КАРЬЕРНЫЙ ВОПРОС. Бумажная волокита

Сейчас по электронке рассылается гораздо больше сообщений, чем по факсу или посредством обычной почтовой рассылки. Конечно, оЧепяток, глупых ошибок и не к месту составленных сообщений стало меньше. И тем не менее, открывая в очередной раз собственный ящик, наверняка многие из читателей еще сталкиваются с некорректными, как по структуре, так и по содержанию, посланиями.

А ведь умение грамотно оформлять тексты является неотъемлемой частью делового этикета. И уважающему себя профессионалу его лучше соблюдать. Даже если общаешься с клиентом по аське, напоминаешь партнеру о встрече через "Одноклассники", сбрасываешь СМС малознакомому человеку… Мы даже не будем напоминать о том, что в присланных по электронной почте резюме лучше не оставлять смайликов, а сами электронные ящики не должны носить названий типа пупсик87. Эти и прочие истины уже давно стали прописными. Но некоторые перлы трудно обойти вниманием. Вот несколько примеров антисообщений, пришедших на электронную почту журналиста "е-Топ-Персоны". Названия и имена собственные, конечно, изменены:

- Дорогой друг, завтра состоится незабываемый семинар, в ходе которого тебе откроются все тайны увлекательного и таинственного мира маркетинга… (Прим. авт. - Больше похоже на приглашение посетить детскую выставку "Тайны океана" или записаться в кружок юных натуралистов)

- "Привет, как жизнь"… - начало письма… "До связи, жму лапу…", - конец письма (Прим. авт. - От менеджера по работе с клиентами неизвестной фирмы. Может, ошибся адресом?)

- С ув., П.С., ЗдРаВсТвУйТе, Превед (С уважением, P.S., здравствуйте, привет).

В список врагов делового письма можно также добавить нецензурные (хотя и довольно забавные) анекдоты, рассылаемые по ICQ одним из специалистов по связям с общественностью; "олбанский" лексикон (Прим. авт. - аффтару все равно зач0т), и прочие абсолютно неуместные вольности.

Составляя электронные послания, лучше все-таки не отступать от общепринятых правил делового стиля. Ведь по содержанию и смыслу такое письмо будет мало чем отличаться от обычного бумажного. Кстати, последних хоть и стало меньше, но они не канули в лету. И, вопреки ожиданиям, бумажная корреспонденция в эру компьютерных технологий заняла собственную нишу. Если по виртуальному пространству разлетаются сообщения, имеющие будничный статус, то на бумажном носителе адресату стало принято отсылать эксклюзивную информацию. Передавая ее лично из рук в руки, курьером. К письму, начертанному на бумаге, а иногда - еще и от руки, все чаще прибегают руководители, дабы выразить личное уважение. И это тоже становится частью деловой этики. Не зря от референтов и помощников всегда требовалось умение составлять тексты "к месту". Не говоря уже о том, что в делопроизводстве правила составления официального документа строго и неукоснительно регламентированы. Так что знать, сколько сантиметров надо отступить от левого края письма, как оформляется фирменный бланк, и имеет ли юридический статус контракт, присланный по факсу - одна из обязанностей толкового секретаря.

О том, как составлять деловые послания без ошибок, мы поговорили с белорусским бизнес-тренером Натальей Гузовской.

- Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Необходимо обращать внимание, где географически находится ваш адресат. Если вы ведете деловую переписку с англоязычными странами, тут есть свои особенности. Например, если партнер находится в Америке, то после обращения следует ставить двоеточие (в отличие от русского языка, где в этих случаях стоят восклицательный знак или запятая).

- По статистике, самым эффективным методом рассылки коммерческих предложений до сих пор является обычное письмо. Неправильно составленное деловое письмо вызывает у адресата раздражение, которое переходит и на автора, и на всю компанию в целом. И судьба таких посланий - корзина под столом адресата.

Более того, отношение к документам - это вопрос исполнительской дисциплины вашей организации. По стилю оформления можно судить о том, что происходит в организации. Деловые письма - неотъемлемая составляющая имиджа компании в глазах партнёров и клиентов. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку. В своих тренингах по продажам я всегда обсуждаю с группой этот вопрос. И мы тренируемся составлять "работающие" коммерческие предложения.

- Во-первых, допускаются непосредственно грамматические ошибки. Т.е. правила русского языка мы когда-то проходили, но очень давно. Во-вторых, у многих авторов "хромает" стиль изложения. В-третьих, подводит логика или, скорее, ее отсутствие. В-четвертых, употребление слов, которые никак нельзя отнести к деловому стилю, скорее к дружескому общению. Любой исходящий документ должен быть адресным, т.е. иметь конкретного адресата, а не "директору" или "руководителю". И, наконец, чрезмерно большой объем самого письма, несоблюдение правил оформления деловых писем, вплоть до разного размера шрифта по тексту и т.п.

Кстати, первые деловые документы появились на Руси еще в Х веке, после введения  письменности. А через сто лет был составлен свод законов "Русская правда". В документе встречались такие понятия, как голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), куна (деньги). Уже тогда наказаниям за преступления был придан юридический статус. Правда, неизвестно, какая кара постигала того, кто неправильно составит письмо государственной важности. В наше время меру и степень вины подчиненного за некорректную деловую переписку определяет работодатель. И наказание может быть довольно суровым. Ведь в деловой переписке мелочей не бывает.