Чтобы не было «Галя, отмена». Рассказываем, как правильно собирать заявки на закупки в компании
12.11.2024 09:43
—
Разное
| ProBusiness
Источник материала: ProBusiness Во многих компаниях процесс сбора заявок на закупки часто превращается в настоящую головную боль. Сотрудники формируют заявки по-своему, делают это в произвольной форме, отправляют на согласование разным людям… В результате получается хаос, который не только отнимает время, но и увеличивает риск ошибок. И все это — трата ресурсов компании: времени, нервов, а часто и денег. В совместном проекте с Что за заявки и как с ними работать?Заявки на закупки — это внутренние запросы сотрудников компании на приобретение необходимых товаров или услуг для работы. Когда у сотрудника или отдела возникает потребность в чем-то, что поможет им выполнять свои задачи лучше или эффективнее, они оформляют такую заявку. Эта заявка проходит процесс согласования: ее проверяют и одобряют руководители или другие ответственные лица. После одобрения заявка передается в отдел закупок, который занимается приобретением нужных товаров или услуг у поставщиков. Процесс обработки заявки на закупку включает несколько ключевых этапов для эффективного управления и удовлетворения потребностей компании.
Как обычно «косячат» с заявками в компаниях?Процесс сбора заявок на закупки — это важный этап для любой компании. Но часто он проходит не так, как хотелось бы, и это может привести к проблемам. Рассмотрим пять распространенных ситуаций, когда сбор заявок идет не по плану. 1. Ручной сбор заявокСотрудники разных отделов отправляют заявки на закупку через электронную почту, мессенджеры и даже обычные записки. А кто-то может и по телефону позвонить. В результате у специалиста по закупкам на столе (а иногда и в памяти) оказывается куча разрозненных запросов. Все эти заявки приходят в разное время и в разных форматах. В итоге их сложно согласовать, невозможно нормально отследить. С этого, как правило, и начинается хаос. 2. Ведение заявок в неподходящих системахНапример, некоторые компании могут использовать для работы с заявками сервисы таск-менеджеры или CRM-системы. Но такое ПО зачастую не подходит, не имеет необходимого функционала или его нужно тщательно настраивать (на что обычно нет времени). К тому же, если легко запутаться и сломать в итоге всю систему работы с любыми задачами в компании. 3. Отсутствие единой системыКогда в компании нет централизованной платформы для сбора и управления заявками на закупки, это приводит к путанице, ошибкам и дополнительным расходам. Например, сотрудники из разных отделов по отдельности подают заявки на покупку канцелярских товаров. Вместо того чтобы объединить эти потребности и оформить один общий заказ или закупку, каждая заявка обрабатывается отдельно. В результате компания упускает возможность получить скидку за оптовую закупку и тратит больше времени и ресурсов на обработку множества мелких заказов. Такая неэффективность приводит к ненужным затратам, которых можно избежать, внедрив единую систему управления заявками. 4. Отсутствие метрик для анализаМетрики помогают оценить производительность, выявить узкие места и найти варианты для улучшения процессов. Например, можно оценить:
Если получить такие данные, можно упростить, ускорить и улучшить процесс сбора заявок. Это в итоге приведет к оптимизации и других бизнес-процессов, которые так или иначе зависят от закупок. 5. Человеческий факторОшибки тоже никто не отменял. Представьте ситуацию: сотрудник отдела снабжения заполняет внутреннюю заявку на закупку материалов для производства. В спешке он случайно указал неверный код товара, который отличается всего одной цифрой от нужного. Вместо специализированного сырья для производства продукта А была заказана партия материалов для продукта Б. Поскольку код товара выглядел корректно, заявка прошла автоматическое согласование без дополнительных проверок. Если бы сотрудник использовал внутренний каталог товаров (номенклатурный справочник) при оформлении заявки, он мог бы выбрать нужный материал из предварительно заданного списка. Это исключило бы возможность ошибки в коде товара. ! Ошибки в заявках могут привести к неэффективному расходованию средств, задержкам и даже к конфликтам с поставщиками. Поэтому необходимо найти решение, которое упорядочит процесс и сделает его прозрачным для всех. Важно создать систему, которая будет удобной для всех участников — от сотрудников до руководства. Что же со всем этим делать?Здесь как раз и приходит на помощь сервис Как это работает?
Результаты использования Bidmart:
Почему именно Bidmart?Да, безусловно, можно задуматься о выборе любой другой системы автоматизации для организации закупок. Однако у Bidmart есть ряд весомых преимуществ. Одно из самых значимых в том, что Bidmart — продукт от белорусских разработчиков. Это значит, что можно не опасаться, что компания внезапно уйдет с рынка или перестанет поддерживать сервис. Компания гарантирует надежность работы сервиса и доступность команды разработчика в любое время, если возникнут какие-либо вопросы. А еще внедрение Bidmart — это процесс, который не требует много времени и усилий. Вам нужно всего лишь:
Команда Bidmart готова поддержать вас на каждом этапе, предоставляя консультации и помощь в настройке системы. Кроме того сервис предлагает гибкие тарифные планы в зависимости от размера вашей компании и объема закупок. Это делает его доступным даже для малых и средних бизнесов. Например, для небольших компаний доступен базовый тариф с минимальным набором функций. А для крупных организаций предусмотрены расширенные тарифы с дополнительными возможностями аналитики и интеграции с другими системами. И вместо выводаОптимизация процесса сбора заявок на закупки — важный шаг для повышения эффективности работы компании. Внедрение инструментов автоматизации, таких как Bidmart, позволяет избавиться от хаоса в закупках и сосредоточиться на развитии бизнеса. Конечно, внедрение новых технологий может вызвать сопротивление со стороны сотрудников, привыкших к старым методам работы. В этом случае ключевую роль играет руководство компании, которое должно поддержать изменения и показать их преимущества для всей команды. Если вы стремитесь улучшить процесс закупок, сократить затраты и повысить прозрачность в работе, стоит рассмотреть возможность использования Bidmart. Это инвестиция в эффективность вашего бизнеса и в удовлетворенность вашей команды.
Чтобы разместить новость на сайте или в блоге скопируйте код:
На вашем ресурсе это будет выглядеть так
Во многих компаниях процесс сбора заявок на закупки часто превращается в настоящую головную боль. Сотрудники формируют заявки по-своему, делают это в произвольной... |
|