Сколько стоят ошибки бухгалтера

Бухгалтерская компания FinLab — это семейный бизнес Анны Алексеевой и Юрия Заболотного. Когда-то они задались целью — дать людям тот финансовый сервис, который хотели бы получать сами. Начинали с малого. Сотрудничали с фирмами из разных сфер, а потом определили идеальный для себя портрет клиента — IT компании. С 2018 г. у бизнеса из ПВТ, соответственно, и у FinLab дела пошли хорошо, а потом рынок оказался в зоне турбулентности и работать стало непросто. «Про бизнес» поговорил с предпринимателями, резидентами Клуба Про бизнес, и узнал, что они делали, когда клиенты стали уходить, а новые договоры не подписывались и сколько стоят ошибки бухгалтера.

Генеральный партнер Клуба Про бизнес — Группа компаний «ФИНТЕХИНВЕСТ»
Технологический партнер Клуба Про бизнес — МТС

«Чем успешнее клиенты, тем лучше идут дела у нас»

— Мы с мужем задумались об открытии своего бизнеса в 2012 г., когда у меня заканчивался декретный отпуск. К тому моменту я уже успела поработать бухгалтером, налоговым инспектором и аудитором, а у Юры был опыт в маркетинге и PR. Опираясь на такие исходные данные, решили открыть фирму по оказанию бухгалтерских услуг. Так как 24/7 мы были вместе, во всем друг друга поддерживали и доверяли, именно семейная философия стала фундаментом для создания общего дела. Когда начали набирать в штат сотрудников, нам было важно, чтобы они разделяли наши ценности. С клиентами мы также всегда старались выстраивать честные, дружеские и долгосрочные отношения. Чем успешнее они, тем лучше идут дела у нас. В принципе не нуждались в рекламе. Лишь однажды мы разместили статью в одном издании, после чего к нам пришел на обслуживание Газпром Промгаз. Это был переломный момент: мы поняли, что можем работать с корпоративным бизнесом.

Когда начинали, то сотрудничали с клиентами из разных сфер, но через некоторое время сделали вывод, что комфортнее всего работать с IT-компаниями. В 2018 г. упростили законодательство и ввели льготы для представителей ПВТ. В Беларуси довольно быстро образовалась своя Кремниевая долина. Тем, кому раньше сложно было зайти в ПВТ, начали составлять бизнес-планы и регистрироваться. Развивалась сфера экспорта услуг, активно создавались новые мобильные приложения, игры, их публиковали в магазинах Apple и Google store. Мы поймали эту волну и стали сотрудничать с проактивными ребятами из IT.

Юрий:

— Айтишникам важно зарабатывать и оставаться в рамках правового поля (как и любому другому бизнесу — прим. «Про бизнес»). Это правильный взгляд и нам близок такой подход. Более того, мы понимали, почему они так рассуждают. Код не напишешь, если не понимаешь структуру и порядок действий. Да и как можно в панике креативить? Постоянно пребывая в страхе, что придет налоговая и найдет нарушения, невозможно сосредоточиться на создании успешных продуктов.

Анна:

— Молодые ребята чаще всего начинали свои стартапы еще в университете. К примеру, были клиенты, которые на момент нашей первой встречи еще учились на 3-м курсе и создавали несколько мобильных игр. Буквально за пару лет им удалось вывести свои продукты в топ и уже к концу учебы стать успешными бизнесменами. Я считаю, это круто. 

«Хороший бухгалтер стоит дорого, но последствия его ошибок могут оказаться еще дороже»

Конечно, в бизнесе есть риск, но уже стартуя, важно правильно выстроить все процессы. Рассчитать вложения и расходную часть так, чтобы прийти в точку безубыточности. Если маржинальность — 30% — это супер. Но в Беларуси все работают по-разному. 

Конечно, всегда сложно начинать. Мы также на старте не зарабатывали много. Внешних инвестиций не было. Опирались лишь на собственные знания и возможности. Так, поддерживая друг друга, выстраивали свою бизнес-модель и компанию. Это наш семейный бизнес, единственный источник дохода, и мы были крайне заинтересованы в его развитии. Осознавали, что свое дело — это свобода и реализация личных амбиций, а также возможность создать сервис, который хотели бы получать сами. 

Юрий:

— Выбор бухгалтера зависит от мышления предпринимателя. Своему специалисту нужно доверять или же самому обладать компетенциями, чтобы проверять его работу. Хороший бухгалтер стоит дорого, но последствия его ошибок могут оказаться еще дороже. У нас были кейсы, когда выяснилось, что специалист что-то не досчитал за пять лет. В итоге приходилось поднимать всю документацию, проходить налоговую проверку, заново обрабатывать документы, которые он не сделал, подавать новую отчетность и доплачивать налоги со штрафом и пеней. Это называется восстановление учета. Чаще всего такое случается, потому что бухгалтеры просто не следят за изменениями законодательства. Делают одну и ту же операцию из года в год и думают, что правильно.

Анна:

— Я приведу примеры кейсов, в которых были допущены налоговые ошибки. В работе с международными выплатами у бухгалтеров и директоров часто есть простая логика: если у нас есть справка о налоговом резидентстве — значит, налоги удерживать и оплачивать не нужно. Казалось бы, все правильно. Но реальность сложнее. Вот несколько историй, где такая уверенность стоила компаниям доначислений и штрафов.

Помню аудит в организации, которая взяла кредит у российского займодавца. Бухгалтер был абсолютно спокоен: «Есть справка о резидентстве — налог не удерживаем». Когда пришла проверка, оказалось, что по соглашению между Беларусью и Россией проценты облагаются в стране источника, т.е. у нас. В результате доначислили 10% налога, плюс пени.

Похожая история случилась со штрафными санкциями. Белорусская компания заплатила неустойку российскому контрагенту. Справка была, бухгалтер не удержал налог. Но налоговая увидела в этом «иные доходы», которые также облагаются у источника. Результат — снова доначисления.

Теперь добавились новые сложности. Если вы платите дивиденды или роялти, одной справки уже мало. С 2025 г. налоговая требует подтверждать еще и фактического владельца дохода, если совокупная сумма налога, уплаченного в связи с применением международного соглашения, по всем декларациям за календарный год не превышает 40 тыс. BYN. Если этого документа нет — льготу по международному договору не дадут, и налог придется платить.

Самая болезненная история за последние несколько лет связана с самозанятыми из России. Компания работала с ними как с предпринимателями: платили вознаграждения, никаких взносов в ФСЗН не начисляли. Но белорусское законодательство не признает статус российского НПД. Для нас это обычные физлица, а значит, — подоходный налог и взносы в ФСЗН обязательны в полном объеме. Когда налоговая подняла все выплаты за несколько лет, сумма доначислений по налогу и отчислениям в фонд оказалась шокирующей. Эти примеры показывают: простая логика «справка есть — налога нет» не работает. Нужно глубже разбираться в каждом соглашении, учитывать все нюансы и изменения законодательства.

В 2016 г. у нас ввели обязательную подачу электронных счет-фактур. Их важно вовремя выставлять и подписывать. Подписание входящей счет-фактуры с опозданием может привести к доначислению НДС к уплате в установленный срок. В дальнейшем этот НДС можно будет принять к зачету, но на текущем этапе его придется перечислить в бюджет.

Юрий:

— Мы принципиально строим процессы так, чтобы исключить риски для клиентов. У нас в команде есть налоговый консультант и аудитор, которые следят за обновлениями, важными моментами, проводят обучение команды. Они же проверяют сплошным методом учет компании и это кроме обязательного аудита. Работа над бухгалтерским учетом клиентов строится в группе, что снижает вероятность ошибки. Главный бухгалтер ведет несколько клиентов, а в документации ему помогают другие специалисты. По средам мы собираемся и обсуждаем наболевшие вопросы и новости законодательства.

«Кризис — это время возможностей. В такой период нужно быть гибкими»

Анна:

— 2020 и 2022 гг. для нас были сложными, так как IT-компании стали уходить из Беларуси. Мы пережили этот период, сохранили штат и не потеряли ни одного клиента, за исключением международных компаний, которые закрыли свои офисы в Беларуси. Сейчас, на наш взгляд, бизнес начинает просыпаться.

Юрий:

— Пройдя период турбулентности, мы однозначно можем сказать, что важно не сдаваться и не паниковать. Остановитесь, посмотрите на ситуацию здраво, а дальше — ищите решение. Кризис — это время возможностей. В такой период нужно быть гибкими. Если можете влиять на ситуацию, делайте все возможное. Важно понять, кто готов с вами идти дальше. Нужно честно и открыто обсудить со своими специалистами дальнейшую стратегию действий. Спросить, готовы ли они вас поддерживать.

Анна:

— Сегодня мы видим, что бизнес оживает. Подросло новое поколение, у которого есть свои креативные идеи. Зумеры не бояться и не верят предубеждениям, поэтому нам интересно с ними работать.

Рекомендации от экспертов:

Что следует учитывать при выборе системы налогообложения? Какие ошибки здесь могут возникнуть?

— Это важно обсудить с бухгалтером, исходя из специфики бизнеса. К примеру, когда вы вкладываете деньги в оборудование, то приобретаете его уже с налогом на добавленную стоимость. Когда арендуете помещение для парикмахерской, например, затраты по аренде и все материалы также чаще всего идут с налогом на добавленную стоимость. Соответственно, вами этот налог уже априори уплачивается. Плюс вы планируете дальнейшие вложения в развитие бизнеса, а это затраты. В первоначальный период становления может быть гораздо выгоднее не применять 6% УСН, а работать на общей системе налогообложения; может получится так, что НДС и налог на прибыль будут минимальные либо их вовсе не будет. Часто предприниматели не понимают, как это вообще возможно? Но да, при стартовых затратах налоги можно не платить.

Также налоги можно не платить первое время, когда у вас экспортные отгрузки, либо торговля товарами на экспорт. Нужно просчитывать соотношение выручки, налогов исчисленных и суммы затраты налогов, которые вы понесли при старте бизнеса. Вы первые два года не платите налоги, а потом переходите на упрощенку либо каким-то образом оптимизируете свое налогообложение путем получения льгот, войдя в ПВТ или Великий камень.

Как избежать штрафов при сдаче отчетности?

— Отчетность важно сдавать вовремя. Сейчас это делается через электронный портал с помощью электронной цифровой подписи. За несвоевременную сдачу штраф до 10 базовых величин. Это немного, но неприятно. Если по итогу предоставления декларации есть налоги к уплате, а вы не предоставили декларацию и не оплатили налог, то ответственность гораздо больше — до 40% от неуплаченной суммы налога и пеня за каждый день просрочки. Как избежать штрафов? Нужно вести налоговый календарь, назначать ответственных, контролировать статус поданных и принятых инспектором налоговых деклараций. Руководителю бизнеса важно доверять своему главному бухгалтеру, чтобы он закрывал вопрос и с первичными документами, и с отчетностью в государственные органы.

Как правильно подготовиться к налоговой проверке?

— В течение работы важно соблюдать порядок в документах. Важно проверить, есть ли оригиналы первичных отчетных документов, соответствуют ли они нормам законодательства и формам учетной политики. Часто бывает так, что форма меняется, а изменения не вносятся — это риски при налоговой проверке. До налоговой проверки важно проверить наличие оригиналов документов, распечатать все необходимые ведомости, описи и акты, проверить наличие обязательных подписей. Цифры в налоговых декларациях должны совпадать с данными бухучета. Важно привести все в соответствие. При налоговой проверке нужно быть проактивным, но не перегружать проверяющего информацией и документацией, о которой не спрашивали, давать то, чего не просят.