоналу во многих ситуациях выступает, как представитель компании, а не как лицо, принимающее решения.

Например, собственник хочет внедрить систему штрафов в компании. Менеджер по персоналу рекомендует применить систему положительного стимулирования сотрудников, приводит аргументы в пользу предлагаемого варианта, ссылается на современные статьи и результаты недавно проведенного в компании исследования вовлеченности персонала. Однако собственник игнорирует мнение специалиста, и в компании начинает действовать система «кнута». В итоге, сотрудники недовольны уровнем своей оплаты, часть персонала покидает компанию, а на оставшихся ложится дополнительная нагрузка. Поскольку вопросы мотивации сотрудников — зона ответственности HR-подразделения, персонал винит в сложившейся ситуации HR-функцию.

Если, являясь собственником или руководителем компании, вы нанимаете профессионала в сфере управления персоналом, прислушивайтесь к рекомендациям специалиста. Если считаете, что разбираетесь в управлении персоналом лучше, чем HR, зачем нанимать такого специалиста?

Решение

Четкое распределение ответственности между HR и руководством поможет сделать взаимодействие более продуктивным и достигать результатов быстрее. Важно понимать, что HR реализует принятые менеджментом решения. Если выясняется, что принятое бизнесом решение было неудачным, следует признать этот факт. Ошибаются все, но уважением сотрудников пользуется руководство, которое несет ответственность как за свои успехи, так и за свои неудачи. Не стоит перекладывать вину на менеджера по персоналу, если решение было спущено «сверху».

7. Обратная связь

Бизнес ожидает от специалистов по персоналу решения важных и, как правило, срочных задач. Своевременная обратная связь между бизнесом и HR-менеджером критически важна. Затягивание решений бизнесом (например, длительное обдумывание предложенных кандидатов) негативно сказывается на репутации компании и эффективности работы HR-подразделения.

Например, пока руководитель думает, кому из предложенных кандидатов сделать оффер, соискатели находят других работодателей, а HR приходится снова запускать процесс подбора.

Решение: Пока менеджмент принимает решения, задачи стоят на паузе. Внедряйте практику проведения регулярных встреч с HR-функцией, чтобы обмениваться информацией; устанавливайте дедлайны не только для менеджеров по персоналу, но и для бизнеса по предоставлению обратной связи сотрудникам HR-подразделения. Это поможет менеджменту отслеживать прогресс менеджеров по персоналу, а HR-отделу — лучше понимать бизнес и говорить с ним на одном языке.

Эффективность управления персоналом — это не только ответственность отдела управления персоналом, но и отражение культуры управления бизнесом в целом. Если вы действительно хотите, чтобы HR приносил максимальную пользу и способствовал росту вашей компании, важно пересмотреть подходы к взаимодействию с этой функцией.

HR не может работать в изоляции и без поддержки топ-менеджмента. Инвестируйте в развитие менеджеров по персоналу, активно вовлекайте HR в процесс принятия решений и, самое главное, доверяйте профессионалам, если хотите создать эффективную и успешную команду, которая будет двигать ваш бизнес вперед.